Loop est conçu pour vous aider à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Gestion des consentements, droit d’accès, droit à l’oubli : les fonctionnalités essentielles sont intégrées.
Données personnelles sécurisées
Les données personnelles de vos apprenants, formateurs et clients sont stockées de manière sécurisée. L’accès est restreint aux utilisateurs autorisés. Les données sensibles sont protégées par des mesures techniques appropriées.
Gestion des consentements
Collectez et tracez les consentements nécessaires : acceptation des CGU, consentement pour les communications commerciales. Chaque consentement est horodaté et conservé comme preuve.
Droits des personnes
Répondez aux demandes d’exercice des droits RGPD : droit d’accès aux données, droit de rectification, droit à l’effacement. Loop facilite l’extraction et la suppression des données sur demande.
« Conformité RGPD — Fonctionnalité Loop » fait partie du module Qualité de Loop Formations, aux côtés de Grille de contrôle de service fait, Référentiel Qualiopi 2026 à 33 indicateurs et Espace juré sans mot de passe.
Un organisme de formation manipule des données sensibles : identités, coordonnées, parcours, parfois situation de handicap. Loop Formations héberge ces informations en France et met à votre disposition les mécanismes attendus par le règlement européen : droits d’accès et de rectification, effacement, traçabilité des consentements, restriction des accès par profil. Vous restez responsable de traitement, mais vous disposez d’un outil qui rend les demandes traitables en quelques minutes plutôt qu’en fouillant des classeurs et des boîtes mail.
Savoir où sont vos données et qui y accède
Le premier réflexe d’un délégué à la protection des données est de demander la localisation des informations et la liste des accès. Loop est hébergé en France et fonctionne depuis un navigateur, sans copie locale sur les postes. Les droits sont attribués par profil : administration, formateur, apprenant, entreprise cliente. Chacun ne voit que ce que son rôle justifie.
Cette segmentation vaut mieux qu’une politique écrite. Un formateur vacataire consulte les inscrits de ses propres sessions, pas l’ensemble du fichier commercial. Un client entreprise suit ses salariés, sans accéder aux autres stagiaires du groupe. Quand une personne quitte l’organisme, la désactivation de son compte coupe l’accès immédiatement, sans dépendre de la restitution d’un fichier.
Répondre à une demande d’exercice des droits
Une personne peut demander à consulter ses données, à les corriger ou à les faire effacer. Depuis la fiche concernée, vous rassemblez les informations enregistrées, vous rectifiez ce qui doit l’être et vous procédez à la suppression lorsque aucune obligation de conservation ne s’y oppose. La demande se traite dans l’outil, sans reconstitution manuelle.
Le point délicat est justement l’articulation avec vos obligations : certaines pièces liées à la formation, à la facturation ou au bilan pédagogique et financier doivent être conservées. Loop vous permet de distinguer ce qui relève de la donnée de contact, supprimable rapidement, et ce qui relève de la preuve d’exécution, à garder pour la durée requise.
Tracer les consentements et les communications
Les consentements recueillis, acceptation des conditions d’utilisation ou autorisation d’envoi de communications, sont horodatés et rattachés à la personne. En cas de réclamation, vous montrez quand et comment l’accord a été donné, plutôt que d’affirmer qu’il existe. La même logique s’applique aux retraits de consentement, qui doivent produire un effet immédiat.
Les envois réalisés depuis la messagerie et les modèles d’emails restent visibles dans l’historique du destinataire. Vous savez ce qui a été adressé, à quelle date et par qui. Cette visibilité aide autant la conformité que la relation client : une réclamation se traite avec le contenu exact envoyé sous les yeux.
Les points à retenir
- Hébergement en FranceLes données de vos apprenants, formateurs et entreprises clientes sont hébergées en France, dans un environnement conforme au règlement général sur la protection des données.
- Accès par profilAdministration, formateur, apprenant, entreprise : chaque profil ouvre un périmètre limité, ce qui réduit mécaniquement l’exposition des données au strict nécessaire de la mission.
- Consentements horodatésAcceptation des conditions et autorisations de communication sont conservées avec leur date, ce qui vous donne une preuve consultable en cas de contestation ultérieure.
- Effacement maîtriséVous supprimez les données d’une personne sur demande, tout en conservant les pièces que la réglementation de la formation professionnelle impose de garder.
- Sous-traitance clarifiéeLoop intervient comme outil et sous-traitant technique, votre organisme demeurant responsable de traitement : cette répartition structure votre registre et vos procédures internes.
Un organisme régional face à son référent RGPD
Un organisme régional forme des demandeurs d’emploi pour le compte de plusieurs financeurs publics. Son référent en protection des données demande un état des accès et une procédure écrite pour les demandes d’effacement. La responsable administrative liste les profils utilisateurs existants dans Loop, retire les comptes de deux formateurs partis en fin d’année et restreint l’accès du service commercial aux seules données de prospection. Elle documente ensuite le circuit : réception de la demande par l’adresse de contact, vérification d’identité, extraction des informations depuis la fiche, suppression des coordonnées, conservation des pièces liées à la facturation. Le référent dispose enfin d’une procédure applicable, adossée à l’outil réellement utilisé par les équipes.
Questions fréquentes
Loop héberge-t-il les données de mes apprenants en France ?
Oui, l’hébergement est situé en France et l’ensemble fonctionne dans un cadre conforme au règlement général sur la protection des données. Vos équipes travaillent depuis un navigateur, sans installation ni copie locale des fichiers sur les postes. Cela limite la dispersion des données personnelles, qui reste l’une des principales causes d’incident dans les structures de formation de petite taille.
Comment supprimer les données d’un ancien stagiaire sans perdre mes preuves ?
Distinguez deux natures d’informations. Les données de contact et de prospection peuvent être effacées rapidement. Les pièces qui attestent de la réalisation de la formation, de la facturation ou de vos déclarations annuelles doivent être conservées pendant la durée prévue. Loop vous permet de traiter la première catégorie sans compromettre la seconde, et l’action reste visible dans l’historique du dossier.
Qui est responsable de traitement, mon organisme ou Loop ?
Votre organisme reste responsable de traitement : c’est lui qui décide des finalités, des durées et des destinataires. Loop intervient comme outil et sous-traitant technique, chargé d’héberger et de faire fonctionner le service. Concrètement, vos procédures internes, votre registre et l’information donnée aux personnes relèvent de vous, tandis que la sécurité de la plateforme relève de l’éditeur.
Faut-il un consentement pour chaque email envoyé aux apprenants ?
Non. Les messages nécessaires à l’exécution de la formation, convocation, lien de connexion ou envoi d’attestation, relèvent de la relation contractuelle et ne demandent pas de consentement séparé. Le consentement concerne surtout les communications commerciales adressées à des prospects ou à d’anciens stagiaires. Loop distingue ces envois et conserve la trace des autorisations recueillies pour les seconds.
