Loop intègre un éditeur de documents Word directement dans l’interface. Créez et modifiez vos modèles de documents sans quitter la plateforme, avec une expérience proche de Microsoft Word mais accessible depuis votre navigateur.
Édition en ligne
L’éditeur intégré vous permet de créer vos modèles de documents directement dans Loop. Mise en forme du texte, insertion d’images, tableaux, en-têtes et pieds de page : toutes les fonctionnalités essentielles sont disponibles sans logiciel supplémentaire.
Import de documents existants
Vous avez déjà des modèles Word ? Importez-les dans Loop et ils deviennent éditables en ligne. Ajoutez vos balises dynamiques, ajustez la mise en page, puis enregistrez. Vos documents existants sont réutilisés sans repartir de zéro.
Insertion de balises
Depuis l’éditeur, accédez au catalogue des balises dynamiques et insérez-les d’un clic à l’endroit souhaité. Les balises sont visuellement identifiables dans le document. Lors de la génération, elles seront remplacées par les vraies valeurs.
« Éditeur Word intégré dans Loop » fait partie du module Gestion documentaire de Loop Formations, aux côtés de Partage sécurisé avec formateurs, Drive intégré avec structure de dossiers et Certificats d’authenticité pour signatures.
L’éditeur de documents intégré permet de construire et de modifier vos modèles directement dans Loop, depuis un navigateur, sans passer par un logiciel de traitement de texte installé sur un poste. Mise en forme, tableaux, images, en têtes et pieds de page sont disponibles, tout comme l’insertion des balises dynamiques qui seront remplacées par les données réelles lors de la génération. Vos modèles existants peuvent être importés puis enrichis. La documentation contractuelle de l’organisme cesse ainsi de circuler en pièces jointes entre plusieurs ordinateurs.
Sortir les modèles des postes individuels
Dans de nombreux organismes, les modèles de conventions et d’attestations vivent sur le disque d’un poste, avec des copies partielles chez plusieurs collègues. Personne ne sait plus quelle version fait foi, et une mention corrigée par une personne n’est jamais reportée sur les autres exemplaires. Le problème apparaît généralement lors d’un contrôle ou d’un audit, au pire moment.
Centraliser les modèles dans le logiciel met fin à cette dispersion. Une seule version existe, modifiable par les personnes habilitées, et toutes les générations de documents s’appuient dessus. Le gestionnaire qui produit une convention un vendredi soir utilise nécessairement le modèle courant, sans avoir à vérifier auprès d’un collègue si une nouvelle mouture a été diffusée récemment.
Reprendre l’existant plutôt que repartir de zéro
L’import de vos documents actuels évite de reconstruire des mises en page travaillées parfois pendant des années. Vous récupérez la structure, puis vous placez les balises aux endroits où figuraient jusqu’ici les informations saisies à la main : nom du stagiaire, intitulé de la formation, dates, lieu, durée, coordonnées du financeur. La transition se fait document par document, à votre rythme.
Profitez de cette reprise pour faire le tri. Les modèles accumulés contiennent souvent des formulations dépassées, des références à des interlocuteurs partis ou des blocs devenus inutiles. Une relecture attentive au moment de l’import coûte quelques heures et évite de reproduire pendant des années des documents que plus personne n’a vraiment lus depuis leur création initiale.
Balises dynamiques et fiabilité des documents produits
Les balises s’insèrent depuis l’éditeur, à l’endroit voulu, et restent visuellement identifiables dans le modèle. Lors de la génération, chacune est remplacée par la donnée correspondante enregistrée dans Loop. Ce mécanisme supprime la saisie manuelle répétitive et, surtout, l’erreur de copier coller d’un dossier à l’autre, qui laisse le nom d’un stagiaire précédent sur une attestation.
Pour un organisme engagé dans une démarche qualité couvrant les sept critères et les trente deux indicateurs du référentiel national, la maîtrise documentaire compte réellement. Des documents produits à partir d’un modèle unique, alimentés par les données du dossier, constituent des preuves cohérentes et faciles à retrouver lors d’un audit, sans reconstitution de dernière minute par le service administratif.
Les points à retenir
- Édition depuis le navigateurVous créez et modifiez vos modèles sans logiciel installé, depuis n’importe quel poste connecté, ce qui simplifie le travail en équipe et à distance entre plusieurs sites.
- Mise en forme complèteTexte, tableaux, images, en têtes et pieds de page permettent de reproduire fidèlement la présentation de vos documents contractuels habituels sans repasser par un traitement de texte.
- Import des modèles existantsVos fichiers actuels deviennent éditables en ligne. Vous conservez vos mises en page et ajoutez seulement les balises dynamiques correspondant aux informations variables de chaque dossier.
- Balises insérées en un clicLe catalogue des balises disponibles est accessible depuis l’éditeur, ce qui évite de mémoriser une syntaxe ou de recopier un code à la main dans chaque modèle.
- Une seule version de référenceLe modèle vit dans le logiciel et non sur un poste. Toutes les générations de documents s’appuient sur la version courante, y compris hors des heures de bureau.
Un service administratif de quatre gestionnaires
Un organisme emploie quatre gestionnaires administratifs qui produisent conventions, convocations et attestations pour plusieurs dizaines de sessions par trimestre. Chacun disposait de ses propres fichiers, hérités de son prédécesseur, avec des différences de présentation et des mentions plus ou moins à jour. Lors d’une préparation d’audit, la responsable qualité constate que trois versions de la convention circulent simultanément. L’équipe importe le modèle jugé le plus complet dans l’éditeur intégré, le relit avec la direction, y place les balises correspondant aux données du dossier, puis retire les anciens fichiers des postes. Les documents générés sont désormais identiques quel que soit le gestionnaire. Les corrections décidées en réunion qualité sont appliquées une seule fois, sur le modèle de référence, et prennent effet immédiatement.
Questions fréquentes
Puis je importer mes modèles de conventions existants ?
Oui, c’est le mode de démarrage le plus courant. Vos documents actuels sont repris dans l’éditeur et deviennent modifiables en ligne. Vous conservez la mise en page construite au fil des années et vous ajoutez les balises dynamiques aux emplacements des informations variables. Procédez document par document, en commençant par ceux que vous produisez le plus souvent, plutôt que de tout reprendre en une fois.
Faut il connaître une syntaxe particulière pour les balises ?
Non. Les balises disponibles sont proposées depuis l’éditeur et s’insèrent d’un clic à l’endroit où se trouve le curseur. Elles restent visuellement identifiables dans le modèle, ce qui permet de relire le document et de vérifier que chaque information variable est bien couverte. Générez ensuite un document de test sur un dossier réel pour contrôler le rendu avant de mettre le modèle en service.
Qui doit avoir le droit de modifier les modèles ?
Limitez cette autorisation à un petit nombre de personnes, typiquement la responsable administrative et la responsable qualité. Les modèles portent des mentions contractuelles et réglementaires dont la modification engage l’organisme. Prévoyez également une relecture avant mise en service et notez la date de la dernière révision, information précieuse lorsque vous devez justifier vos pratiques documentaires lors d’un audit de certification.
Que faire si un document généré comporte une erreur de mise en page ?
Reprenez le modèle plutôt que le document produit. Corriger l’exemplaire généré résout le cas immédiat mais laisse le défaut pour toutes les générations suivantes. Ouvrez le modèle dans l’éditeur, ajustez la zone concernée, puis produisez un nouveau document de test. Cette discipline évite l’accumulation de retouches manuelles qui finissent par reproduire exactement le problème que la centralisation devait supprimer. Prévenez ensuite l’équipe que le modèle a été corrigé.
