Loop intègre un espace de stockage Drive pour organiser tous vos documents. Créez une arborescence de dossiers adaptée à votre organisation, stockez vos ressources, partagez avec les formateurs.
Arborescence personnalisée
Créez vos dossiers et sous-dossiers comme vous le souhaitez : par année, par domaine de formation, par client. Organisez vos ressources pédagogiques, vos modèles, vos documents administratifs dans une structure claire et logique.
Stockage centralisé
Tous vos fichiers sont accessibles depuis Loop : supports de cours, présentations PowerPoint, documents de référence, images. Plus besoin de chercher sur votre ordinateur ou dans différents services cloud.
Accès depuis l’interface
Le Drive est accessible depuis le menu principal de Loop. Naviguez dans vos dossiers, prévisualisez les fichiers, téléchargez ou partagez. Une recherche rapide vous permet de retrouver n’importe quel document instantanément.
« Drive intégré avec structure de dossiers » fait partie du module Gestion documentaire de Loop Formations, aux côtés de Widgets documents et signatures, Signature tripartie et Export PDF et Word.
La dispersion documentaire est un mal discret : chaque personne stocke ses fichiers là où c’est pratique pour elle, et l’organisme finit par ne plus savoir où se trouve la version à jour d’un support. Le Drive intégré de Loop Formations replace les fichiers à côté des données qu’ils concernent. Vous construisez une arborescence adaptée à votre fonctionnement, vous y déposez ressources pédagogiques et documents administratifs, et l’ensemble reste accessible depuis le même environnement que vos sessions.
Concevoir une arborescence que l’équipe respectera
Une structure de dossiers ne vaut que si elle est adoptée. Le meilleur critère est celui de l’évidence : une personne qui cherche un fichier doit deviner son emplacement sans réfléchir. Cela plaide pour une arborescence peu profonde, organisée autour de vos réalités métier, par exemple les domaines de formation, les clients récurrents ou les années, plutôt qu’autour de l’organigramme.
Fixez également qui crée les dossiers de premier niveau. Sans cette règle, l’arborescence se ramifie en quelques mois et devient aussi confuse que ce qu’elle remplaçait. Deux ou trois personnes référentes suffisent pour arbitrer les ajouts, les autres utilisateurs travaillant à l’intérieur de la structure existante et signalant les besoins nouveaux.
Sortir des pièces jointes et des supports personnels
Un support de cours envoyé par e-mail existe ensuite en autant d’exemplaires qu’il y a de destinataires, et plus personne ne sait lequel est le bon. Les clés USB posent le même problème avec un risque de perte en plus. Centraliser les ressources dans un espace unique supprime cette prolifération : il y a un emplacement de référence, et les autres copies deviennent inutiles.
Ce changement demande un accompagnement bref mais explicite auprès des formateurs. Indiquez où déposer un support mis à jour, comment nommer les versions et qui prévenir en cas de refonte importante d’un module. Ces trois consignes suffisent généralement à faire tenir l’organisation dans la durée, sans procédure documentaire lourde que personne ne lira.
Maîtriser les données personnelles que vous stockez
Un espace de stockage partagé contient rapidement des informations personnelles : listes de participants, coordonnées, documents nominatifs. Le Drive intégré présente l’avantage d’être hébergé en France dans un environnement conforme au RGPD, au même titre que le reste de vos données de gestion, plutôt que dispersé sur des comptes personnels ouverts au fil du temps par différents intervenants.
Profitez de la mise en place pour clarifier ce qui a vocation à être stocké et ce qui n’a rien à y faire. Les supports pédagogiques, les modèles et les documents de session ont leur place ; les copies de pièces d’identité ou les données sensibles collectées sans finalité définie méritent un examen préalable. Cette réflexion vaut aussi comme point d’appui pour votre démarche qualité.
Les points à retenir
- Arborescence libreVous créez dossiers et sous-dossiers selon votre logique de travail : par année, par domaine, par client. La structure suit votre organisation plutôt que l’inverse.
- Ressources centraliséesSupports de cours, présentations, documents de référence et images sont réunis au même endroit, accessibles sans passer par une messagerie ni un service externe.
- Recherche rapideUn moteur de recherche interne permet de retrouver un fichier sans parcourir toute l’arborescence, ce qui compte surtout lorsque le nombre de documents stockés devient réellement important.
- Hébergement en FranceLes fichiers sont conservés dans le même environnement conforme au RGPD que vos données de gestion, sans dispersion sur des comptes personnels ouverts au fil du temps.
- Accessible depuis LoopLe Drive est intégré à l’interface, à côté des sessions et des fiches apprenants. Vous ne changez pas d’outil pour retrouver un support lié à une formation.
Un organisme multi-sites qui centralise ses ressources
Un organisme disposant de trois implantations régionales avait laissé chaque site constituer ses propres ressources pédagogiques. Deux formateurs animaient le même module avec des supports différents, sans que la direction pédagogique en ait connaissance, ce qui posait un problème de cohérence lors des audits. La reprise a commencé par une arborescence commune organisée par domaine de formation, avec un dossier de référence par module. Les formateurs y ont déposé leurs versions, la responsable pédagogique a arbitré et conservé une version de référence par module, les variantes locales étant rangées dans un sous-dossier identifié. Les nouveaux intervenants trouvent désormais le support officiel dès leur première intervention, sans avoir à demander à un collègue de le leur transférer.
Questions fréquentes
Le Drive remplace-t-il un service de stockage cloud classique ?
Il remplace surtout les usages liés à votre activité de formation : supports, documents de session, modèles, ressources partagées avec les formateurs. Son intérêt tient à sa proximité avec les données de gestion, puisque les fichiers se trouvent dans le même environnement que les sessions et les apprenants. Pour des usages sans rapport avec la formation, un service généraliste garde évidemment sa place.
Comment éviter que l’arborescence devienne ingérable avec le temps ?
En limitant le nombre de niveaux et en désignant des personnes responsables des dossiers de premier niveau. La plupart des structures qui deviennent illisibles le sont parce que chacun a pu créer un dossier au moment où il en avait besoin. Prévoyez également un point de revue annuel pour archiver ce qui n’est plus utilisé, comme vous le feriez pour un local de rangement.
Les formateurs externes peuvent-ils accéder aux ressources ?
Oui, via leur espace dédié, en fonction des sessions auxquelles ils sont affectés et des droits que vous leur accordez. C’est précisément l’intérêt d’un espace intégré : l’accès découle du rôle de la personne dans vos sessions plutôt que d’un partage manuel effectué au cas par cas, qu’il faudrait ensuite penser à révoquer.
Où sont hébergés les fichiers déposés dans le Drive ?
Ils sont hébergés en France, dans le même cadre conforme au RGPD que l’ensemble des données de votre organisme sur Loop Formations. C’est un point à mentionner dans votre registre de traitements et dans les échanges avec les entreprises clientes, dont les services juridiques posent de plus en plus régulièrement la question de la localisation des données.
