Le rattachement de Stripe à Loop Formations permet d’encaisser en ligne les inscriptions et les soldes restant à la charge des apprenants ou des entreprises. Vous générez un lien de paiement depuis le dossier concerné, la personne règle par carte bancaire, et le règlement remonte pour être rapproché de la facture correspondante dans Loop. Vous conservez ainsi une vision unique des sommes attendues et des sommes encaissées, sans ressaisir les montants dans un tableur ni attendre le relevé bancaire pour savoir où en est un dossier.
Encaisser une inscription sans relance manuelle
Une inscription individuelle se bloque souvent sur le paiement. Plutôt que d’envoyer un RIB et d’attendre un virement, vous transmettez un lien de paiement rattaché au dossier. L’apprenant règle par carte au moment où il est décidé, depuis son téléphone, et l’équipe administrative n’a plus à surveiller le compte bancaire pour savoir si elle peut confirmer la place.
Ce fonctionnement change surtout le rythme des relances. Les dossiers non réglés restent visibles dans Loop, avec le montant attendu et la date d’échéance, et vous relancez uniquement les personnes concernées. Le reste du parcours d’inscription, convention, convocation et émargement, se poursuit dans le même outil, sans transfert d’informations entre deux logiciels.
Rapprocher les encaissements et les factures Loop
Chaque paiement encaissé par carte est rattaché à la facture qu’il solde. Vous savez si une facture est réglée intégralement, partiellement ou pas du tout, et vous voyez immédiatement le reste dû. Cette information est précisément celle que réclament les échanges de fin de mois entre la direction, la comptabilité et l’assistant administratif qui suit les dossiers.
La facturation multi-financeurs complique souvent ce suivi, car une même session peut mêler un financement entreprise, un reste à charge individuel et un dossier de financement public. Le paiement en ligne concerne la part réglée directement par la personne ou par le client, et il s’insère dans le même échéancier que les autres lignes de facturation.
Préparer la mise en place côté organisme
La mise en route consiste à relier votre compte Stripe à Loop, puis à décider dans quels cas vous proposez le paiement en ligne : inscription individuelle, acompte à la réservation, solde après la formation. Ce cadrage évite les situations ambiguës où une partie de l’équipe envoie des liens pendant que l’autre attend encore des virements.
Il est utile de fixer aussi le libellé qui apparaît pour le payeur, la mention de la formation concernée et le moment où la facture est émise. Ces détails réduisent les demandes d’explication après coup et facilitent la justification comptable des encaissements en cas de contrôle ou de révision annuelle des comptes.
Les points à retenir
- Liens de paiementVous générez un lien rattaché au dossier d’inscription et l’envoyez à l’apprenant ou à l’entreprise, sans passer par un formulaire externe à recopier ensuite.
- Paiement par carteLe règlement se fait par carte bancaire depuis un navigateur, ce qui convient aux inscriptions individuelles décidées rapidement et aux soldes réclamés en fin de parcours.
- Rapprochement avec les facturesLe montant encaissé est associé à la facture Loop correspondante, ce qui permet de distinguer les factures soldées, les paiements partiels et les sommes encore attendues.
- Suivi des restes dusLes dossiers dont le paiement n’est pas complet restent identifiables, ce qui oriente les relances vers les bons interlocuteurs plutôt que vers l’ensemble du fichier.
- Cohérence avec la facturationLes encaissements en ligne s’ajoutent aux autres modes de règlement suivis dans Loop, et alimentent les mêmes exports comptables que le reste de la facturation.
Un organisme aux inscriptions majoritairement individuelles
Un organisme qui vend des sessions courtes à des particuliers et à des TPE reçoit des demandes d’inscription tout au long de la semaine. Auparavant, chaque demande déclenchait un envoi de RIB, puis une vérification du compte bancaire avant de confirmer la place. L’assistante consacrait une partie de sa journée à cette surveillance et les places restaient bloquées plusieurs jours. Avec Stripe rattaché à Loop, la confirmation d’inscription part avec un lien de paiement. La personne règle par carte, le règlement est rapproché de sa facture, et le dossier apparaît comme soldé dans la session. L’équipe se concentre alors sur les dossiers réellement en attente, et la direction dispose en fin de mois d’une vue claire entre ce qui est facturé et ce qui est encaissé.
Questions fréquentes
Faut-il un compte Stripe distinct pour utiliser le paiement en ligne ?
Oui, le paiement par carte s’appuie sur votre propre compte Stripe, que vous reliez ensuite à Loop Formations. Les fonds sont encaissés sur ce compte selon les conditions de votre contrat avec Stripe. Loop sert à déclencher les demandes de paiement depuis les dossiers d’inscription et à rapprocher les règlements des factures, afin que le suivi administratif et le suivi financier restent cohérents.
Peut-on encaisser un acompte puis le solde plus tard ?
Vous pouvez demander un premier règlement à l’inscription, puis un second à l’issue de la formation, chaque paiement étant rattaché à la facture concernée. Le dossier indique ce qui a été encaissé et ce qui reste dû, ce qui évite de recalculer manuellement le reste à charge. Cette organisation convient particulièrement aux parcours longs et aux formations vendues à des particuliers.
Le paiement en ligne remplace-t-il la facturation dans Loop ?
Non. La facture reste établie dans Loop, avec ses lignes, ses financeurs et son échéancier. Le paiement en ligne est un mode de règlement supplémentaire, à côté du virement ou du chèque. Il alimente le même suivi et les mêmes exports comptables, ce qui permet à votre cabinet ou à votre service comptable de retrouver les écritures habituelles sans traitement particulier.
Comment gérer un dossier réglé en partie par l’entreprise ?
La facturation multi-financeurs permet de séparer la part prise en charge par l’entreprise cliente de la part restant à la charge de la personne. Le paiement en ligne porte sur la part qui doit être réglée directement, tandis que le reste suit le circuit de facturation habituel. Vous conservez un seul dossier, avec le détail de chaque part et son état de règlement.
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