Le CFA
Il recrute, forme, suit l'apprenti, monte le dossier et facture l'OPCO. Il doit avoir un numéro de déclaration d'activité, être certifié Qualiopi pour l'apprentissage et préparer à des certifications inscrites au RNCP.
Guide métier Alternance
Le contrat d'apprentissage, de A à Z, côté CFA et côté OPCO
Qui fait quoi, quand l'argent arrive, ce que l'OPCO vérifie, et ce que votre logiciel peut envoyer directement à l'OPCO. Avec les règles de financement en vigueur depuis juillet 2025.
- Décret du 27 juin 2025
- Envoi direct à l'OPCO
- Les 11 OPCO
Les acteurs
Huit acteurs, un seul contrat
Le CFA forme et facture, l'employeur emploie, l'OPCO instruit et paie. Autour, d'autres acteurs fixent les règles ou enregistrent le contrat.
L'apprenti
Salarié de 16 à 29 ans, avec des dérogations (handicap, sportif de haut niveau, projet de création d'entreprise). S'il est mineur, son représentant légal signe aussi.
L'employeur
Il signe le contrat, verse le salaire, désigne le maître d'apprentissage et paie la participation de 750 € pour une certification de niveau 6 ou plus.
Le maître d'apprentissage
Le tuteur en entreprise. Il doit remplir des conditions de diplôme ou d'expérience et encadrer au plus deux apprentis, plus un redoublant.
L'OPCO
Il instruit le contrat, l'enregistre auprès de l'État, finance le CFA et contrôle que la formation a bien eu lieu. L'OPCO compétent est celui de l'employeur, déterminé par sa convention collective.
- Afdas
- Akto
- Atlas
- Constructys
- Ocapiat
- OPCO 2i
- Opcommerce
- OPCO EP
- OPCO Mobilités
- OPCO Santé
- Uniformation
Branches et France Compétences
Elles fixent le niveau de prise en charge (NPEC) de chaque certification. À défaut d'accord de branche, un décret fixe une valeur de référence.
DECA, l'enregistrement
La plateforme de l'État où l'OPCO dépose chaque contrat. Ce dépôt déclenche l'aide à l'embauche de l'employeur, versée par l'ASP.
Employeurs publics : une collectivité, un hôpital ou une administration ne relève pas d'un OPCO. Elle finance elle-même ou passe par le CNFPT. Ces contrats ne passent pas par l'envoi direct à l'OPCO. Les entreprises publiques à caractère industriel et commercial, elles, relèvent bien d'un OPCO.
Le modèle économique
Un financement au contrat, versé en quatre fois
Le CFA n'est pas payé à l'heure de formation. Il reçoit, pour chaque contrat, le montant prévu pour la certification préparée, calculé au jour près.
Le montant
Le NPEC, calculé au jour près
Chaque certification a un niveau de prise en charge annuel. Depuis le 1er juillet 2025, il est proratisé au nombre de jours du contrat : un mois commencé n'est plus dû en entier.
- Formule : NPEC annuel ÷ 365 × nombre de jours du contrat.
- S'y ajoutent les frais annexes (hébergement, restauration, premier équipement, mobilité internationale) et une majoration si l'apprenti est reconnu travailleur handicapé, selon les plafonds de chaque OPCO.
- Participation de l'employeur : 750 € pour une certification de niveau 6 ou plus. Le CFA la facture à l'entreprise après les 45 premiers jours et l'OPCO la déduit de la première avance.
- Reste à charge : si son coût dépasse le NPEC, le CFA peut demander un complément à l'entreprise, sur une facture distincte de la participation de 750 €.
Les délais qui comptent
Le solde se perd si l'on attend trop
Pour la dernière année, le CFA doit envoyer sa facture, l'attestation de réalisation et, le cas échéant, la copie de sa facture de participation dans les quatre mois qui suivent la fin du contrat. Passé ce délai, le solde n'est plus dû.
- Contrat de moins d'un an : l'avance est de 50 %, et c'est sur elle que la participation de l'employeur est déduite.
- CFA déclaré depuis moins de six mois : les avances ne sont versées que sur attestation du début des formations. Le premier versement peut glisser au 3e mois.
- Contrat sur plusieurs années : le solde de chaque année est versé avec l'avance de l'année suivante.
Simulateur
Ce que l'OPCO versera, tranche par tranche
Saisissez le NPEC et les dates du contrat : le calendrier se calcule selon les règles de 2025. Cette estimation ne remplace pas l'échéancier notifié par l'OPCO.
Durée du contrat—
Financement proratisé—
Versé par l'OPCO—
Les frais annexes, la majoration handicap et le reste à charge ne sont pas inclus. Pour une année de moins de douze mois, la répartition du reste après l'avance dépend de l'OPCO.
Le cycle de A à Z
Huit phases, de l'ouverture du CFA au solde
Choisissez une phase : ce que fait chaque acteur, les délais, ce que votre logiciel échange avec l'OPCO et les erreurs qu'on y rencontre le plus souvent.
Les états du dossier
Une fois déposé, le dossier ne suit plus que l'OPCO
Le CFA déclare, l'OPCO instruit, accorde et paie, puis le CFA relit l'état du dossier. Chaque étape franchie ne revient plus en arrière.
Côté CFA : déclarer Côté OPCO : instruire Financement en cours Fin anticipée
Transmettre à l'OPCO
Une règle commune aux 11 OPCO, des accès propres à chacun
Depuis 2020, les OPCO ont défini ensemble une règle commune, appelée Convergence : le logiciel du CFA leur envoie directement les contrats et les factures, et récupère l'avancement de chaque dossier. Plus besoin de tout ressaisir sur le portail de chaque OPCO.
L'éditeur du logiciel
Il obtient un accès auprès de chaque OPCO, d'abord pour des essais puis pour de vrai. Il n'existe pas d'autorisation unique : ce sont onze démarches distinctes.
- C'est à l'éditeur de s'en charger
- Tous les OPCO n'ouvrent pas au même rythme
Le CFA
Il génère sa propre clé CFA sur le portail de chaque OPCO qui finance ses dossiers, puis la confie à son éditeur.
- Une clé par OPCO, rattachée au SIREN
- Valable au moins six mois, à renouveler
- Pour un groupe : demandée par le siège
L'employeur
Il donne au CFA un mandat de gestion, écrit dans un chapitre de la convention de formation. Sans cet accord écrit, l'OPCO ne peut pas enregistrer un contrat envoyé par le logiciel du CFA.
- Il n'a plus à déposer lui-même
- Il garde l'accès au portail de l'OPCO
| Étape | Ce que votre logiciel échange avec l'OPCO | Sens |
|---|---|---|
| Avant tout envoi | Vérifier que votre clé CFA est encore valable pour cet OPCO. | L'OPCO répond |
| Trouver l'OPCOà la signature | L'annuaire commun CFA-Dock indique l'OPCO compétent à partir du SIRET de l'employeur et de sa convention collective. | L'annuaire répond |
| Transmissionsous 5 jours ouvrables | Le contrat, la convention et les documents signés partent en un seul envoi. L'OPCO renvoie son numéro de dossier. | Vous envoyez |
| Instruction20 jours | Votre logiciel récupère l'avancement du dossier, le financement accordé, l'échéancier et le numéro DECA. | L'OPCO répond |
| Facturationpar tranche | La facture d'une tranche ouverte, avec le numéro de dossier, le numéro DECA et un détail dont la somme égale le total. Les avoirs passent aussi par là. | Vous envoyez |
| Règlement | L'état de chaque facture (réglée, rejetée), la date et la référence du virement. | L'OPCO répond |
| Service fait | Le certificat de réalisation d'une tranche, intermédiaire ou final. | Vous envoyez |
| Rupture | La rupture déclarée par l'employeur, puis la fin de formation déclarée par le CFA, avec les frais ajustés. | Vous envoyez |
| Avenant | Le dossier complet est renvoyé, avec le code d'avenant et son numéro. | Vous envoyez |
| Pièces annexes | Convention seule, convention de réduction de durée, justificatif de mobilité, copie de la facture de participation… | Vous envoyez |
L'envoi direct complète le portail de l'OPCO, il ne le remplace pas. Les informations de l'OPCO arrivent avec un temps de décalage : votre logiciel doit les consulter régulièrement. Et si un envoi semble ne pas avoir abouti, vérifiez d'abord que le dossier n'est pas déjà arrivé avant de le renvoyer.
Les imprévus
Rupture, avenant, changement d'employeur
Tous les contrats ne vont pas à leur terme. Chaque situation a sa propre conséquence sur le financement.
Rupture pendant les 45 premiers jours
Pendant les 45 premiers jours de formation pratique en entreprise, l'employeur ou l'apprenti peut rompre librement. Le financement est proratisé et la participation de l'employeur tombe à 50 % du montant proratisé, dans la limite de 750 €.
Rupture après 45 jours
Commun accord, démission (avec un passage par le médiateur consulaire), licenciement, ou obtention anticipée du diplôme.
- L'employeur déclare la rupture à l'OPCO
- Le CFA déclare la fin de formation et les frais ajustés
- L'OPCO recalcule et réduit l'échéancier
- Le CFA facture le solde réel, ou rembourse un trop-perçu
L'apprenti reste en formation
Après une rupture, il peut poursuivre au CFA pendant six mois au plus comme stagiaire de la formation professionnelle, le temps de trouver un nouvel employeur. Ce maintien est financé au prorata.
Nouvel employeur
Ce n'est pas un avenant mais un nouveau contrat, déposé comme tel. Pour une certification de niveau 6 ou plus, le nouvel employeur doit une participation de 200 €.
Le type de contrat indiqué sur le Cerfa
Il dit à l'OPCO s'il instruit un premier contrat, une succession ou un avenant. Un avenant se transmet comme un nouveau dossier complet, avec son numéro d'avenant. Vérifiez les libellés exacts sur la notice du Cerfa en vigueur.
11Premier contrat d'apprentissage de l'apprenti
21Nouveau contrat, précédent contrat terminé chez le même employeur
22Nouveau contrat, précédent contrat terminé chez un autre employeur
23Nouveau contrat après la rupture du précédent
31Avenant : changement de la situation juridique de l'employeur
33Avenant : prolongation après un échec à l'examen
34Avenant : prolongation pour un apprenti reconnu travailleur handicapé
35Avenant : changement du diplôme préparé
36–38Avenants : autres changements, lieu d'exécution, lieu de formation
Points de vigilance
Ce qui ne passe pas par l'OPCO, et ce qui fait échouer un dossier
L'envoi direct transmet les dossiers et rapporte leur avancement. Une partie du cycle reste à gérer à côté, et la plupart des rejets viennent de quelques erreurs récurrentes.
L'aide à l'embauche
Déclenchée par l'enregistrement dans DECA et versée par l'ASP à l'employeur. Le CFA n'y intervient pas.
Les factures à l'entreprise
Participation de 750 € et reste à charge : le CFA les facture directement à l'employeur. Seule la copie de la participation remonte à l'OPCO.
Le suivi pédagogique
Assiduité, livret d'apprentissage, visites en entreprise, échanges avec le maître d'apprentissage : ils nourrissent les certificats, mais restent au CFA.
La médiation
Litiges et démissions passent par le médiateur de la chambre consulaire (CCI, CMA, Chambre d'agriculture).
Les obligations annuelles
Bilan pédagogique et financier, comptabilité analytique transmise à France Compétences, indicateurs InserJeunes, audits Qualiopi.
Les employeurs publics
Hors OPCO, donc hors envoi direct : ces contrats et leur financement se traitent avec l'employeur public ou le CNFPT.
Le mauvais OPCO
Une convention collective erronée ou le SIRET d'un autre établissement, et le dossier part chez le mauvais OPCO. Vérifiez avec l'annuaire avant chaque envoi.
Le délai de 5 jours
L'obligation pèse sur l'employeur, mais c'est le CFA qui transmet et qui supporte le retard. Faites signer avant le premier jour du contrat.
Un Cerfa incohérent
NIR incomplet, formation qui commence plus de 3 mois après le contrat, salaire sous le minimum, maître d'apprentissage non conforme, plus de 50 heures par semaine. Ce sont les rejets les plus fréquents.
Une facture trop tôt
Une facture datée d'avant l'ouverture de la tranche, ou dont les lignes ne correspondent pas au total, est rejetée. Ne facturez que ce que l'OPCO a ouvert.
Le solde oublié
Facture finale et attestation de réalisation après le délai de 4 mois : le solde n'est plus dû.
Une rupture non déclarée
Sans déclaration de fin de formation, l'échéancier reste faux et le trop-perçu devra être remboursé. Déclarez dès que vous apprenez la rupture.
Une clé CFA expirée
Plus aucun échange avec cet OPCO. Notez la date d'expiration de chaque clé et renouvelez-la à l'avance.
Un dossier envoyé deux fois
Une réponse perdue suivie d'un nouvel envoi crée un doublon chez l'OPCO. Vérifiez l'état du dossier avant de renvoyer.
Questions fréquentes
Les questions qu'on se pose vraiment
Qui doit transmettre le contrat à l'OPCO : le CFA ou l'employeur ?
La loi en charge l'employeur, au plus tard dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début du contrat. En pratique, c'est le plus souvent le CFA qui transmet, grâce au mandat de gestion écrit dans la convention de formation. Ce mandat est indispensable pour transmettre directement depuis le logiciel du CFA.
Combien de temps l'OPCO a-t-il pour répondre ?
20 jours à compter de la réception d'un dossier complet. S'il demande un complément, le délai ne court plus tant que la pièce manque. Une fois l'instruction faite, l'OPCO dépose le contrat dans DECA et notifie le financement accordé.
Le CFA peut-il recalculer lui-même son échéancier ?
Il peut l'estimer, mais l'échéancier qui fait foi est celui de l'OPCO. Le CFA facture les tranches que l'OPCO a ouvertes, aux montants qu'il a notifiés, et relit les mises à jour après chaque événement (rupture, avenant).
Une seule clé CFA suffit-elle pour tous les OPCO ?
Non. Le CFA génère une clé sur le portail de chaque OPCO qui finance ses dossiers. Chaque clé est liée au SIREN, donc valable pour tous les établissements, et dure au moins six mois.
Que devient la participation de 750 € si le contrat est rompu tôt ?
Si la rupture intervient pendant les 45 premiers jours en entreprise, la participation est réduite à 50 % du montant de prise en charge proratisé, dans la limite de 750 €. Si l'apprenti signe ensuite avec un autre employeur, celui-ci doit 200 €.
Faut-il un certificat de réalisation pour chaque tranche ?
L'avance n'en demande pas, sauf pour un CFA déclaré depuis moins de six mois. Les tranches suivantes sont versées sur justification de la réalisation. Le solde exige l'attestation finale dans les 4 mois qui suivent la fin du contrat.
Ce qu'il faut retenir
Le CFA déclare, l'OPCO instruit et paie, le CFA relit. Un dossier bien préparé avant la signature fait gagner des semaines de trésorerie.
- Le bon OPCO, vérifié avant l'envoi
- Le mandat de gestion dans la convention
- Transmis sous 5 jours ouvrables
- Facturé tranche par tranche, soldé sous 4 mois
- Sources :
- Centre Inffo, décret n° 2025-585 du 27 juin 2025
- Akto, ce qui a changé en 2025 · FFBâtiment, nouvelles modalités de financement
- CFA-Dock, règle commune d'échange des OPCO · Afdas, guide des échanges entre le CFA et l'OPCO
Guide métier alternance · mis à jour le 13 octobre 2026 · les montants et délais sont donnés à titre indicatif et ne remplacent pas les notifications de l'OPCO