Automatisez la génération de tous vos documents administratifs : conventions, attestations, convocations, certificats… Loop Formation intègre un éditeur de modèles puissant, un système de balises dynamiques et la signature électronique illimitée avec valeur probante.
Éditeur Word intégré
L’éditeur Word intégré vous permet de modifier vos templates de documents directement dans Loop, sans logiciel externe. Importez vos modèles au format DOCX ou partez des modèles fournis. Les PDF remplissables sont également supportés pour les Cerfa et formulaires officiels.
Plus de 300 balises dynamiques
Insérez des balises dynamiques dans vos documents : nom de l’apprenant, dates de formation, durée, lieu, montant, numéro de convention… Lors de la génération, chaque balise est remplacée par les vraies données. Vous créez UN modèle qui génère des documents personnalisés pour chaque apprenant.
Génération et téléchargement
La génération en un clic produit instantanément le document personnalisé. Exportez en PDF ou Word selon vos besoins. Le téléchargement en lot génère un ZIP avec tous les documents d’une session, organisés par apprenant.
Signature électronique illimitée
La signature électronique est intégrée nativement et illimitée. Proposez la signature tripartite (apprenant, organisme, entreprise) pour vos conventions. Chaque signature génère un certificat d’authenticité téléchargeable, garantissant la valeur probante légale.
Le QR code intégré aux documents permet de vérifier l’authenticité d’un document signé à tout moment.
Drive intégré
Le Drive Loop vous permet de créer une arborescence de dossiers pour organiser vos ressources. Les dossiers par session se créent automatiquement et sont accessibles aux formateurs concernés. Le partage sécurisé donne accès aux bons documents aux bonnes personnes.
Tous types de documents
Gérez tous vos documents administratifs : attestation d’entrée/sortie, convention de formation, règlement intérieur, certificat de réalisation, feuilles d’émargement, devis, factures… Créez plusieurs variantes de chaque document (ex: un modèle de facture pour France Travail, un autre générique).
Documents partout
Le module Documentaire génère les pièces du module Gestion Administrative (conventions, attestations), les factures du module Gestion Financière, les émargements du module Émargement, et les preuves du module Qualité & Conformité. Les documents sont envoyés automatiquement par le module Communication.
La gestion documentaire de Loop Formations traite la production, le classement et la mise à disposition des documents de votre activité. Vous paramétrez des modèles une seule fois, avec vos mentions et vos champs automatiques, puis chaque document se génère avec les données réelles du dossier. Les pièces produites se rangent d’elles-mêmes au bon endroit, restent accessibles aux profils concernés et conservent leur date de production et leur statut de signature. Vous cessez de gérer des versions de fichiers dans des répertoires partagés et des boîtes mail.
Des modèles paramétrés une fois pour toutes
Le travail documentaire d’un organisme se répète : les mêmes types de pièces, avec les mêmes mentions, seules les données changent. Plutôt que de dupliquer un ancien fichier et d’écraser les informations du précédent client, vous définissez des modèles portant votre identité, vos formulations habituelles et des champs qui se remplissent automatiquement depuis la session, l’apprenant, l’entreprise et le financement.
Le bénéfice est immédiat sur deux plans. La production devient rapide, puisqu’il n’y a plus de recopie. Surtout, elle devient fiable : plus de nom de client oublié dans un document réutilisé, plus de montant obsolète, plus de mention manquante. Lorsque vos formulations évoluent, vous modifiez le modèle et les documents suivants en tiennent compte sans reprise manuelle.
Un classement automatique, pas un répertoire partagé
La perte de temps ne vient pas seulement de la rédaction, mais de la recherche. Dans un répertoire partagé, un document existe en plusieurs versions, dans plusieurs dossiers, avec des noms de fichiers hétérogènes. Ici, chaque pièce est rattachée à l’objet qu’elle concerne : un apprenant, une session, une entreprise cliente. On ne cherche plus un fichier, on ouvre un dossier.
Ce classement inclut les documents que vous n’avez pas produits dans la plateforme. Une pièce reçue d’un financeur, un justificatif transmis par un apprenant ou un devis externe peuvent être joints au bon dossier. L’objectif est qu’aucune information utile ne reste dans la boîte mail d’une seule personne, situation qui devient bloquante dès qu’un collègue est absent.
Diffuser sans envoyer des pièces jointes
Une part des documents n’a pas besoin d’être envoyée : elle doit être disponible. Les espaces dédiés donnent accès aux pièces qui concernent chaque profil, l’apprenant à ses documents et ses attestations, l’entreprise cliente à ses conventions et ses factures, le formateur aux éléments de ses sessions. La demande de duplicata, qui occupe souvent une part importante des sollicitations, se règle en autonomie.
Cette organisation sert aussi la conformité et la protection des données. Chaque profil ne voit que ce qui le concerne, les accès sont différenciés, et l’hébergement en France s’inscrit dans un cadre conforme au RGPD. Vous limitez ainsi la circulation de pièces jointes contenant des données personnelles dans des messageries dont vous ne maîtrisez ni la sécurité ni la durée de conservation.
Les points à retenir
- Modèles personnalisablesIdentité, mentions et formulations propres à votre organisme, avec des champs qui se remplissent automatiquement depuis la session, l’apprenant et le financement.
- Génération sans ressaisieChaque document reprend les données réelles du dossier, ce qui supprime les erreurs de recopie et les informations héritées d’un ancien fichier dupliqué.
- Classement par dossierLes pièces se rangent automatiquement sur l’apprenant, la session ou l’entreprise concernés : on ouvre un dossier au lieu de chercher un fichier.
- Pièces externes rattachéesJustificatifs reçus, documents de financeurs et pièces transmises par les apprenants peuvent être joints au dossier plutôt que conservés dans une boîte mail.
- Mise à disposition en autonomieChaque profil retrouve ses documents dans son espace dédié, ce qui réduit les demandes de duplicata adressées à l’équipe administrative.
Un organisme submergé par ses répertoires partagés
Un organisme d’une dizaine de personnes stockait ses documents dans une arborescence réseau construite au fil des années : un dossier par entreprise, parfois par année, parfois par formation. Retrouver la convention d’un stagiaire de l’année précédente demandait de connaître l’historique de la structure. Le passage sur Loop a commencé par le paramétrage des modèles de conventions, contrats, convocations et attestations. Les nouvelles sessions produisent désormais leurs pièces automatiquement, rangées sur les dossiers concernés. Les documents anciens jugés utiles ont été rattachés aux apprenants et aux entreprises correspondants. Lorsqu’un financeur demande une pièce, la gestionnaire ouvre le dossier et la retrouve directement, sans solliciter le collègue qui avait traité le dossier à l’époque.
Questions fréquentes
Peut-on créer nos propres types de documents ?
Les modèles utilisés pour les pièces courantes de l’activité de formation se personnalisent avec votre identité, vos mentions et vos champs automatiques. L’objectif est que chaque document produit corresponde à vos usages, sans passer par un traitement de texte externe. Le paramétrage se fait lors de la mise en route, puis n’est repris que lorsque vos formulations ou vos obligations d’information évoluent.
Que faire des documents produits avant la mise en place ?
Vous pouvez rattacher les pièces utiles aux dossiers correspondants pour disposer d’un historique consultable, et conserver le reste en archive de votre côté. En pratique, la plupart des organismes basculent proprement à partir d’une date donnée et ne reprennent que les documents encore actifs, notamment ceux susceptibles d’être demandés par un financeur ou lors d’un audit qualité.
Comment est assurée la protection des données personnelles ?
Les données sont hébergées en France dans un cadre conforme au RGPD, avec des accès différenciés selon les profils : un formateur ne consulte pas les mêmes informations qu’un gestionnaire, et une entreprise cliente n’accède qu’aux dossiers de ses salariés. Cette organisation limite fortement la circulation de pièces jointes contenant des données personnelles dans des messageries que vous ne maîtrisez pas.
En quoi cela diffère-t-il de la gestion administrative ?
La gestion administrative organise le traitement des dossiers : qui doit signer quoi, à quel moment, et quelles étapes restent à réaliser. La gestion documentaire porte sur les documents eux-mêmes : leurs modèles, leur production, leur classement et leur mise à disposition. Les deux se complètent, mais paramétrer correctement vos modèles est une étape en soi, qui conditionne la qualité de tous les dossiers produits ensuite.
