Un accueil qui ressemble à votre métier
L’écran d’accueil de Loop devient un tableau de bord à widgets : chiffre d’affaires, relances, séances du jour, émargements, satisfaction, indicateurs Qualiopi, tâches au jour, à la semaine ou au mois. Chacun place, agrandit et règle ses widgets comme sur l’écran d’un téléphone.
67 widgets en 9 familles, 17 périodes dont des périodes glissantes, 10 modèles prêts à l’emploi, un tableau par défaut pour chaque rôle — et si le widget n’existe pas, vous le décrivez à Lou.
Des rôles taillés pour chaque personne
Créez vos propres rôles utilisateurs : comptable, assistant administratif, coordinateur pédagogique, référent qualité… Rubrique par rubrique, cochez voir, créer, modifier, supprimer, et limitez si besoin aux fiches de la personne. Le menu s’adapte tout seul.
13 modèles de départ, 47 rubriques, et les rôles existants restent inchangés.
Diriger un organisme de formation sans chiffres fiables revient à naviguer au ressenti. Combien d’heures vendues ce trimestre, quel taux de remplissage par session, quelle marge par formation, quel encours facturé non réglé, quels résultats aux évaluations. Loop calcule ces indicateurs à partir des données que vos équipes saisissent déjà dans leur travail quotidien, sans double saisie ni tableur parallèle. Vous consultez l’activité en temps réel et vous exportez ce dont vous avez besoin pour vos réunions, vos financeurs et votre bilan pédagogique et financier.
Une chaîne continue de la demande au règlement
Le quotidien d’un organisme suit toujours la même trajectoire : une demande arrive, un devis part, une convention est signée, une session se planifie, des apprenants s’inscrivent, la formation se déroule et se prouve, une facture est émise, un règlement arrive. Le problème n’est pas chacune de ces étapes, mais les ruptures entre elles, où l’information doit être ressaisie ailleurs.
Quand cette chaîne est tenue par un seul outil, la donnée entre une fois et circule. L’intitulé exact de la formation, les dates, le tarif, le financeur et le signataire se retrouvent partout où ils sont attendus. C’est ce qui explique le gain de temps réellement constaté : il ne vient pas d’une étape accélérée, mais de toutes les recopies qui disparaissent entre les étapes.
Piloter le remplissage, la marge et le recouvrement
Trois familles d’indicateurs structurent le pilotage d’un organisme. Le remplissage vous dit si vos sessions atteignent le seuil de rentabilité et lesquelles peinent à se constituer. L’économique vous dit ce que chaque formation rapporte une fois les coûts formateurs et les frais logistiques déduits. Le financier vous dit ce qui a été facturé, ce qui a été encaissé et ce qui traîne.
Suivis séparément, ces indicateurs se contredisent souvent : une formation très demandée peut être peu rentable, une session rentable peut générer des impayés récurrents avec un financeur particulier. Réunis dans un même outil, ils vous permettent d’arbitrer votre catalogue, de fermer une action qui ne trouve pas son public et de concentrer l’effort commercial là où l’organisme gagne réellement de l’argent.
Des indicateurs alimentés par le travail quotidien
La faiblesse des tableurs de suivi tient à leur alimentation : quelqu’un doit les remplir, et ce quelqu’un finit toujours par prendre du retard. Dans Loop, l’inscription, l’émargement, la facture et le questionnaire de satisfaction produisent directement la donnée. Le tableau de bord ne demande donc aucun travail de mise à jour : il reflète l’état réel du système à l’instant où vous l’ouvrez.
Cette continuité change aussi la fiabilité des discussions internes. Quand un responsable pédagogique et un responsable commercial regardent le même écran, ils ne débattent plus de la validité des chiffres mais de ce qu’il faut décider. Les écarts entre le prévisionnel et le réalisé apparaissent tôt, au moment où il est encore possible de remplir une session ou de reporter une ouverture.
Les points à retenir
- Taux de remplissage par sessionVous repérez tôt les sessions sous le seuil de rentabilité et décidez en connaissance de cause de relancer, de fusionner ou de reporter une ouverture.
- Suivi de la facturationMontants facturés, encaissés et restant dus, ventilés par client et par financeur, pour identifier rapidement les dossiers qui immobilisent votre trésorerie.
- Résultats des évaluationsLes retours à chaud et à froid sont agrégés par formation et par formateur, ce qui alimente vos décisions pédagogiques et vos preuves qualité.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
- Espaces apprenant, formateur, entrepriseChaque interlocuteur accède seul à ce qui le concerne, ce qui réduit fortement les sollicitations quotidiennes adressées à l’équipe administrative.
Une direction qui prépare son comité mensuel
La dirigeante d’un organisme d’une quinzaine de formateurs consacrait deux jours par mois à préparer sa revue d’activité : extraire les inscriptions, recouper avec la facturation, demander au comptable l’état des règlements, compiler les retours de satisfaction. Avec Loop, elle ouvre le tableau de bord en début de réunion et parcourt les mêmes sujets avec des chiffres à jour. Elle repère une session de septembre à quatre inscrits, décide de la relancer auprès de deux entreprises clientes, et constate qu’une formation réglementaire concentre l’essentiel des retards de règlement d’un même financeur. Le temps auparavant consacré à la préparation sert désormais à traiter ces deux sujets, et la réunion porte sur les décisions plutôt que sur la fiabilité des sources.
Questions fréquentes
Peut-on exporter les données vers un tableur pour un traitement spécifique ?
Oui. Les vues peuvent être exportées afin d’être retravaillées dans un tableur, transmises à votre expert-comptable ou intégrées à une présentation. Cela reste utile pour des analyses très particulières ou des formats imposés par un partenaire. La différence avec un suivi tenu uniquement sous tableur, c’est que l’export part de données déjà vérifiées et non d’une recopie manuelle.
Loop remplit-il automatiquement la déclaration du BPF ?
Loop rassemble et met en forme les éléments nécessaires à partir de votre activité enregistrée : heures réalisées, effectifs, origines de financement, produits. La déclaration reste effectuée par votre organisme sur la plateforme officielle, sous votre responsabilité. Le gain porte sur la collecte et la cohérence des données, qui représentent la partie la plus longue et la plus risquée de l’exercice.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
Faut-il installer quelque chose sur nos ordinateurs ?
Non. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation ni serveur à administrer. Vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client, avec les mêmes données à jour. L’émargement numérique fonctionne également sur tablette et sur smartphone, ce qui évite d’imprimer puis de scanner des feuilles de présence en fin de session.
