Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est la déclaration annuelle obligatoire que tout organisme de formation titulaire d’un numéro de déclaration d’activité doit transmettre à l’administration. Il retrace, pour le dernier exercice comptable clos, l’ensemble de l’activité du prestataire : produits perçus par origine de financement, charges, formateurs mobilisés, stagiaires et apprentis accueillis, heures dispensées.
Qu’est-ce que le bilan pédagogique et financier ?
Le bilan pédagogique et financier est prévu par l’article L. 6352-11 du Code du travail : chaque prestataire de formation adresse chaque année à l’autorité administrative un document retraçant son activité pédagogique et financière. La déclaration est exploitée par le service régional de contrôle de la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) ; le ministère du Travail en agrège les données pour les statistiques nationales de la formation professionnelle.
Le BPF n’est pas une simple formalité statistique. Il conditionne la validité même du numéro de déclaration d’activité (NDA) : une déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan n’est pas transmis ou lorsqu’il ne fait apparaître aucune activité de formation. Un organisme dont le NDA est caduc perd l’accès aux financements publics et mutualisés, l’exonération de TVA le cas échéant, et doit redéposer une déclaration complète pour reprendre son activité.
Le document suit un formulaire officiel (Cerfa n° 10443) structuré en cadres, de A à H. Depuis la dématérialisation des démarches, il se remplit et se télétransmet exclusivement en ligne via l’application Mon Activité Formation (MAF), le portail du ministère du Travail dédié aux organismes de formation.
Qui doit remplir un BPF ?
La règle est simple : tout titulaire d’un NDA en cours de validité doit déposer un BPF, sans exception liée à la taille ou au statut. Sont donc concernés :
- les organismes de formation, quelle que soit leur forme juridique ;
- les formateurs indépendants et micro-entrepreneurs déclarés ;
- les CFA (centres de formation d’apprentis), qui renseignent en outre les données propres à l’apprentissage ;
- les organismes dont la formation est une activité accessoire ;
- les structures sans activité sur l’exercice : un « BPF néant » doit tout de même être télétransmis.
Point souvent mal compris : le sous-traitant titulaire de son propre NDA déclare dans son BPF l’activité réalisée pour d’autres organismes, tandis que le donneur d’ordre déclare celle qu’il confie. Chacun déclare, dans le cadre qui le concerne.
Quand et comment transmettre son BPF ?
La campagne de déclaration ouvre chaque année au printemps, en général début avril, et se clôture fin mai (le 31 mai ces dernières années — la date exacte est confirmée chaque année par le ministère du Travail sur travail-emploi.gouv.fr). Le BPF porte sur le dernier exercice comptable clos : un organisme clôturant au 31 décembre 2025 le déclare lors de la campagne du printemps 2026.
La transmission suit trois étapes :
- Connexion à Mon Activité Formation avec le compte associé à votre SIREN, puis ouverture du formulaire BPF de la campagne en cours.
- Saisie cadre par cadre des données pédagogiques et financières de l’exercice (voir tableau ci-dessous), avec les contrôles de cohérence intégrés du téléservice.
- Validation et télétransmission : le dirigeant atteste l’exactitude des données et un accusé de dépôt est généré, à archiver.
Les cadres A à H du BPF : que déclarer où ?
| Cadre | Contenu | Sources de données typiques |
|---|---|---|
| A | Identification de l’organisme : raison sociale, SIREN, NDA, adresse | Kbis, récépissé de déclaration d’activité |
| B | Informations générales sur l’activité de l’exercice | Comptabilité, dossiers de sessions |
| C | Produits hors taxes par origine : entreprises, OPCO (apprentissage, professionnalisation, plan de développement des compétences), CPF, France Travail, contrats individuels, pouvoirs publics, autres | Facturation par financeur, échéanciers |
| D | Charges de l’exercice liées à l’activité de formation | Comptabilité générale et analytique |
| E | Personnes ayant dispensé des heures de formation : effectifs et volumes horaires, salariés et intervenants extérieurs | Plannings, contrats formateurs, feuilles d’émargement |
| F | Stagiaires et apprentis : effectifs par catégorie (salariés, apprentis, demandeurs d’emploi, particuliers), heures-stagiaires, objectifs des prestations, cinq principales spécialités (nomenclature NSF) | Dossiers de participation, émargements, contrats d’apprentissage |
| G | Actions confiées par d’autres organismes de formation (activité en sous-traitance) | Contrats de sous-traitance, facturation inter-organismes |
| H | Attestation et signature du dirigeant | — |
Le cadre C est le plus scruté : il ventile le chiffre d’affaires formation par financeur, du CPF (Compte Personnel de Formation) aux OPCO en passant par France Travail et l’autofinancement des particuliers. Le total doit rester cohérent avec votre comptabilité et avec le chiffre d’affaires exonéré de TVA le cas échéant.
BPF et Qualiopi : deux obligations qui se répondent
Le BPF et la certification Qualiopi sont juridiquement indépendants, mais opérationnellement liés. D’abord, la durée de votre audit Qualiopi est calculée à partir du chiffre d’affaires formation que vous déclarez : le certificateur vous demande votre dernier BPF pour dimensionner la prestation. Ensuite, l’auditeur croise fréquemment les volumes déclarés (heures, effectifs, spécialités) avec les preuves présentées en audit : un écart flagrant entre le BPF et la réalité des sessions interroge la fiabilité de tout le système déclaratif. Enfin, les catégories d’actions de votre déclaration d’activité doivent correspondre à ce que le BPF fait apparaître.
Points de vigilance et erreurs fréquentes
- Confondre exercice comptable et année civile : le BPF suit votre exercice, pas l’année calendaire, sauf si les deux coïncident.
- Ventiler les produits au mauvais financeur : une action payée par l’employeur puis remboursée par son OPCO se déclare selon le circuit réel de facturation ; la subrogation change la ligne du cadre C.
- Déclarer des heures-stagiaires invérifiables : les volumes du cadre F doivent pouvoir être justifiés par les émargements et les temps de connexion en cas de contrôle.
- Oublier le BPF « néant » : ne rien déposer au motif qu’il n’y a rien à déclarer conduit tout droit à la caducité du NDA.
- Négliger les spécialités NSF : les cinq principales spécialités structurent les statistiques nationales ; un choix incohérent d’une année sur l’autre attire l’attention.
- S’y prendre la dernière semaine : la collecte des données traverse comptabilité, financeurs et formateurs ; le goulot d’étranglement est la gestion administrative en amont, pas le formulaire.
Checklist : préparer son BPF sans stress
- Arrêter la comptabilité de l’exercice et isoler les produits « formation » par financeur.
- Rapprocher facturation et encaissements pour chaque ligne du cadre C.
- Consolider les heures de formation dispensées par formateur (salariés et sous-traitants) pour le cadre E.
- Compter les stagiaires et apprentis par catégorie, avec leurs heures-stagiaires, pour le cadre F.
- Identifier les cinq principales spécialités NSF et leur part d’activité.
- Recenser l’activité réalisée pour le compte d’autres organismes (cadre G) et l’activité confiée à des sous-traitants.
- Vérifier l’accès à Mon Activité Formation avant l’ouverture de la campagne, pas la veille de la clôture.
- Télétransmettre, télécharger l’accusé de dépôt et l’archiver.
Le BPF avec Loop
Loop transforme le BPF d’exercice de reconstitution en simple relecture : le formulaire officiel est pré-rempli cadre par cadre, de A à H, à partir des données déjà saisies au fil de l’année. Les lignes du cadre C (CPF, France Travail, OPCO, entreprises, financement personnel) sont calculées automatiquement depuis les financements rattachés aux participations de la période ; le cadre E s’appuie sur les heures réellement dispensées par chaque formateur ; le cadre F compte stagiaires et apprentis à partir des participations enregistrées, avec le détail par spécialité. Chaque case reste ajustable manuellement avant dépôt : Loop calcule, vous contrôlez, puis vous reportez des chiffres fiables dans Mon Activité Formation. Testez Loop gratuitement ou réservez une démo.
Questions fréquentes
Le BPF est-il obligatoire si je n’ai eu aucune activité de formation ?
Oui. Tant que votre numéro de déclaration d’activité est actif, vous devez télétransmettre un BPF, même « néant ». En revanche, un bilan ne faisant apparaître aucune activité expose votre NDA à la caducité : l’administration considère alors que vous n’exercez plus et vous devrez redéposer une déclaration d’activité pour reprendre.
Quelle est la date limite de dépôt du BPF ?
La campagne se déroule au printemps : ouverture du téléservice Mon Activité Formation en avril et clôture fin mai (le 31 mai lors des dernières campagnes). La date officielle est confirmée chaque année par le ministère du Travail. Le BPF porte toujours sur le dernier exercice comptable clos, pas nécessairement sur l’année civile.
Que risque un organisme qui ne dépose pas son BPF ?
La sanction principale est la caducité du numéro de déclaration d’activité : perte de la capacité à contractualiser des actions de formation financées, perte de l’exonération de TVA liée à la formation continue. L’absence de dépôt peut aussi déclencher un contrôle du service régional de la DREETS.
Le BPF est-il consultable par mes clients ou mes concurrents ?
Non. Le BPF est une déclaration administrative adressée au service de contrôle : il n’est pas publié nominativement. Ses données alimentent en revanche les statistiques agrégées du ministère du Travail. Certains acheteurs ou certificateurs peuvent toutefois vous demander volontairement votre dernier BPF, notamment pour calibrer la durée d’un audit Qualiopi.
Comment déclarer une action financée par un OPCO avec subrogation ?
Le cadre C ventile les produits selon l’origine réelle du paiement. Si l’OPCO règle directement l’organisme (subrogation), le produit se déclare en financement OPCO sur la ligne du dispositif concerné. Si l’entreprise paie puis se fait rembourser, le produit se déclare en produits des entreprises. Le circuit de facturation fait foi, d’où l’intérêt d’une facturation par financeur rigoureuse.
Voir aussi
- NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) : définition et démarches
- Mon Activité Formation (MAF) : définition
- Exonération de TVA des organismes de formation : conditions
- Certification Qualiopi : le guide complet
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