Le planning des sessions s’affiche au mois, en frise ou en agenda complet. Incluez ou excluez un ou plusieurs programmes, ou alignez le widget sur les règles du bloc Sessions de l’accueil.
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« Planning des sessions filtré par programme » fait partie du module Pilotage & personnalisation de Loop Formations, aux côtés de Périodes glissantes au choix, Périmètre « les miens » et Modèles de tableaux prêts à l’emploi.
Le planning est le point où se rencontrent toutes les contraintes d’un organisme : disponibilité des formateurs, capacité des salles, dates imposées par les entreprises clientes, alternance des périodes en centre et en entreprise. Loop Formations réunit ces éléments dans un calendrier partagé où chaque session porte ses séances, ses intervenants, ses lieux et ses inscrits. Les modifications se répercutent sur les convocations, l’émargement et le suivi, ce qui évite tout décalage entre ce qui est prévu et ce qui est réellement organisé.
Le programme comme source unique de vérité
Dans beaucoup d’organismes, le même programme existe en trois versions : le document envoyé aux clients, la page du site et la fiche remise en salle. Elles finissent par diverger, et c’est presque toujours la plus ancienne qui arrive entre les mains d’un auditeur ou d’une entreprise cliente exigeante.
En décrivant le programme une seule fois dans Loop, vous alimentez à partir de la même source les propositions commerciales, les documents contractuels, les convocations et la publication en ligne. Une révision d’objectifs ou de durée se répercute là où elle doit l’être, et vous savez quelle version faisait foi à une date donnée.
Éviter les doubles réservations de formateur et de salle
Les conflits d’agenda coûtent cher : un formateur positionné sur deux sessions le même matin, une salle réservée deux fois, une journée programmée un jour férié. Le calendrier signale ces situations au moment de la planification, quand la correction reste simple et sans conséquence pour les participants déjà convoqués.
Les disponibilités des formateurs, internes comme indépendants, se déclarent dans l’outil et deviennent visibles par la personne qui planifie. Pour un organisme multi-centres, le calendrier se filtre par site, par salle ou par intervenant, ce qui permet de répartir la charge sans passer par des échanges de messages entre coordinateurs de sites différents.
Une session, ses séances et ses contraintes
Une session n’est pas une simple date : c’est une suite de séances, avec des horaires, des lieux, des formateurs et parfois des modalités différentes d’une journée à l’autre. Loop descend à ce niveau de détail, ce qui permet de gérer des parcours longs, discontinus ou alternés sans multiplier artificiellement les sessions dans votre base.
Cette granularité sert ensuite partout : les convocations reprennent les horaires réels, l’émargement suit les demi-journées effectives, la facturation s’appuie sur les heures réalisées. Vous décrivez le calendrier une seule fois et les documents qui en découlent restent cohérents entre eux, y compris lorsqu’une séance est déplacée en cours de parcours.
Les points à retenir
- Répercussion sur les documentsUn changement de date met à jour les calendriers des apprenants et des formateurs et permet de réémettre les convocations concernées sans aucune ressaisie.
- Calendrier partagé multi-vuesLe planning se consulte par formateur, par salle, par site ou par session, avec des filtres qui permettent à chaque coordinateur de travailler sur son propre périmètre.
- Détection des conflitsUn formateur ou une salle déjà occupés sur le même créneau sont signalés au moment de la planification, avant que les convocations ne partent vers les participants.
- Rédaction assistée par IAUne IA rédactionnelle propose une première trame de programme ou de descriptif que vous corrigez ensuite, ce qui raccourcit sensiblement la création d’une nouvelle offre.
- Rubriques structuréesObjectifs, public, prérequis, durée, modalités, moyens et évaluation disposent chacun de leur champ, ce qui rend visibles les programmes incomplets avant qu’un auditeur ne les signale.
Un CFA qui alterne périodes en centre et en entreprise
Ce CFA gère des groupes dont le calendrier alterne semaines en centre et semaines en entreprise, avec des rythmes qui varient selon les branches professionnelles. Le planning annuel était construit dans un tableur puis recopié dans les convocations, les feuilles d’émargement et les documents envoyés aux employeurs, avec des versions qui finissaient toujours par diverger. En décrivant les séances une seule fois dans Loop, la coordinatrice obtient un calendrier consultable par les alternants, par les formateurs et par les tuteurs en entreprise. Quand une semaine de centre est déplacée, la modification est faite à un seul endroit et les trois publics voient la même information. Les visites en entreprise se planifient dans le même calendrier, ce qui évite de les programmer pendant une période de présence au centre.
Questions fréquentes
Les formateurs indépendants peuvent-ils indiquer leurs disponibilités ?
Oui, chaque formateur dispose d’un espace où il consulte ses sessions et où ses disponibilités sont visibles par la personne qui planifie. Cela remplace les échanges de messages en début de trimestre pour savoir qui est libre. Il y retrouve également ses séances, ses listes de participants, ses évaluations à corriger et ses documents, sans accéder aux données commerciales de l’organisme.
Comment gérer une session à la fois en présentiel et à distance ?
La modalité se définit au niveau de la séance et non de la session : vous alternez donc journées en salle et classes virtuelles dans un même parcours. La visioconférence intégrée permet de tenir les séances à distance sans outil externe, et l’émargement suit la même logique dans les deux cas. Les convocations indiquent la modalité et le lieu ou le lien correspondant à chaque journée.
Comment gérer les formations sur mesure pour une entreprise ?
Vous partez du programme catalogue le plus proche et vous le déclinez en version intra, avec ses propres objectifs, sa durée et ses modalités. La déclinaison reste rattachée au programme d’origine, ce qui évite de multiplier des fiches indépendantes et de perdre la vue d’ensemble de votre offre. Les sessions créées à partir de cette déclinaison conservent les particularités négociées avec l’entreprise cliente.
Que faut-il faire figurer dans un programme en vue d’un audit ?
Les attendus portent notamment sur les objectifs exprimés en termes de compétences, le public concerné, les prérequis, la durée, les modalités et délais d’accès, les moyens pédagogiques, les modalités d’évaluation et les conditions d’accessibilité. Loop structure ces rubriques pour que rien ne soit oublié. Reportez-vous au référentiel et aux attentes de votre certificateur pour le niveau de détail, qui varie selon les prestations délivrées.
