Un dossier d’alternance, c’est un CERFA de quatre pages, une convention, trois signataires, un barème de rémunération qui dépend de l’âge et de l’année de contrat, des pièces à collecter auprès de l’employeur et une facturation qui s’étale sur toute la durée du contrat. Fait à la main, chaque dossier prend des heures — et la moindre erreur retarde le financement de plusieurs semaines. Loop gère tout ce cycle au même endroit, sans ressaisie.
Le tunnel de collecte CERFA : un parcours guidé
Tout commence par un parcours pas à pas qui rassemble l’intégralité des informations du contrat d’apprentissage ou de professionnalisation :
- L’apprenti : état civil, situation avant contrat, diplôme préparé et obtenu, reconnaissance RQTH le cas échéant ;
- L’employeur : saisissez son SIRET, Loop remplit le reste depuis les bases officielles — raison sociale, adresse, code NAF, IDCC et OPCO de rattachement ;
- Le maître d’apprentissage : identité, date de naissance, éligibilité ;
- La formation : certification RNCP, dates, durées, modalités ;
- La rémunération : le barème légal est intégré — Loop calcule la rémunération minimale par période selon l’âge et l’année de contrat, majorations conventionnelles comprises.
Une partie des informations est chez l’employeur ? Un lien d’accès sécurisé lui permet de compléter sa partie à distance : les champs obligatoires sont verrouillés, les listes suivent les nomenclatures officielles, et ses réponses alimentent sa fiche entreprise sans écraser l’existant.
Une fiche dossier unique, un cycle de vie clair
Chaque contrat vit dans une fiche dossier dédiée qui concentre toutes les parties (apprenti, employeur, CFA, maître d’apprentissage), les documents, les formulaires remplis et l’historique complet. Un stepper visuel affiche où en est le dossier : Créé → Préparation → Transmis → Instruction → Accordé → Facturation → Soldé. En un coup d’œil, vous savez ce qui est fait, ce qui manque et ce qui bloque.
Avant transmission, la vérification du dossier combine des contrôles déterministes (champs obligatoires, cohérences) et une analyse par IA des incohérences du contrat — dates, rémunération par rapport au barème légal, âge, diplôme. Les motifs classiques de rejet sont éliminés avant l’envoi, pas après un refus.
La vie du contrat ne s’arrête pas à sa signature : les avenants sont gérés avec leur génération documentaire, et les contrats signés en dehors de Loop peuvent être importés puis rattachés à des sessions — la participation de l’apprenti est créée automatiquement selon le modèle de parcours choisi.
CERFA, convention et signature tripartite
Les CERFA officiels (apprentissage et professionnalisation, millésimes gérés) se remplissent automatiquement à partir du dossier. La convention de formation d’apprentissage est générée par le moteur documentaire, sur le modèle de votre organisme — y compris déclinée par année de formation.
La signature tripartite se fait en ligne : apprenti, employeur et CFA signent chacun leur tour, les attestations dérivent des signatures réellement collectées, et le dossier ne part jamais incomplet.
Qui a signé, qui est en attente : le suivi de complétude est permanent, avec relance en un clic.
Rémunération, financement et frais annexes
Le volet financier est suivi au même endroit : prise en charge, reste à charge calculé et mis à jour (prise en charge vs coût de la formation), et échéancier de facturation daté, échéance par échéance, avec les états créée / facturée / payée / annulée.
Les frais annexes — hébergement, restauration, mobilité, premier équipement et surcoûts liés au handicap (RQTH) — sont gérés en échéances dédiées, avec contrôle des enveloppes accordées par dossier.
La situation de handicap est prise en charge dès le tunnel : aménagements souhaités, besoin de référent handicap, demande AGEFIPH envisagée.
La tour de contrôle de l’alternance
Le tableau de bord alternance agrège tout ce qui compte : engagement financier, montants à facturer, à encaisser, retards — dossier par dossier. L’entonnoir par étape montre où se concentrent les dossiers, l’échéancier consolidé annonce les paiements attendus.
La file d’actions prioritaires liste ce qui vous attend : CERFA à compléter, signatures manquantes, échéances en retard.
Une donnée saisie une fois, jamais ressaisie
C’est la règle de cohérence de Loop : une information d’alternance se saisit à un seul endroit et se propage partout. La fiche entreprise (enrichie par SIRET), le dossier CERFA, la convention, le financement et la facturation restent alignés — les informations saisies dans le tunnel remplissent la fiche entreprise, et inversement.
Résultat : moins d’erreurs, moins d’oublis, et des dossiers qui avancent.
L’alternance ajoute un troisième acteur à la relation pédagogique : l’entreprise. Chaque contrat suppose de suivre un rythme d’alternance, un maître d’apprentissage, des visites, des évaluations et des documents contractuels, sur plusieurs mois. Loop Formations gère les alternants et les contrats d’apprentissage dans le même environnement que les sessions et les espaces dédiés, afin que le CFA, l’entreprise et l’apprenti travaillent sur la même information plutôt que sur trois versions différentes du même calendrier.
Impliquer le maître d’apprentissage sans le surcharger
Le maître d’apprentissage est un acteur pédagogique, mais il exerce d’abord un métier. Toute sollicitation lourde se solde par un retard, puis par un abandon du suivi. Les demandes doivent donc être courtes, ciblées et espacées : une évaluation périodique, un avis sur une compétence, la confirmation d’une visite. Le format compte autant que le contenu pour obtenir un retour effectif.
Un espace entreprise dédié rend cette contribution réaliste. Le maître d’apprentissage retrouve le suivi de son alternant, les documents utiles et les demandes qui l’attendent, sans avoir à chercher un message ancien ni à renvoyer un document scanné. Le CFA voit en retour ce qui a été fait et ce qui reste en attente, ce qui permet de relancer utilement plutôt que systématiquement.
Documenter les visites et le suivi du parcours
Les visites en entreprise sont au cœur du suivi en alternance, et parmi les éléments les plus fréquemment demandés lors d’un contrôle qualité. Une visite qui n’a pas laissé de trace équivaut à une visite non réalisée. Enregistrer la date, l’interlocuteur rencontré et les points abordés au moment de la visite prend quelques minutes et évite une reconstitution approximative plusieurs mois plus tard.
Ce suivi documenté sert aussi à traiter les situations difficiles. Une rupture de contrat, un désaccord sur la progression ou une absence répétée s’analysent bien mieux quand on dispose de l’historique du parcours. Le CFA peut alors montrer ce qui a été signalé, à qui, et quelles actions ont suivi, ce qui protège l’organisme tout en améliorant la qualité de l’accompagnement.
Chaque interlocuteur dispose de son propre espace
Un organisme s’adresse à trois publics aux besoins différents. L’apprenant veut son planning, ses documents, ses contenus et ses évaluations. Le formateur veut ses sessions, ses listes de participants et son émargement. L’entreprise cliente veut savoir où en sont ses salariés et récupérer ses pièces. Les espaces dédiés répondent à ces attentes sans mobiliser l’équipe administrative pour chaque question.
Ce fonctionnement en libre-service allège considérablement les sollicitations. Un client qui retrouve seul son attestation à vingt-deux heures n’écrit pas de courriel le lendemain matin. Un formateur qui consulte son planning à jour n’appelle pas pour confirmer une salle. Les échanges qui subsistent sont ceux qui méritent vraiment une conversation, ce qui améliore aussi la qualité perçue de la relation.
Les points à retenir
- Émargement des périodes en centreLes présences en centre de formation sont signées numériquement séance par séance, avec la même valeur probante que pour les autres formations.
- Dossier alternant completContrat, entreprise d’accueil, maître d’apprentissage, rythme et parcours pédagogique sont réunis dans un dossier unique consultable par les personnes concernées.
- Calendrier partagéLe rythme d’alternance est consultable par l’apprenti et par l’entreprise depuis leurs espaces respectifs, ce qui met fin à la circulation de fichiers concurrents.
- Tarif unique tout inclusÀ partir de 99 € HT par mois, tout inclus, avec un essai gratuit de quatorze jours sans carte bancaire pour tester sur votre activité réelle.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
Un CFA suivant plusieurs promotions d’apprentis
Ce centre de formation d’apprentis gère plusieurs promotions réparties sur des métiers différents, avec des rythmes d’alternance qui ne coïncident pas. La coordination reposait sur un calendrier maître tenu par la responsable pédagogique et diffusé par messagerie aux entreprises, avec des corrections successives. Les visites en entreprise étaient consignées dans des carnets individuels, difficiles à consolider avant un audit. Depuis la mise en place de Loop Formations, chaque alternant dispose d’un dossier réunissant son contrat, son entreprise, son maître d’apprentissage et son rythme. Les entreprises consultent le calendrier depuis leur espace, les visites sont saisies au retour du formateur, et la coordinatrice suit par promotion les points restés en attente. Les échanges portent désormais sur les situations individuelles plutôt que sur la mise à jour du planning.
Questions fréquentes
Comment donner accès à l’entreprise sans lui ouvrir tout le système ?
L’espace entreprise est cloisonné par nature : chaque employeur ne voit que ses propres alternants, leurs plannings, leurs documents et les demandes qui le concernent. Il n’a accès ni aux autres entreprises, ni aux données commerciales, ni à la gestion interne du centre. Ce cloisonnement est indispensable, car un accès trop large exposerait des données personnelles d’apprentis relevant d’autres employeurs.
Que faire lorsqu’un contrat d’apprentissage est rompu en cours d’année ?
Le dossier de l’alternant est conservé avec son historique, car la rupture ne supprime ni le parcours suivi ni les heures réalisées. Ces éléments restent nécessaires pour la facturation, pour les déclarations annuelles et pour l’accompagnement de l’apprenti vers une nouvelle entreprise. Conserver la trace des signalements et des visites antérieures est également utile si la situation donne lieu à une contestation ultérieure.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
Faut-il installer quelque chose sur nos ordinateurs ?
Non. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation ni serveur à administrer. Vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client, avec les mêmes données à jour. L’émargement numérique fonctionne également sur tablette et sur smartphone, ce qui évite d’imprimer puis de scanner des feuilles de présence en fin de session.
