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Microsoft Teams se rattache à vos sessions pour organiser les séances à distance dans l’environnement déjà utilisé par de nombreuses entreprises clientes. La réunion est créée depuis la séance concernée, le lien parvient automatiquement aux personnes inscrites et reste consultable dans leur espace. La participation à distance est suivie avec le reste de la session, ce qui permet de justifier le déroulement réel d’un parcours mixte sans reconstituer les informations à partir de courriels et de captures d’écran.

S’aligner sur l’outil de l’entreprise cliente

En formation intra-entreprise, le service formation du client impose souvent son environnement de travail. Utiliser Teams évite d’expliquer une nouvelle plateforme à des salariés déjà équipés, et supprime les demandes d’autorisation auprès de leur service informatique. Le sujet paraît secondaire, mais il conditionne le taux de connexion réel lors de la première séance d’un groupe.

Côté organisme, le rattachement à la session évite pour autant de sortir de Loop pour organiser la séance. Vous conservez le planning, les inscrits, les documents et le suivi au même endroit, tandis que la réunion se déroule dans l’outil attendu par le client. La logistique reste centralisée et l’expérience du participant reste familière.

Organiser les séances sans double saisie

Créer une réunion, copier son lien, le coller dans un courriel puis le renvoyer aux retardataires occupe un temps administratif considérable sur un catalogue chargé. En rattachant la réunion à la séance, cette chaîne disparaît : le lien accompagne la séance et parvient aux inscrits, quelle que soit la date d’enregistrement de leur inscription.

La double saisie est aussi une source d’erreurs. Un horaire recopié de travers, une réunion créée pour la mauvaise date, un groupe oublié dans la diffusion : chaque incident coûte une séance perturbée et des explications à fournir au client. Travailler depuis la session supprime la recopie et donc l’essentiel de ces incidents.

Justifier le déroulement des parcours mixtes

Les parcours mixtes soulèvent des questions récurrentes lors des audits : comment savoir que la séance a bien eu lieu, et que les personnes attendues y ont participé. La participation aux séances Teams est suivie avec la session, en complément de l’émargement numérique, ce qui constitue un ensemble cohérent d’éléments à présenter.

Ces éléments servent également dans la relation commerciale. Une entreprise cliente qui finance un parcours pour plusieurs salariés demande régulièrement un point d’avancement. Disposer du suivi des séances, présentielles comme distancielles, permet de répondre précisément plutôt que de promettre un bilan en fin de parcours, souvent trop tardif pour corriger une situation.

Les points à retenir

• Réunion créée depuis la séanceLa visioconférence est associée à la séance de la session, ce qui supprime la création d’une réunion isolée et sa diffusion manuelle auprès du groupe concerné.
• Environnement familier aux salariésLes participants rejoignent la séance dans l’outil qu’ils utilisent déjà au quotidien, ce qui limite les difficultés de connexion lors du premier rendez-vous d’un groupe.
• Diffusion automatique aux inscritsChaque personne inscrite reçoit les informations de connexion, y compris lorsqu’elle rejoint le groupe tardivement, sans intervention supplémentaire de l’équipe administrative de l’organisme.
• Suivi de la participationLa présence aux séances à distance est enregistrée avec le reste de la session, ce qui alimente les justificatifs attendus par les financeurs et par les auditeurs.
• Formations intra centraliséesLe planning, les inscrits, les documents et le suivi restent dans Loop, même lorsque la séance se déroule dans l’environnement numérique de l’entreprise cliente.

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Questions fréquentes