Créez autant de rôles que de métiers dans votre organisme, attribuez-les à plusieurs comptes, et modifiez-les à tout moment.
Voir les rôles personnalisés →
« Rôles utilisateurs personnalisés » fait partie du module Pilotage & personnalisation de Loop Formations, aux côtés de Tableau de bord d’accueil à widgets, Tableau par défaut pour chaque rôle et Droits rubrique par rubrique.
Dès qu’un organisme dépasse un lieu unique, la gestion se complique : chaque antenne a ses sessions, ses formateurs, ses salles et ses clients, mais la direction a besoin d’une vision consolidée et de règles communes. Loop permet de structurer cette organisation dans un seul environnement, avec des périmètres clairs et des droits différenciés. Chaque équipe travaille sur son activité sans se gêner, la direction consulte l’ensemble, et le catalogue comme les modèles de documents restent cohérents d’un site à l’autre.
Un environnement commun, des périmètres distincts
La tentation, lorsqu’une structure grandit, consiste à ouvrir un outil par antenne. Le calme dure quelques mois, jusqu’aux premières questions transversales : combien d’heures avons-nous réalisées au total, ce formateur intervient-il ailleurs, ce client a-t-il déjà été démarché par une autre équipe. Réunir l’activité dans un environnement unique, avec des périmètres bien délimités, évite cette fragmentation.
Concrètement, chaque centre retrouve son planning, ses sessions et ses inscriptions sans être noyé par celles des autres. Les référentiels partagés, catalogue, modèles de documents, règles de facturation, restent définis une fois pour l’ensemble. Vous obtenez ainsi l’autonomie opérationnelle dont les équipes ont besoin, sans perdre l’homogénéité qui fait la crédibilité de l’organisme vis-à-vis de ses clients.
Des droits qui reflètent réellement les responsabilités
Tout le monde n’a pas à voir tout. Un formateur a besoin de ses sessions, de ses apprenants et de ses émargements. Un assistant administratif gère les dossiers de son centre. Un responsable de site suit son activité et ses résultats. La direction et la comptabilité accèdent aux données financières consolidées. Ces rôles se traduisent dans le logiciel par des accès différenciés.
Cette granularité sert autant la sécurité que le confort de travail. Elle limite l’exposition des données personnelles et des informations commerciales sensibles, ce qui rejoint vos obligations en matière de protection des données. Elle réduit aussi les erreurs : un utilisateur ne peut pas modifier par inadvertance une session ou une facture qui relève d’un autre centre, situation classique dans les outils où chacun voit tout.
Une chaîne continue de la demande au règlement
Le quotidien d’un organisme suit toujours la même trajectoire : une demande arrive, un devis part, une convention est signée, une session se planifie, des apprenants s’inscrivent, la formation se déroule et se prouve, une facture est émise, un règlement arrive. Le problème n’est pas chacune de ces étapes, mais les ruptures entre elles, où l’information doit être ressaisie ailleurs.
Quand cette chaîne est tenue par un seul outil, la donnée entre une fois et circule. L’intitulé exact de la formation, les dates, le tarif, le financeur et le signataire se retrouvent partout où ils sont attendus. C’est ce qui explique le gain de temps réellement constaté : il ne vient pas d’une étape accélérée, mais de toutes les recopies qui disparaissent entre les étapes.
Les points à retenir
- Consolidation pour la directionLes indicateurs se lisent centre par centre ou en cumulé, avec les mêmes définitions partout, ce qui rend les comparaisons exploitables.
- Périmètres par centreChaque antenne dispose de son planning, de ses sessions et de ses dossiers, sans être encombrée par l’activité des autres implantations de l’organisme.
- Rôles et droits différenciésFormateur, assistant, responsable de site, direction, comptabilité : chaque profil accède aux informations utiles à sa mission et à rien de plus.
- Tarif unique tout inclusÀ partir de 99 € HT par mois, tout inclus, avec un essai gratuit de quatorze jours sans carte bancaire pour tester sur votre activité réelle.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
Un réseau de quatre centres régionaux
Cet organisme dispose de quatre implantations, chacune avec une assistante et un responsable local. Historiquement, chaque site tenait ses plannings dans son propre fichier et facturait avec ses propres modèles, ce qui produisait des conventions différentes selon la région et des remontées mensuelles laborieuses. La direction met en place dans Loop un périmètre par centre, un catalogue commun et une bibliothèque de modèles unique. Les assistantes continuent de gérer leurs sessions comme avant, mais avec des documents identiques d’un site à l’autre. Le siège consulte les indicateurs par centre et en cumulé, sans réclamer d’extraction à personne. Lorsqu’un formateur spécialisé intervient pour deux régions, son planning reste unique, ce qui met fin aux réservations concurrentes qui obligeaient auparavant à décaler une session au dernier moment.
Questions fréquentes
Un responsable de site peut-il voir les données financières des autres ?
Cela dépend des droits que vous lui accordez. Le principe recommandé consiste à limiter chaque responsable à son périmètre et à réserver la vue consolidée à la direction et à la comptabilité. Cette approche protège les informations sensibles, simplifie la lecture pour l’utilisateur et correspond au principe de minimisation attendu en matière de protection des données personnelles.
Comment gérer un formateur qui intervient pour plusieurs antennes ?
Il est rattaché aux centres concernés et conserve un profil unique. Son planning agrège ses interventions, ce qui rend visibles les conflits de disponibilité avant qu’ils ne deviennent problématiques. Chaque centre voit les sessions qui le concernent. Cette organisation évite la situation fréquente où deux équipes positionnent le même intervenant sur la même journée sans le savoir.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
Faut-il installer quelque chose sur nos ordinateurs ?
Non. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation ni serveur à administrer. Vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client, avec les mêmes données à jour. L’émargement numérique fonctionne également sur tablette et sur smartphone, ce qui évite d’imprimer puis de scanner des feuilles de présence en fin de session.
