Les modèles de la Bibliothèque ne se modifient pas : « Personnaliser » en crée une copie dans Ma bibliothèque, que vous adaptez librement.
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« Personnaliser un modèle par copie » fait partie du module Gestion documentaire de Loop Formations, aux côtés de Templates de documents personnalisables, Certificats d’authenticité pour signatures et Export PDF et Word.
Les convocations et les attestations encadrent le parcours : les unes annoncent le déroulement pratique de la formation, les autres en constituent la trace remise à l’apprenant, à l’entreprise et au financeur. Ce sont des documents répétitifs, produits en série, et c’est précisément pour cela qu’ils consomment un temps administratif considérable. Loop Formations les génère par lot à partir des sessions et des présences, les met à disposition, et conserve chaque document émis dans le dossier concerné.
Le bon document au bon destinataire
Une même session génère des documents destinés à des publics différents : l’apprenant reçoit sa convocation et son attestation, l’entreprise cliente attend un justificatif pour son dossier interne, le financeur demande parfois un état récapitulatif. Chacun n’a pas vocation à recevoir l’ensemble des pièces produites.
Les espaces dédiés simplifient cette distribution : l’apprenant retrouve ses documents dans son espace, l’entreprise les siens dans le sien, sans envois multiples ni pièces jointes qui se perdent. Les données restent hébergées en France et accessibles aux seules personnes habilitées, ce qui répond aux exigences du RGPD sur des documents contenant des informations personnelles.
Produire par lot plutôt qu’un document à la fois
Convoquer quinze participants revient traditionnellement à fusionner un document type avec une liste, à vérifier les dates, puis à envoyer quinze messages. L’opération se répète à chaque session et à chaque report. Loop produit ces documents pour l’ensemble d’un groupe en une seule opération, à partir du calendrier réel des séances programmées.
Le gain n’est pas seulement du temps : c’est la disparition des erreurs de fusion, du participant oublié et de la convocation portant encore l’ancienne salle. Lorsque le planning change, vous réémettez les convocations concernées à partir des données actualisées, au lieu de corriger à la main un document déjà envoyé.
Signature électronique et archivage des pièces
La signature électronique intégrée évite les allers-retours par courrier et les scans de mauvaise qualité. Vous envoyez le document au signataire, il signe depuis son ordinateur ou son téléphone, la version signée revient directement dans le dossier de la session. Le suivi affiche en clair qui a signé, qui ne l’a pas encore fait, et depuis combien de temps le document attend.
Chaque pièce est ensuite conservée au bon endroit, rattachée à la session, à l’apprenant et à l’entreprise concernés. Vous retrouvez un document sans fouiller une boîte mail : vous ouvrez le dossier, tout y est. Cette organisation devient déterminante lorsqu’un financeur réclame plusieurs mois après la fin d’une action une pièce que vous devez fournir rapidement.
Les points à retenir
- Mise à disposition dans les espacesApprenants et entreprises retrouvent leurs documents dans leur espace dédié, ce qui réduit les demandes de duplicata adressées au secrétariat plusieurs mois après.
- Génération par groupeLes convocations et attestations se produisent pour toute une session en une opération, à partir des dates, des lieux et des participants déjà enregistrés.
- Modèles à votre imageLes documents reprennent votre logo, vos mentions et votre formulation habituelle, définis une fois, sans reprise de mise en page à chaque nouvelle émission.
- Classement par dossierChaque pièce reste attachée à la session, à l’apprenant et au client, et se retrouve en quelques secondes plusieurs mois après la fin de l’action.
- Bibliothèque de modèlesConventions, contrats, convocations, attestations et certificats regroupés au même endroit, avec vos mentions et votre charte graphique appliquées partout.
Un organisme enchaînant des sessions courtes chaque semaine
Cet organisme réalise des formations d’une à trois journées, avec plusieurs groupes par semaine et une forte rotation de participants. Le volume de documents à produire constituait la principale charge administrative : convocations le vendredi pour la semaine suivante, attestations dans les jours qui suivaient chaque session, sans compter les demandes de duplicata. Une assistante y consacrait une part importante de son temps, et les oublis devenaient inévitables en période de pointe. En générant les documents par session à partir du planning et des émargements, la production tient désormais en quelques opérations groupées. Les duplicata ne passent plus par le secrétariat, puisque les apprenants retrouvent leurs attestations dans leur espace. Le temps libéré a été redéployé sur le suivi des dossiers de financement.
Questions fréquentes
Comment retrouver une attestation émise il y a deux ans ?
Chaque document émis reste rattaché au dossier de l’apprenant et à la session concernée, avec sa date d’émission. La recherche se fait par nom, par session ou par période, et le document est remis tel quel, sans être reconstitué. Le cas est fréquent : un ancien stagiaire réclame un justificatif pour un dossier professionnel, parfois longtemps après la fin de sa formation.
Les documents sont-ils envoyés automatiquement ?
L’envoi peut être déclenché par une automatisation, par exemple à l’approche du démarrage pour les convocations ou après la clôture de la session pour les attestations. Vous gardez la possibilité de contrôler avant envoi, ce qui reste recommandé lorsque des dossiers de présence sont incomplets. Les documents restent dans les espaces dédiés, ce qui garantit leur disponibilité même si un courriel a été manqué.
Les documents restent-ils accessibles après la fin de la session ?
Oui. Les pièces demeurent rattachées à la session, à l’apprenant et à l’entreprise, et restent consultables après la clôture. C’est indispensable pour répondre à une demande d’un financeur, pour préparer une visite d’audit ou pour rééditer une attestation qu’un ancien stagiaire a égarée. Vous pouvez également les exporter si vous souhaitez en conserver une copie sur vos propres serveurs.
Comment être sûr qu’un modèle modifié n’altère pas les documents déjà signés ?
Une modification de modèle ne s’applique qu’aux documents générés ensuite. Les pièces déjà produites et signées conservent leur contenu d’origine, avec la date et les signatures associées. Vous pouvez donc faire évoluer vos mentions au fil des changements réglementaires ou commerciaux sans craindre de réécrire l’historique de vos engagements contractuels passés.
