Gagnez du temps en téléchargeant plusieurs documents en une seule opération. Loop génère une archive ZIP contenant tous les documents sélectionnés, parfait pour les envois groupés ou l’archivage de fin de session.
Sélection multiple
Depuis une session de formation, sélectionnez plusieurs apprenants et choisissez le type de document à générer (conventions, attestations…). Loop génère un document par apprenant et les regroupe dans un fichier ZIP téléchargeable.
Tous les documents d’une session
Téléchargez l’ensemble des documents administratifs d’une session en une seule opération : toutes les conventions, toutes les attestations, toutes les feuilles d’émargement. Idéal pour constituer le dossier complet d’une formation.
Nommage automatique
Les fichiers dans l’archive sont nommés automatiquement de manière explicite : « Convention_NOM_Prenom_Formation.pdf ». Vous retrouvez facilement chaque document sans avoir à les ouvrir un par un.
« Téléchargement en Lot des documents (Zip) » fait partie du module Gestion documentaire de Loop Formations, aux côtés de Génération en un clic, Drive intégré avec structure de dossiers et Compatible avec les PDF Remplissables (Cerfa).
Certaines opérations ne se font jamais pour un seul apprenant : préparer les conventions d’une session complète, sortir toutes les attestations après la clôture, constituer le dossier de preuves demandé par un financeur. Le téléchargement en lot répond à ces moments précis où la génération unitaire devient une perte de temps. Loop Formations produit un document par participant, applique un nommage explicite et regroupe le tout dans une archive ZIP que vous récupérez en une opération.
Traiter une session entière en une seule opération
Le principe est simple : vous partez de la session, vous sélectionnez les participants concernés, vous choisissez le type de pièce et vous lancez la production. Loop génère un document par apprenant avec ses propres données, puis assemble l’archive. Ce qui prenait une succession de clics répétés devient une action unique, et surtout une action qu’on n’interrompt pas à mi-parcours en oubliant trois personnes.
La sélection partielle a son utilité au quotidien. Sur une session mixte, vous pouvez ne traiter que les stagiaires rattachés à une entreprise, ou uniquement ceux dont l’inscription est déjà confirmée par leur financeur. Cette granularité évite de produire des pièces pour des dossiers encore incomplets, qu’il faudrait ensuite repérer un par un puis retirer de l’archive avant sa transmission.
Préparer un dossier de preuves prêt à transmettre
Lors d’un audit ou d’un contrôle, la demande porte rarement sur un document isolé : on vous demande l’ensemble des pièces d’une action de formation. Pouvoir sortir en une fois les conventions, les feuilles d’émargement et les attestations d’une même session change la nature de l’exercice. Vous transmettez un dossier complet et structuré au lieu d’une série d’envois successifs.
Cette capacité prend tout son sens dans la logique Qualiopi, où plusieurs indicateurs se prouvent par la constance des pratiques plutôt que par un exemple ponctuel. Un auditeur qui reçoit des dossiers de sessions différentes, tous constitués de la même façon et nommés de la même façon, constate directement que le processus est appliqué et non reconstitué pour l’occasion.
Éviter les pièges classiques du traitement en masse
Une production en lot amplifie les erreurs de données : si un intitulé de formation est mal orthographié dans la fiche, il le sera sur toutes les pièces de l’archive. Prenez l’habitude de générer un document témoin avant de lancer la série, puis de contrôler ce document plutôt que de relire l’ensemble. Deux minutes de vérification préventive valent mieux qu’une reprise complète.
Attention également au moment choisi. Produire les conventions d’une session dont les dates ne sont pas définitivement arrêtées revient à devoir tout régénérer après le premier ajustement de planning. Fixez une règle interne simple : la génération en lot intervient une fois la session verrouillée, et les inscriptions tardives sont traitées à l’unité.
Les points à retenir
- Sélection multiple cibléeVous choisissez les participants à traiter, tous ou une partie seulement. Les dossiers incomplets restent hors du lot et ne polluent pas l’archive transmise à un tiers.
- Nommage automatique expliciteChaque fichier porte le type de pièce, le nom du participant et la formation. Le contenu de l’archive se lit sans ouvrir les documents un par un.
- Dossier de session completConventions, feuilles d’émargement et attestations d’une même action de formation sont récupérées ensemble, ce qui facilite la constitution d’un dossier de preuves cohérent, daté et immédiatement transmissible.
- Archive unique à transmettreUn seul fichier à envoyer plutôt qu’une série de pièces jointes. Le destinataire reçoit un ensemble ordonné, sans risque qu’un document se perde en route.
- Gain sur les picsRentrée de septembre, clôture de fin d’année, démarrage simultané de plusieurs groupes : les périodes de forte charge administrative se traitent par lots plutôt que dossier après dossier.
Une rentrée avec six sessions qui démarrent la même semaine
Un centre de formation continue voit six groupes démarrer sur une même semaine de septembre, pour un total de plusieurs dizaines de participants. Auparavant, l’assistante générait les convocations et les conventions dossier par dossier, en cochant les noms traités sur une liste papier pour ne pas se perdre. Le passage au traitement par lot a modifié la méthode : les sessions sont d’abord verrouillées côté planning, un document témoin est contrôlé pour chaque groupe, puis l’archive est produite session par session. Les inscriptions arrivées après coup sont traitées à l’unité, ce qui reste marginal. La semaine de rentrée cesse d’être un enchaînement d’opérations répétitives et redevient un travail de contrôle.
Questions fréquentes
Puis-je regrouper des documents de types différents dans une même archive ?
Oui, c’est l’intérêt principal lorsqu’il s’agit de constituer le dossier d’une session. Vous pouvez récupérer ensemble les conventions, les feuilles d’émargement et les attestations de la même action, chacun des fichiers restant identifiable grâce au nommage automatique. Pour un envoi à un financeur, cela évite de multiplier les messages et de laisser au destinataire le soin de reconstituer l’ensemble.
Comment sont nommés les fichiers à l’intérieur de l’archive ?
Le nommage est construit automatiquement à partir du type de document, de l’identité du participant et de la formation concernée. L’objectif est qu’une personne extérieure au dossier comprenne le contenu de l’archive sans ouvrir les fichiers. C’est aussi ce qui rend l’archivage exploitable dans le temps, y compris lorsque les documents sont recopiés dans un espace de stockage externe.
Que faire si un apprenant est inscrit après la génération du lot ?
Vous générez sa pièce à l’unité depuis sa fiche, sans relancer la production complète. C’est la manière la plus sûre de procéder, car régénérer un lot entier pour une seule personne crée des doublons dans vos archives et complique la lecture de l’historique. Prévoyez simplement dans votre organisation interne qui traite ces arrivées tardives et à quel moment.
Le téléchargement en lot est-il utilisable pour l’archivage annuel ?
Il s’y prête bien. Beaucoup d’organismes constituent, en fin d’exercice, une archive par session close, qu’ils conservent en parallèle du logiciel. Cette copie ne remplace pas la traçabilité tenue dans Loop, mais elle rassure les directions qui souhaitent disposer d’un jeu de pièces hors application. Pensez à documenter où ces archives sont stockées et qui y a accès.
