Pipeline commercial intelligent
Gérez vos prospects et opportunités avec un pipeline de vente visuel en mode Kanban. Glissez-déposez vos affaires d’un état à un autre (Nouveau contact, Qualification, Proposition envoyée, Négociation, Gagné/Perdu) et configurez des mails automatiques associés à chaque changement d’état.
Sur chaque fiche prospect, ajoutez des notes, envoyez des mails personnalisés avec suivi des ouvertures et clics, déposez des documents et récoltez les informations nécessaires à la conversion. Le système trace l’origine de chaque inscription : formulaire, catalogue, saisie manuelle ou import.
La gestion commerciale de Loop Formations rassemble au même endroit vos prospects, vos demandes entrantes, vos devis et vos propositions de formation. Chaque contact garde son historique complet : échanges, sessions envisagées, documents envoyés, statut de la négociation. Les devis se construisent depuis le catalogue existant, se signent électroniquement et se transforment en inscription sans ressaisie. L’équipe voit en un coup d’œil ce qui reste à relancer, ce qui est signé, et combien de places restent à remplir dans les sessions à venir.
Du premier contact à l’inscription confirmée
Une demande de formation arrive rarement au bon moment. Elle passe par un formulaire, un appel, un salon ou un message d’une entreprise cliente. Dans Loop, chacune de ces entrées devient une fiche unique, rattachée à une société et à un interlocuteur, avec la formation visée et le mode de financement envisagé. Vous ne cherchez plus dans quelle boîte mail se trouve la dernière version de la demande.
À partir de cette fiche, vous avancez par étapes visibles de toute l’équipe : à qualifier, devis envoyé, en attente de financement, signé, inscrit. Chaque changement d’étape laisse une trace datée. Quand un commercial est absent, un collègue reprend le dossier sans reconstituer l’historique, parce que les documents envoyés et les échanges restent attachés au contact et à la session concernée.
Des devis construits depuis votre catalogue
Le devis n’est pas un document séparé que l’on retape dans un traitement de texte. Il se compose depuis votre catalogue : vous choisissez une formation, une session ou une intra sur mesure, le nombre de participants, la durée, et le tarif remonte automatiquement. Le programme pédagogique, les objectifs et les prérequis peuvent être joints, ce qui évite d’envoyer trois pièces séparées à l’entreprise cliente.
Une fois validé, le devis part en signature électronique et revient horodaté dans le dossier. Il se transforme ensuite en inscription et en convention sans que personne ne ressaisisse le nom de l’apprenant, les dates ou le montant. Cette continuité supprime la principale source d’erreurs commerciales : l’écart entre ce qui a été vendu et ce qui est réellement facturé en fin de session.
Piloter le remplissage, pas seulement les ventes
Pour un organisme de formation, la vraie question n’est pas seulement le montant signé mais le remplissage des sessions programmées. Loop rapproche les deux : chaque session affiche ses places disponibles, ses inscriptions confirmées et ses options en cours de négociation. Vous voyez immédiatement les sessions fragiles, celles qu’il faut relancer, et celles qu’il vaut mieux regrouper ou reporter avant d’engager un formateur.
Les relances ne dépendent plus de la mémoire de chacun. Vous programmez des rappels sur les devis sans réponse, sur les dossiers en attente de pièces ou sur les sessions dont la date approche. Le tableau de bord commercial classe ce qui est urgent, ce qui dort et ce qui est perdu, afin que le temps de l’équipe aille vers les dossiers réellement réactivables.
Les points à retenir
- Fiche prospect unifiéeSociété, interlocuteurs, formations demandées, documents envoyés et échanges regroupés sur une même page, consultable par toute l’équipe sans passer par la boîte mail d’un collègue.
- Devis issus du catalogueSélection de la formation, du format et du nombre de participants : tarifs, durées et programmes remontent automatiquement, sans ressaisie ni recopie de contenus pédagogiques.
- Signature électroniqueLe devis et la convention partent en signature depuis la plateforme et reviennent horodatés dans le dossier, prêts à servir de preuve en cas de contrôle ou de litige.
- Relances programméesRappels automatiques sur les devis sans réponse, les dossiers incomplets et les sessions proches de leur date limite, pour éviter les oublis en période chargée.
- Vision du remplissageChaque session affiche places restantes, inscriptions confirmées et options en cours, ce qui permet d’arbitrer entre maintien, regroupement et report avant d’engager des coûts.
Un organisme inter avec trois commerciaux
Trois commerciaux se partagent le catalogue inter d’un organisme qui programme des sessions toute l’année. Avant, chacun suivait ses dossiers dans son propre tableur et l’assistante découvrait les inscriptions au dernier moment. Avec Loop, une demande entrante crée directement une fiche rattachée à la session visée. Le commercial envoie un devis construit depuis le catalogue, le fait signer électroniquement, et l’inscription se crée automatiquement. L’assistante voit en temps réel quelles sessions se remplissent et lance la production des convocations dès que le seuil de maintien est atteint. Lors de la réunion hebdomadaire, l’équipe travaille sur une liste commune de dossiers en attente plutôt que sur trois exports différents, et décide ensemble des sessions à maintenir ou à décaler.
Questions fréquentes
Faut-il un CRM séparé en plus de Loop Formations ?
Non. Le CRM commercial fait partie de la plateforme et partage les mêmes données que le catalogue, les sessions et la facturation. Vous gérez prospects, devis et relances au même endroit que les inscriptions. Éviter un outil externe supprime les doubles saisies et les écarts entre ce qui a été vendu et ce qui est réellement planifié, puis facturé en fin de session.
Peut-on gérer à la fois des ventes inter et des projets intra ?
Oui. Les sessions inter se pilotent au remplissage, avec des places disponibles et des inscriptions individuelles. Les projets intra se construisent au niveau de l’entreprise cliente : programme adapté, dates négociées, groupe de participants et facturation globale. Les deux types de dossiers cohabitent dans le même pipeline, avec les mêmes étapes de suivi et les mêmes documents contractuels générés depuis la plateforme.
Comment éviter que deux commerciaux relancent le même client ?
Chaque société et chaque interlocuteur ne possèdent qu’une fiche, avec un responsable identifié et un historique visible par tous. Les échanges enregistrés, les documents envoyés et les rappels programmés apparaissent sur la même page. Un commercial qui ouvre le dossier voit immédiatement la dernière action et sa date, ce qui évite les relances en doublon et les messages contradictoires envoyés à une même entreprise.
Un devis signé génère-t-il automatiquement les documents de formation ?
La signature du devis déclenche la suite du dossier : création de l’inscription, préparation de la convention et des convocations, et alimentation de la facturation. Les informations saisies une seule fois au moment de la vente circulent vers l’administratif et la comptabilité. Vous conservez la main pour vérifier et ajuster avant envoi, mais vous ne repartez jamais d’une page blanche ni d’une recopie manuelle.
