Un dossier d’alternance, c’est un CERFA de quatre pages, une convention, trois signataires, un barème de rémunération qui dépend de l’âge et de l’année de contrat, des pièces à collecter auprès de l’employeur et une facturation qui s’étale sur toute la durée du contrat. Fait à la main, chaque dossier prend des heures — et la moindre erreur retarde le financement de plusieurs semaines. Loop gère tout ce cycle au même endroit, sans ressaisie.
Le tunnel de collecte CERFA : un parcours guidé
Tout commence par un parcours pas à pas qui rassemble l’intégralité des informations du contrat d’apprentissage ou de professionnalisation :
- L’apprenti : état civil, situation avant contrat, diplôme préparé et obtenu, reconnaissance RQTH le cas échéant ;
- L’employeur : saisissez son SIRET, Loop remplit le reste depuis les bases officielles — raison sociale, adresse, code NAF, IDCC et OPCO de rattachement ;
- Le maître d’apprentissage : identité, date de naissance, éligibilité ;
- La formation : certification RNCP, dates, durées, modalités ;
- La rémunération : le barème légal est intégré — Loop calcule la rémunération minimale par période selon l’âge et l’année de contrat, majorations conventionnelles comprises.
Une partie des informations est chez l’employeur ? Un lien d’accès sécurisé lui permet de compléter sa partie à distance : les champs obligatoires sont verrouillés, les listes suivent les nomenclatures officielles, et ses réponses alimentent sa fiche entreprise sans écraser l’existant.
Une fiche dossier unique, un cycle de vie clair
Chaque contrat vit dans une fiche dossier dédiée qui concentre toutes les parties (apprenti, employeur, CFA, maître d’apprentissage), les documents, les formulaires remplis et l’historique complet. Un stepper visuel affiche où en est le dossier : Créé → Préparation → Transmis → Instruction → Accordé → Facturation → Soldé. En un coup d’œil, vous savez ce qui est fait, ce qui manque et ce qui bloque.
Avant transmission, la vérification du dossier combine des contrôles déterministes (champs obligatoires, cohérences) et une analyse par IA des incohérences du contrat — dates, rémunération par rapport au barème légal, âge, diplôme. Les motifs classiques de rejet sont éliminés avant l’envoi, pas après un refus.
La vie du contrat ne s’arrête pas à sa signature : les avenants sont gérés avec leur génération documentaire, et les contrats signés en dehors de Loop peuvent être importés puis rattachés à des sessions — la participation de l’apprenti est créée automatiquement selon le modèle de parcours choisi.
CERFA, convention et signature tripartite
Les CERFA officiels (apprentissage et professionnalisation, millésimes gérés) se remplissent automatiquement à partir du dossier. La convention de formation d’apprentissage est générée par le moteur documentaire, sur le modèle de votre organisme — y compris déclinée par année de formation.
La signature tripartite se fait en ligne : apprenti, employeur et CFA signent chacun leur tour, les attestations dérivent des signatures réellement collectées, et le dossier ne part jamais incomplet.
Qui a signé, qui est en attente : le suivi de complétude est permanent, avec relance en un clic.
Rémunération, financement et frais annexes
Le volet financier est suivi au même endroit : prise en charge, reste à charge calculé et mis à jour (prise en charge vs coût de la formation), et échéancier de facturation daté, échéance par échéance, avec les états créée / facturée / payée / annulée.
Les frais annexes — hébergement, restauration, mobilité, premier équipement et surcoûts liés au handicap (RQTH) — sont gérés en échéances dédiées, avec contrôle des enveloppes accordées par dossier.
La situation de handicap est prise en charge dès le tunnel : aménagements souhaités, besoin de référent handicap, demande AGEFIPH envisagée.
La tour de contrôle de l’alternance
Le tableau de bord alternance agrège tout ce qui compte : engagement financier, montants à facturer, à encaisser, retards — dossier par dossier. L’entonnoir par étape montre où se concentrent les dossiers, l’échéancier consolidé annonce les paiements attendus.
La file d’actions prioritaires liste ce qui vous attend : CERFA à compléter, signatures manquantes, échéances en retard.
Une donnée saisie une fois, jamais ressaisie
C’est la règle de cohérence de Loop : une information d’alternance se saisit à un seul endroit et se propage partout. La fiche entreprise (enrichie par SIRET), le dossier CERFA, la convention, le financement et la facturation restent alignés — les informations saisies dans le tunnel remplissent la fiche entreprise, et inversement.
Résultat : moins d’erreurs, moins d’oublis, et des dossiers qui avancent.
