Au cœur de Loop Formation, la gestion administrative vous permet de piloter l’ensemble de vos sessions de formation avec une efficacité remarquable. Du tableau de bord récapitulatif aux modèles de parcours réutilisables, chaque fonctionnalité a été pensée pour vous faire gagner un temps précieux.
Tableau de bord centralisé
Dès votre connexion, accédez à une vue récapitulative de toutes vos sessions de formation : sessions en cours, à venir et passées. Le planning interactif vous offre une vision globale avec possibilité de personnaliser l’affichage et d’appliquer des filtres avancés par formation, formateur, lieu ou état d’avancement.
Modèles de parcours de formation
Les modèles de parcours sont le secret d’une gestion efficace. Créez des templates réutilisables qui définissent une bonne fois pour toutes le fonctionnement global de vos formations : étapes documentaires, formulaires requis, mails automatiques, modules e-learning et présentiels.
Chaque modèle comporte des étapes personnalisables (Avant formation, Prérequis, Formation, Fin de formation…) contenant vos composants : documents à signer, questionnaires à remplir, séances à planifier. Lors de la création d’une nouvelle session, partez simplement d’un modèle existant et tout est préconfiguré.
Planning interactif et intelligent
Visualisez votre activité sur un agenda visuel et interactif avec vue jour, semaine ou mois. Le planning glisser-déposer vous permet de déplacer vos séances intuitivement, tandis que le système de détection des conflits vous alerte automatiquement en cas de chevauchement de salle ou de formateur.
Planifiez vos séances manuellement ou automatiquement en fonction des créneaux disponibles. Personnalisez les horaires par défaut (matin/après-midi) et affectez formateurs et salles en glisser-déposer.
Inscriptions simplifiées
Proposez des QR codes d’inscription à projeter en salle pour permettre aux apprenants de s’identifier, compléter leurs coordonnées et accéder à leur espace en quelques secondes. Idéal pour les formations intra-entreprises où vous n’avez pas les coordonnées à l’avance.
L’import en masse accepte n’importe quel fichier CSV ou Excel avec une correspondance de colonnes flexible : associez vos champs personnalisés aux données Loop sans contrainte de format.
Workflows et automatisations
Configurez des workflows personnalisables avec des règles de déblocage conditionnelles. Par exemple : « Débloquer l’accès au module e-learning uniquement lorsque le document d’inscription est signé ». Les déclencheurs automatiques permettent de changer l’état d’un apprenant ou d’envoyer des notifications selon des conditions précises.
Multi-centres et multi-organismes
Gérez plusieurs centres de formation ou organismes depuis une interface unique. Basculez instantanément d’un organisme à l’autre tout en gardant une vision consolidée de votre activité.
Intégrations natives
Le module Administratif s’intègre naturellement avec le module Gestion Pédagogique pour le suivi des apprenants, le module Gestion Documentaire pour la génération automatique de conventions et attestations, le module Émargement pour le suivi des présences, et le module Communication pour les convocations automatiques.
La gestion administrative de Loop Formations produit et suit tous les actes qui entourent une session : conventions, contrats, convocations, feuilles de présence, attestations et certificats. Chaque document se génère depuis les données déjà présentes dans le dossier, part en signature électronique et se range automatiquement au bon endroit. L’équipe administrative cesse de recopier des noms, des dates et des montants d’un fichier à l’autre, et retrouve à tout moment un dossier complet, daté et prêt à être présenté lors d’un contrôle ou d’un audit.
Les documents obligatoires générés au bon moment
Une session de formation entraîne une cascade d’actes : convention ou contrat de formation, convocations, programme, règlement intérieur, feuilles de présence, attestations de fin de formation. Dans Loop, ces documents ne sont pas des fichiers isolés mais des sorties du dossier. Dès que la session existe et que les participants sont inscrits, chaque pièce peut être produite avec les bonnes coordonnées, les bonnes dates et le bon financeur.
Le déclenchement suit le cycle de vie de la session plutôt que la disponibilité de l’assistante. Les convocations partent à l’approche de la date, les attestations deviennent disponibles une fois la formation terminée et l’émargement clos. Cette logique évite les deux erreurs les plus coûteuses en administratif : le document oublié pour un seul stagiaire, et le document envoyé avec les informations d’une session précédente.
La signature électronique remplace les allers-retours
Le circuit papier reste le premier poste de perte de temps : imprimer, scanner, envoyer, relancer, classer. La signature électronique intégrée supprime ces étapes. Vous envoyez la convention à l’entreprise cliente ou le contrat à l’apprenant depuis la plateforme, le signataire ouvre le document depuis son navigateur, et la pièce signée revient horodatée dans le dossier, sans manipulation supplémentaire de votre côté.
Le suivi devient lisible : vous voyez qui a signé, qui a ouvert sans signer et qui n’a rien reçu, et vous relancez en un geste. Pour un organisme qui traite plusieurs dizaines de dossiers en parallèle, cette visibilité change la nature du travail administratif, qui passe du classement rétrospectif au pilotage des pièces manquantes avant le démarrage de la session.
Un dossier apprenant complet et opposable
Chaque apprenant dispose d’un dossier unique qui regroupe son inscription, ses documents contractuels, ses feuilles d’émargement, ses évaluations et ses attestations. Vous n’avez plus à reconstituer un parcours à partir de trois répertoires réseau et d’une boîte mail. Quand un financeur, une entreprise ou un auditeur demande une pièce, elle se retrouve en quelques secondes, avec sa date de production et son statut de signature.
Cette structure sert aussi la vie courante : réinscription sur une autre session, correction d’une coordonnée, édition d’un duplicata d’attestation plusieurs mois après. Les données restent hébergées en France et le traitement respecte le RGPD, avec des droits d’accès différenciés selon les profils. Un formateur ne voit pas les mêmes informations qu’un gestionnaire, et chaque consultation se fait dans un cadre défini.
Les points à retenir
- Conventions et contratsGénération depuis les données de la session et du financeur, avec les mentions attendues, sans recopie manuelle des dates, des montants ni des coordonnées de l’entreprise.
- Convocations automatiséesEnvoi aux participants et aux formateurs à l’approche de la session, avec lieu, horaires, modalités et documents joints, ce qui limite les absences et les appels de dernière minute.
- Signature électronique intégréeEnvoi, suivi et relance des documents à signer depuis la plateforme ; la pièce signée revient horodatée et se range dans le dossier de l’apprenant ou de l’entreprise.
- Dossier unique par apprenantInscription, contrat, émargements, évaluations et attestations réunis au même endroit, consultables immédiatement en cas de demande d’un financeur ou d’un auditeur.
- Gestion multi-centresPlusieurs sites, plusieurs équipes et plusieurs catalogues cohabitent avec des droits d’accès distincts, tout en conservant une vision consolidée pour la direction.
Une assistante seule sur deux sites
Une assistante administrative gère à elle seule les dossiers de deux sites d’un même organisme. Sa semaine était rythmée par les impressions, les scans et les relances téléphoniques pour récupérer des conventions signées. Depuis le passage sur Loop, elle prépare les documents d’une session en une seule opération : les conventions partent aux entreprises, les contrats aux particuliers, les convocations aux participants et aux formateurs. Son écran de suivi lui indique chaque matin les pièces encore non signées et les dossiers incomplets, site par site. Elle consacre désormais l’essentiel de son temps aux cas particuliers, aux demandes des financeurs et à la préparation des attestations, plutôt qu’à la manipulation de fichiers et au classement de documents papier.
Questions fréquentes
Peut-on adapter les modèles de documents à notre identité ?
Oui. Les modèles utilisés pour les conventions, contrats, convocations et attestations sont personnalisables : logo, mentions propres à votre organisme, formulations habituelles et champs qui se remplissent automatiquement avec les données du dossier. Vous préparez ces modèles une fois lors du paramétrage, puis chaque document produit reprend la même présentation, ce qui donne des dossiers homogènes quel que soit le gestionnaire qui les édite.
Les documents signés ont-ils une valeur en cas de contrôle ?
Les documents partent en signature électronique depuis la plateforme et reviennent horodatés, associés au dossier de l’apprenant ou de l’entreprise concernée. Vous disposez donc de la pièce signée, de sa date et de son destinataire, sans avoir à retrouver un original papier. C’est précisément ce type de traçabilité que recherchent un auditeur Qualiopi ou un financeur qui vérifie la réalité de la prestation.
Comment gérer un organisme réparti sur plusieurs sites ?
Chaque site peut disposer de son catalogue, de ses sessions et de son équipe, avec des droits d’accès qui limitent la visibilité aux dossiers concernés. La direction conserve une vue consolidée sur l’ensemble. Les modèles de documents et les règles administratives restent communs, ce qui garantit un traitement homogène des dossiers même lorsque plusieurs assistantes travaillent en parallèle sur des sites différents.
Que deviennent nos dossiers déjà traités sur d’autres outils ?
Vous pouvez importer vos apprenants, entreprises et sessions existantes pour repartir d’une base cohérente, et conserver vos anciens documents en pièces jointes dans les dossiers correspondants. En pratique, beaucoup d’organismes basculent sur une année de formation complète et laissent l’historique ancien en archive. Les 14 jours d’essai gratuit servent souvent à tester cette reprise sur un échantillon représentatif de dossiers.
