Préparez et maintenez votre certification Qualiopi sereinement. Loop Formation intègre un module qualité complet avec suivi des 32 indicateurs, gestion des preuves et processus d’amélioration continue. Le tout conçu avec l’expertise d’un auditeur certifié.
Module Qualiopi dédié
Accédez au module Qualiopi avec son guide intégré rédigé par un auditeur certifié. Pour chaque indicateur, retrouvez les explications, les attendus et les bonnes pratiques pour être en conformité.
Suivi des 7 critères et 32 indicateurs
Suivez l’état de conformité de chaque indicateur Qualiopi avec un tableau de bord visuel. Collectez et organisez vos preuves par indicateur, qu’elles soient générées automatiquement par Loop (émargements, évaluations, statistiques…) ou déposées manuellement (documents externes).
Loop vous permet de gérer vos ressources Qualiopi directement dans la plateforme : modèles de documents, modèles de mails, formulaires types. Vous pouvez aussi référencer des ressources externes via liens ou fichiers.
Contrôle qualité
Utilisez les grilles de contrôle et checklists pour vérifier la conformité de vos sessions avant, pendant et après la formation. Anticipez les audits avec des vérifications systématiques.
Amélioration continue
Gérez vos incidents et réclamations avec un processus structuré. Le traitement des non-conformités vous guide dans la mise en place d’actions correctives et préventives. Suivez les situations de décrochage et documentez vos actions d’accompagnement.
Sécurité et conformité RGPD
Loop est conçu pour la conformité RGPD avec cryptage AES 128 bits + SHA 256 de vos données sensibles. L’audit trail complet trace toutes les actions pour une traçabilité totale.
Preuves automatiques
Le module Qualité est alimenté automatiquement par les données des modules Gestion Pédagogique (évaluations, satisfaction), Émargement (présences), Gestion Documentaire (documents signés), E-learning (traçabilité des connexions) et Communication (enquêtes satisfaction).
Le module qualité et conformité de Loop Formations accompagne l’obtention puis le maintien de la certification Qualiopi. Le référentiel national qualité comporte 7 critères et 32 indicateurs : la plateforme les couvre en rattachant chaque indicateur aux preuves produites par votre activité réelle, plutôt qu’à un classeur constitué la veille de l’audit. Programmes, conventions, émargements, évaluations, retours des apprenants et suivi des réclamations deviennent des éléments datés, retrouvables immédiatement le jour de l’audit initial comme lors de la surveillance.
Préparer l’audit avec des preuves déjà constituées
La plupart des non-conformités relevées lors d’un audit ne viennent pas d’un défaut de pratique, mais d’une incapacité à en apporter la preuve. Un organisme informe correctement ses stagiaires, mais ne retrouve pas les convocations envoyées. Il évalue ses formations, mais ne peut pas montrer les réponses rattachées à une session précise. Loop inverse cette logique en conservant automatiquement la trace de ce que vous faites.
Chaque indicateur du référentiel peut ainsi être documenté par des éléments produits en cours d’année : fiche programme complète, convention signée, feuille d’émargement horodatée, évaluation à chaud, réclamation traitée. Le jour de l’audit, la préparation consiste à vérifier et à présenter, non à reconstituer douze mois d’activité à partir de boîtes mail et de répertoires partagés.
Couvrir les 7 critères sans multiplier les outils
Les 7 critères du référentiel touchent des domaines très différents : information du public, analyse du besoin, adaptation des prestations, moyens mobilisés, qualification des intervenants, inscription dans l’environnement professionnel, recueil et prise en compte des appréciations. Ces domaines correspondent à des activités déjà présentes dans la plateforme, ce qui évite de tenir une démarche qualité séparée de la gestion quotidienne.
Concrètement, le catalogue et le site public alimentent l’information du public, les échanges commerciaux documentent l’analyse du besoin, les fiches formateurs portent la qualification des intervenants, les campagnes d’évaluation couvrent le recueil des appréciations. La démarche qualité cesse d’être un chantier annuel confié à une seule personne pour devenir un sous-produit du travail de l’équipe.
Maintenir la certification entre deux audits
L’obtention n’est qu’une étape : l’audit de surveillance puis le renouvellement vérifient la continuité de la démarche. Le risque classique est le relâchement après la première certification, avec des preuves qui redeviennent éparpillées. Une plateforme qui produit ces preuves par construction limite ce risque, puisque la conformité repose sur les processus habituels plutôt que sur la discipline documentaire de chacun.
Le suivi des réclamations et des dysfonctionnements mérite une attention particulière, car il constitue souvent un point faible. Enregistrer un retour négatif, la mesure prise et la date de traitement crée précisément la trace attendue. Cette pratique améliore le service rendu aux apprenants et aux entreprises clientes, tout en constituant un dossier solide pour les échéances d’audit suivantes.
Les points à retenir
- Couverture des 32 indicateursLe module qualité couvre les 7 critères et les 32 indicateurs du référentiel national qualité, en s’appuyant sur les éléments produits par votre activité courante.
- Preuves datées et retrouvablesProgrammes, conventions, émargements et évaluations restent rattachés à la session concernée, avec leur date, prêts à être présentés lors d’un audit.
- Suivi des réclamationsEnregistrement des retours négatifs, des mesures prises et des dates de traitement, un point régulièrement examiné lors des audits initiaux comme de surveillance.
- Information du public documentéeFiches programmes complètes et publication en ligne cohérente avec ce qui est réellement dispensé, ce qui documente l’un des points les plus vérifiés.
- Continuité entre deux auditsLa conformité repose sur les processus quotidiens plutôt que sur une préparation ponctuelle, ce qui limite le relâchement après l’obtention de la certification.
Un organisme préparant sa première certification
Un organisme récent souhaite obtenir la certification Qualiopi pour accéder aux financements publics et mutualisés. Sa dirigeante découvre le référentiel et son volume d’exigences documentaires. Plutôt que de constituer un classeur de preuves dans un tableur, elle structure d’abord son activité dans Loop : fiches programmes complètes, processus d’inscription, conventions générées et signées, émargement numérique, campagnes d’évaluation à chaud et à froid, registre des réclamations. Au fil des premières sessions, les preuves se constituent d’elles-mêmes. À l’approche de l’audit, elle passe en revue les 7 critères en s’appuyant sur des dossiers réels, identifie les deux ou trois points encore faibles et les traite spécifiquement, au lieu de préparer l’intégralité du dossier dans les dernières semaines.
Questions fréquentes
Un logiciel suffit-il pour obtenir la certification Qualiopi ?
Non, et il faut s’en méfier : la certification évalue vos pratiques, pas votre logiciel. En revanche, la difficulté principale d’un audit reste la production de preuves cohérentes et datées. Un outil qui génère ces preuves au fil de l’activité supprime l’essentiel de la charge documentaire, et vous permet de concentrer votre préparation sur les pratiques elles-mêmes plutôt que sur la recherche de justificatifs.
Que couvre exactement le référentiel national qualité ?
Il comporte 7 critères déclinés en 32 indicateurs, portant notamment sur l’information du public, l’analyse du besoin, l’adaptation des prestations, les moyens mobilisés, la qualification des intervenants, l’inscription dans l’environnement professionnel et le recueil des appréciations. Chacun appelle des éléments concrets issus de votre activité. Le module qualité de Loop est construit pour rattacher ces éléments aux indicateurs correspondants.
Comment aborder l’audit de surveillance sans tout reprendre ?
L’audit de surveillance vérifie la continuité de la démarche depuis la certification initiale. Si vos preuves se constituent automatiquement au fil des sessions, vous n’avez pas de rattrapage à organiser : les documents de la période écoulée sont déjà en place, datés et rattachés aux dossiers. La préparation se concentre alors sur les écarts relevés précédemment et sur les actions correctives que vous avez engagées.
Faut-il désigner un responsable qualité dans une petite structure ?
Une personne référente reste utile, même dans une équipe réduite, ne serait-ce que pour piloter les échéances et le traitement des réclamations. Mais la charge diminue nettement lorsque les preuves sont produites par le fonctionnement normal de l’organisme. Le référent vérifie et arbitre plutôt que de collecter, ce qui rend le rôle tenable en complément d’autres fonctions dans une structure de petite taille.
