Au-delà de la gestion courante, Loop Formations couvre les besoins des structures plus complexes : suivi des alternants et des contrats d’apprentissage, visites en entreprise, organisation multi-centres, droits d’accès différenciés, parcours hybrides mêlant présentiel, distanciel et classes virtuelles, pilotage par indicateurs. Ces fonctions ne s’ajoutent pas sous forme de modules séparés à connecter : elles s’appuient sur les mêmes données que les sessions, les inscriptions et la facturation. Un CFA ou un organisme multi-sites conserve donc un système unique, quelle que soit la diversité de ses activités.
Alternance, contrats et suivi en entreprise
L’apprentissage impose un suivi que la formation continue ne connaît pas : contrat d’apprentissage, employeur, maître d’apprentissage, calendrier d’alternance, visites en entreprise, relation à trois entre le CFA, l’apprenti et la structure d’accueil. Loop gère ces éléments dans le dossier de l’alternant, avec les échéances associées, plutôt que dans un fichier de suivi tenu par le responsable pédagogique.
Les visites en entreprise se planifient, se réalisent et se documentent au même endroit. Le compte rendu reste rattaché à l’alternant et à l’employeur concernés, ce qui permet de retrouver l’historique du suivi lorsqu’une difficulté apparaît en cours de contrat. Cette traçabilité sert autant l’accompagnement de l’apprenti que la justification du travail réalisé par le centre.
Multi-centres, droits et pilotage consolidé
Une structure implantée sur plusieurs sites doit concilier deux exigences contradictoires : l’autonomie de chaque centre sur ses sessions et ses dossiers, et une vision consolidée pour la direction. Les droits d’accès différenciés répondent au premier besoin, en limitant la visibilité de chaque équipe à son périmètre. Les tableaux de suivi répondent au second, en agrégeant l’activité de l’ensemble des sites.
Le pilotage repose alors sur des données produites par le travail quotidien, et non sur des remontées mensuelles compilées à la main. Remplissage des sessions, heures réalisées, facturation, retours des apprenants : ces indicateurs sont disponibles au moment où la décision se prend, ce qui permet d’arbitrer sur le maintien d’une session ou l’ouverture d’une nouvelle date sans attendre la fin du mois.
Parcours hybrides et modalités multiples
Peu d’organismes fonctionnent aujourd’hui sur une seule modalité. Une même formation peut associer des journées en salle, des classes virtuelles et des modules à distance suivis en autonomie. Le suivi devient vite ingérable lorsque chaque modalité vit dans un outil différent, avec ses propres listes de participants et ses propres preuves de réalisation à rapprocher ensuite.
Ici, la session porte les différentes séquences, quelle que soit leur modalité. L’émargement couvre le présentiel comme la classe virtuelle, et le LMS natif prend en charge les modules asynchrones. Le dossier de l’apprenant reflète donc l’intégralité de son parcours, ce qui simplifie la facturation, la production des attestations et la justification auprès des financeurs et des entreprises clientes.
Les points à retenir
- Suivi des alternantsContrats d’apprentissage, employeurs, maîtres d’apprentissage et calendriers d’alternance suivis dans le dossier de l’apprenti, avec les échéances associées.
- Visites en entreprisePlanification, réalisation et comptes rendus rattachés à l’alternant et à l’employeur, ce qui conserve l’historique du suivi tout au long du contrat.
- Organisation multi-centresAutonomie de chaque site sur ses sessions et ses dossiers, avec des droits d’accès différenciés et une vision consolidée pour la direction.
- Parcours hybridesPrésentiel, classes virtuelles et modules asynchrones réunis dans une même session, avec un suivi unique de la réalisation et de la progression.
- Indicateurs de pilotageRemplissage, heures réalisées, facturation et retours des apprenants disponibles en continu, à partir des données produites par le travail quotidien.
Un CFA gérant apprentissage et formation continue
Un centre exerce deux activités distinctes : des parcours en apprentissage sur l’année et des formations courtes destinées aux salariés d’entreprises. Ces deux mondes fonctionnaient auparavant avec des outils séparés, ce qui obligeait la direction à consolider manuellement l’activité et rendait le suivi des alternants dépendant d’un tableur. Dans Loop, les alternants disposent de leur dossier avec contrat, employeur, maître d’apprentissage, calendrier d’alternance et comptes rendus de visites en entreprise. Les sessions de formation continue suivent le circuit commercial et administratif habituel. Les deux activités alimentent les mêmes indicateurs et la même facturation. La direction dispose d’une lecture unique de la charge des formateurs, du remplissage et des heures réalisées, sans compilation mensuelle de fichiers hétérogènes.
Questions fréquentes
Loop convient-il à un CFA ou seulement aux organismes de formation ?
La plateforme couvre les deux activités. Aux fonctions communes de gestion des sessions, des inscriptions et de la facturation s’ajoutent le suivi des alternants, des contrats d’apprentissage et des visites en entreprise. De nombreuses structures exercent d’ailleurs les deux métiers en parallèle, et l’intérêt principal réside justement dans le fait de ne pas maintenir deux systèmes distincts pour une même équipe.
Comment fonctionnent les droits d’accès entre plusieurs sites ?
Chaque profil dispose d’un périmètre défini : une assistante d’un site voit les dossiers de son centre, un formateur voit ses seules interventions, la direction accède à la vision consolidée. Ce cloisonnement répond à un besoin d’organisation et à une exigence de protection des données personnelles, les informations étant hébergées en France dans un cadre conforme au RGPD.
Peut-on suivre une même formation en présentiel et à distance ?
Oui. Une session peut associer des journées en salle, des classes virtuelles et des modules asynchrones du LMS natif. L’émargement couvre le présentiel comme la classe virtuelle, et la progression sur les modules en ligne complète le tableau. Vous disposez donc d’une vision unique du parcours réellement suivi, utile pour la facturation, les attestations et les demandes de justificatifs.
Ces fonctions avancées sont-elles facturées en supplément ?
L’offre est annoncée à partir de 99 € HT par mois, tout inclus. Le principe est de disposer de la couverture fonctionnelle complète plutôt que d’ajouter des modules payants au fil des besoins. Les 14 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire, permettent de vérifier concrètement que les fonctions dont votre structure a besoin, y compris le suivi de l’alternance, correspondent à votre organisation.
