Maintenez une communication fluide et professionnelle avec tous vos interlocuteurs : apprenants, formateurs, entreprises clientes et financeurs. Loop Formation automatise vos envois au bon moment et vous offre un suivi détaillé de chaque interaction.
Mails automatiques intelligents
Créez des modèles d’emails personnalisables pour chaque usage : bienvenue, convocation, rappel de séance, relance documentaire, confirmation d’inscription… Les déclencheurs multiples envoient le bon mail au bon moment :
- X jours/heures avant ou après le début/fin de la formation
- X heures avant le début de chaque séance (idéal pour les rappels visio)
- À l’inscription d’un apprenant ou d’un formateur
- Au changement d’état d’un dossier
Plus de 300 balises dynamiques
Personnalisez vos mails avec des centaines de balises : nom de l’apprenant, dates de formation, lien de visioconférence, mot de passe, montant, période… Les balises sont automatiquement remplacées par les vraies données avant envoi. Les pièces jointes peuvent être statiques (fichier uploadé) ou dynamiques (documents générés automatiquement : convention, attestation, planning…).
Relances programmables
Configurez des emails de relance tant qu’un document n’est pas signé ou qu’un formulaire n’est pas rempli. Choisissez des scénarios prédéfinis (relance à J+1, J+3, J+7) ou personnalisez vos propres séquences.
Tracking et historique
Le tracking des ouvertures et clics vous indique si vos mails sont lus. L’historique complet de chaque apprenant montre tous les mails envoyés, leur date d’ouverture et les liens cliqués. Consultez le contenu exact de chaque mail envoyé.
Extranets dédiés
Offrez à chaque utilisateur un espace personnalisé :
- Extranet apprenant : formations, émargements, documents, modules e-learning, messagerie
- Extranet formateur : sessions affectées, planning, fiches apprenants, suivi e-learning, dépôt de factures
- Extranet entreprise : suivi des collaborateurs inscrits, documents, facturation
Communication transversale
Le module Communication irrigue tous les autres modules : convocations du module Gestion Administrative, relances commerciales du module Gestion Commerciale, rappels de paiement du module Gestion Financière, enquêtes satisfaction du module Qualité. La rédaction est assistée par le module Automatisation et IA.
Le module communication de Loop Formations regroupe la messagerie interne, les envois aux apprenants, aux formateurs et aux entreprises clientes, ainsi que les espaces dédiés à chaque profil. Les échanges restent rattachés au dossier concerné plutôt que dispersés dans des boîtes mail personnelles. Convocations, rappels, envois de documents et messages de suivi partent depuis la plateforme, avec un historique consultable. Chaque interlocuteur trouve au même endroit les informations qui le concernent, ce qui réduit fortement les appels et les demandes répétées à l’équipe administrative.
Des échanges rattachés au bon dossier
Dans un organisme de formation, l’information circule vers quatre publics à la fois : apprenants, formateurs, entreprises clientes et financeurs. Lorsque tout passe par des boîtes mail individuelles, l’historique appartient à celui qui a écrit. Un collègue absent, et personne ne sait ce qui a été promis. La messagerie intégrée résout ce point en attachant les échanges à l’apprenant, à la session ou à la société concernée.
Cette organisation change la manière de reprendre un dossier. Avant d’appeler une entreprise, un gestionnaire consulte les derniers messages, les documents envoyés et les relances déjà effectuées. Il n’y a plus de transfert de fil de discussion ni de capture d’écran envoyée à un collègue pour expliquer une situation, puisque le contexte est visible directement dans le dossier.
Des espaces dédiés qui réduisent les sollicitations
Les espaces apprenant, formateur et entreprise déchargent l’équipe administrative d’une part importante des demandes récurrentes. L’apprenant retrouve ses dates, ses documents, son parcours en ligne et ses attestations. Le formateur consulte ses interventions et ses groupes. L’entreprise cliente suit les inscriptions de ses salariés et retrouve ses conventions et ses factures, sans passer par un appel ou un message.
Le bénéfice est double : moins d’interruptions pour l’équipe, et une meilleure expérience pour chaque interlocuteur, qui obtient l’information au moment où il en a besoin, y compris en dehors des heures de bureau. Ces espaces sont accessibles depuis un navigateur, sans installation, ce qui évite de demander à un salarié d’une entreprise cliente d’installer quoi que ce soit.
Informer au bon moment, sans oubli
La communication d’un organisme suit un calendrier assez prévisible : confirmation d’inscription, convocation, rappel avant la session, envoi des documents, sollicitation d’évaluation, transmission de l’attestation. Ces envois peuvent être déclenchés par les événements du dossier plutôt que par la mémoire d’une personne. Vous définissez les modèles et les moments, la plateforme s’occupe de la répétition.
Le contenu reste maîtrisé : vous relisez et adaptez les modèles, en gardant votre ton et vos mentions habituelles. Pour les situations particulières, un message individuel reste toujours possible depuis le dossier. L’objectif n’est pas d’automatiser la relation, mais de garantir que personne ne reçoit sa convocation trop tard ni son attestation trois semaines après la fin de sa formation.
Les points à retenir
- Messagerie intégréeÉchanges rattachés à l’apprenant, à la session ou à l’entreprise concernée, consultables par l’équipe sans transfert de fils de discussion entre boîtes personnelles.
- Espace apprenantDates, documents, parcours en ligne et attestations accessibles en autonomie depuis un navigateur, ce qui réduit les appels et les demandes répétées.
- Espace entreprise clienteSuivi des inscriptions des salariés, accès aux conventions et aux factures, pour un interlocuteur RH qui n’a plus besoin de solliciter votre équipe.
- Espace formateurConsultation des interventions, des groupes et des documents de session, avec les informations pratiques nécessaires avant chaque journée d’animation.
- Envois déclenchés par le dossierConfirmations, convocations, rappels et transmissions de documents partent aux moments définis, sans dépendre de la disponibilité d’un gestionnaire.
Un organisme sollicité en permanence par téléphone
Une équipe administrative de trois personnes passait ses matinées à répondre aux mêmes questions : quelle est la salle, à quelle heure commence la session, où trouver la convention signée, quand arrive l’attestation. Chaque appel interrompait un travail en cours. Après la mise en place des espaces dédiés, les apprenants consultent eux-mêmes leurs dates et leurs documents, les entreprises clientes retrouvent leurs conventions et leurs factures, et les formateurs disposent de leurs informations de session. Les convocations et les rappels partent automatiquement à l’approche des dates. Les appels restants concernent des situations réellement particulières : un changement de session, un financement complexe, une demande spécifique d’une entreprise. L’équipe traite ces cas avec l’historique complet du dossier sous les yeux.
Questions fréquentes
Faut-il abandonner nos adresses mail habituelles ?
Non. La messagerie intégrée sert les échanges liés aux dossiers de formation, ceux que toute l’équipe doit pouvoir retrouver. Vos adresses restent utilisées pour le reste. L’intérêt du dispositif est de sortir des boîtes personnelles ce qui concerne un apprenant, une session ou une entreprise cliente, afin qu’un collègue puisse reprendre un dossier sans dépendre de la disponibilité de son auteur.
Les entreprises clientes acceptent-elles de se connecter à un espace ?
L’adoption dépend de l’utilité réelle. Un responsable RH qui trouve immédiatement les inscriptions de ses salariés, ses conventions et ses factures y revient volontiers. L’accès se fait depuis un navigateur, sans installation. En pratique, il est efficace de présenter l’espace au moment de la première convention signée, puis d’y renvoyer systématiquement lors des demandes de documents déjà disponibles en ligne.
Peut-on personnaliser les messages envoyés automatiquement ?
Oui. Les modèles de convocations, de rappels et de transmissions de documents se paramètrent avec vos formulations, votre identité et les champs qui se remplissent depuis le dossier. Vous décidez également des moments de déclenchement. Un message individuel reste possible à tout moment depuis le dossier, pour les situations qui ne rentrent pas dans un modèle et méritent une réponse rédigée spécifiquement.
Comment éviter d’envoyer trop de messages aux apprenants ?
Commencez par les envois réellement utiles : confirmation d’inscription, convocation, rappel proche de la session, attestation. Ajoutez ensuite les évaluations. Les espaces dédiés permettent justement de mettre à disposition l’information sans l’envoyer, ce qui réduit le volume de messages. Un apprenant sur-sollicité finit par ignorer les envois, y compris ceux qui appellent une action de sa part, comme la signature d’un document.
