Un seul logiciel, de l’inscription au bulletin
Les CFA qui gèrent leurs contrats, leurs sessions et leurs émargements dans Loop n’ont plus besoin d’un second logiciel pour la vie de la classe : cahier de textes, grille de notes, conseil de classe et bulletins signés en ligne s’appuient sur les mêmes apprentis, les mêmes sessions et les mêmes séances.
Le mode s’active organisme par organisme, puis chaque brique se coche séparément. Éteint, rien ne change : aucun menu, aucune colonne, aucun mail en plus.
L’alternance ajoute un troisième acteur à la relation pédagogique : l’entreprise. Chaque contrat suppose de suivre un rythme d’alternance, un maître d’apprentissage, des visites, des évaluations et des documents contractuels, sur plusieurs mois. Loop Formations gère les alternants et les contrats d’apprentissage dans le même environnement que les sessions et les espaces dédiés, afin que le CFA, l’entreprise et l’apprenti travaillent sur la même information plutôt que sur trois versions différentes du même calendrier.
Impliquer le maître d’apprentissage sans le surcharger
Le maître d’apprentissage est un acteur pédagogique, mais il exerce d’abord un métier. Toute sollicitation lourde se solde par un retard, puis par un abandon du suivi. Les demandes doivent donc être courtes, ciblées et espacées : une évaluation périodique, un avis sur une compétence, la confirmation d’une visite. Le format compte autant que le contenu pour obtenir un retour effectif.
Un espace entreprise dédié rend cette contribution réaliste. Le maître d’apprentissage retrouve le suivi de son alternant, les documents utiles et les demandes qui l’attendent, sans avoir à chercher un message ancien ni à renvoyer un document scanné. Le CFA voit en retour ce qui a été fait et ce qui reste en attente, ce qui permet de relancer utilement plutôt que systématiquement.
Documenter les visites et le suivi du parcours
Les visites en entreprise sont au cœur du suivi en alternance, et parmi les éléments les plus fréquemment demandés lors d’un contrôle qualité. Une visite qui n’a pas laissé de trace équivaut à une visite non réalisée. Enregistrer la date, l’interlocuteur rencontré et les points abordés au moment de la visite prend quelques minutes et évite une reconstitution approximative plusieurs mois plus tard.
Ce suivi documenté sert aussi à traiter les situations difficiles. Une rupture de contrat, un désaccord sur la progression ou une absence répétée s’analysent bien mieux quand on dispose de l’historique du parcours. Le CFA peut alors montrer ce qui a été signalé, à qui, et quelles actions ont suivi, ce qui protège l’organisme tout en améliorant la qualité de l’accompagnement.
Chaque interlocuteur dispose de son propre espace
Un organisme s’adresse à trois publics aux besoins différents. L’apprenant veut son planning, ses documents, ses contenus et ses évaluations. Le formateur veut ses sessions, ses listes de participants et son émargement. L’entreprise cliente veut savoir où en sont ses salariés et récupérer ses pièces. Les espaces dédiés répondent à ces attentes sans mobiliser l’équipe administrative pour chaque question.
Ce fonctionnement en libre-service allège considérablement les sollicitations. Un client qui retrouve seul son attestation à vingt-deux heures n’écrit pas de courriel le lendemain matin. Un formateur qui consulte son planning à jour n’appelle pas pour confirmer une salle. Les échanges qui subsistent sont ceux qui méritent vraiment une conversation, ce qui améliore aussi la qualité perçue de la relation.
Les points à retenir
- Dossier alternant completContrat, entreprise d’accueil, maître d’apprentissage, rythme et parcours pédagogique sont réunis dans un dossier unique consultable par les personnes concernées.
- Calendrier partagéLe rythme d’alternance est consultable par l’apprenti et par l’entreprise depuis leurs espaces respectifs, ce qui met fin à la circulation de fichiers concurrents.
- Visites en entreprise tracéesChaque visite est enregistrée avec sa date, son interlocuteur et son compte rendu, élément régulièrement demandé lors des audits qualité et des contrôles.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
Un CFA suivant plusieurs promotions d’apprentis
Ce centre de formation d’apprentis gère plusieurs promotions réparties sur des métiers différents, avec des rythmes d’alternance qui ne coïncident pas. La coordination reposait sur un calendrier maître tenu par la responsable pédagogique et diffusé par messagerie aux entreprises, avec des corrections successives. Les visites en entreprise étaient consignées dans des carnets individuels, difficiles à consolider avant un audit. Depuis la mise en place de Loop Formations, chaque alternant dispose d’un dossier réunissant son contrat, son entreprise, son maître d’apprentissage et son rythme. Les entreprises consultent le calendrier depuis leur espace, les visites sont saisies au retour du formateur, et la coordinatrice suit par promotion les points restés en attente. Les échanges portent désormais sur les situations individuelles plutôt que sur la mise à jour du planning.
Questions fréquentes
Que faire lorsqu’un contrat d’apprentissage est rompu en cours d’année ?
Le dossier de l’alternant est conservé avec son historique, car la rupture ne supprime ni le parcours suivi ni les heures réalisées. Ces éléments restent nécessaires pour la facturation, pour les déclarations annuelles et pour l’accompagnement de l’apprenti vers une nouvelle entreprise. Conserver la trace des signalements et des visites antérieures est également utile si la situation donne lieu à une contestation ultérieure.
Peut-on suivre des apprentis répartis sur plusieurs sites de formation ?
Oui, le suivi par promotion et par groupe permet de gérer des effectifs répartis sur plusieurs sites tout en conservant une vision consolidée. Chaque site travaille sur ses propres sessions et ses propres plannings, mais la direction dispose d’une lecture d’ensemble des effectifs, des présences et des points de suivi en attente. Cela évite de reconstituer manuellement des indicateurs à partir de fichiers transmis par chaque site.
Faut-il installer quelque chose sur nos ordinateurs ?
Non. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation ni serveur à administrer. Vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client, avec les mêmes données à jour. L’émargement numérique fonctionne également sur tablette et sur smartphone, ce qui évite d’imprimer puis de scanner des feuilles de présence en fin de session.
Le tarif dépend-il du nombre de fonctionnalités utilisées ?
Le tarif démarre à 99 € HT par mois, tout inclus. Vous n’avez donc pas à arbitrer entre des modules au moment de la souscription, ni à découvrir qu’une fonction devenue nécessaire suppose une option supplémentaire. Cela permet d’activer progressivement ce dont vous avez besoin, au rythme de votre organisation, sans que chaque nouvel usage relance une discussion commerciale.
