Pilotez la santé financière de votre organisme avec des outils de facturation automatisée, de gestion des financeurs et de génération du BPF. Loop Formation simplifie la complexité administrative des financements multiples tout en vous offrant une vision claire de votre rentabilité.
Facturation automatisée
Générez automatiquement vos factures depuis vos sessions de formation. Le système gère devis, factures et avoirs avec numérotation automatique conforme. Créez des échéances de paiement personnalisées et programmez des relances automatiques pour les impayés.
La facturation peut être groupée ou individuelle, avec possibilité de facturer une sélection d’apprenants en un clic. Personnalisez vos séquences de facturation selon vos besoins : acompte, solde à la fin, mensualités…
Gestion des financeurs
Loop intègre une base de financeurs préremplie (OPCO, France Travail, Régions…). Le découpage multi-financeurs permet de répartir le coût d’une formation entre plusieurs payeurs : OPCO + reste à charge entreprise + participation personnelle.
Pour chaque apprenant, renseignez le type de financement, le numéro de dossier, le numéro de contrat et créez les échéances correspondantes. Un copier-coller intelligent permet d’appliquer la même configuration de financement à une sélection d’apprenants.
Comptabilité et exports
Visualisez votre chiffre d’affaires avec des tableaux de bord financiers détaillés. Les codes comptables sont personnalisables et les exports comptables sont compatibles avec vos logiciels tiers (format CSV, FEC…).
Analyse de rentabilité
Suivez la rentabilité de votre activité avec le calcul automatique des marges par formation, session ou formateur. Analysez le CA par formateur, le coût moyen par heure stagiaire, le CA moyen par participant et l’évolution de votre chiffre d’affaires.
Bilan Pédagogique et Financier
Générez votre BPF (Bilan Pédagogique et Financier) automatiquement en quelques clics. Sélectionnez la période, et Loop calcule toutes les lignes réglementaires à partir de vos données de sessions, inscriptions et facturations.
Les lignes en surbrillance sont cliquables et affichent un tableau de bord détaillé expliquant l’origine des calculs. Exportez le BPF en PDF pour transmission à la DREETS.
Flux financiers intégrés
Le module Financier s’alimente depuis le module Gestion Commerciale pour transformer les devis en factures, le module Gestion Administrative pour les données de sessions, et le module Émargement pour la facturation au réel. Les relances passent par le module Communication.
La gestion financière de Loop Formations couvre la facturation multi-financeurs, les relances, le suivi des règlements, les exports comptables et la préparation du bilan pédagogique et financier. Une même session peut être financée par plusieurs acteurs, avec des montants et des destinataires distincts, sans multiplier les fichiers. Les factures s’appuient sur les données réelles de la session et de l’émargement, ce qui supprime les écarts entre ce qui a été vendu, ce qui a été suivi et ce qui est encaissé. Votre comptable reçoit des exports exploitables directement.
Facturer plusieurs financeurs sur une même session
Le financement de la formation professionnelle est rarement simple : une part prise en charge, un reste à charge pour l’entreprise, parfois une participation individuelle. Loop permet de répartir le montant d’une inscription entre plusieurs payeurs, avec des factures distinctes adressées aux bons interlocuteurs. Vous cessez de tenir cette répartition dans un tableur parallèle que personne d’autre ne sait relire.
Chaque facture reste rattachée à la session et à l’apprenant concernés. Quand une entreprise conteste un montant, vous remontez en quelques clics à l’inscription, aux heures réellement suivies et au devis d’origine. Cette continuité entre le commercial, l’administratif et la facturation évite le travail d’enquête qui accompagne habituellement les litiges de fin d’exercice.
Relances et suivi des règlements sans tableur
Une facture émise n’est pas une facture payée. Le suivi des règlements affiche l’état de chaque pièce : émise, partiellement réglée, soldée, en retard. Les relances se programment selon vos règles, avec le niveau de fermeté qui vous convient, et laissent une trace dans le dossier du client. La trésorerie cesse de dépendre d’un fichier de suivi tenu par une seule personne.
Cette visibilité change aussi la relation commerciale. Un commercial qui prépare une nouvelle proposition voit l’encours du client et les éventuels retards. La direction dispose d’une lecture claire de ce qui est facturé, de ce qui reste à facturer sur les sessions en cours et de ce qui est encaissé, sans attendre la clôture comptable pour découvrir un décalage.
Exports comptables et préparation du BPF
Loop ne remplace pas votre comptabilité, il l’alimente. Les exports comptables reprennent les écritures liées aux factures et aux règlements dans un format exploitable par votre cabinet ou votre logiciel. Le travail de recopie mensuelle disparaît, et avec lui les erreurs de saisie qui obligent à rouvrir des dossiers plusieurs semaines plus tard pour corriger un montant ou une imputation.
Le bilan pédagogique et financier est une obligation annuelle des organismes de formation. Il devient beaucoup plus simple lorsque les données sont structurées toute l’année : heures réalisées, stagiaires, produits par type de financement. Plutôt que de reconstituer l’exercice écoulé en urgence, vous préparez le BPF à partir d’informations déjà saisies au fil des sessions et des facturations.
Les points à retenir
- Facturation multi-financeursRépartition du montant d’une inscription entre plusieurs payeurs, avec des factures distinctes adressées à chaque interlocuteur et rattachées à la même session.
- Facturation adossée au réelLes heures suivies et les émargements alimentent la facturation, ce qui supprime les écarts entre le devis signé, la formation dispensée et le montant appelé.
- Relances paramétrablesRappels programmés sur les factures en retard, avec historique dans le dossier client, pour maintenir le suivi de trésorerie sans fichier parallèle.
- Exports comptablesTransmission des écritures liées aux factures et aux règlements dans un format exploitable par votre cabinet ou votre logiciel de comptabilité.
- Préparation du BPFHeures réalisées, stagiaires et produits par type de financement structurés toute l’année, ce qui évite de reconstituer l’exercice au moment de la déclaration.
Un organisme facturant entreprises et particuliers
Un organisme forme à la fois des salariés envoyés par leur entreprise et des particuliers qui financent une partie de leur parcours. La gestionnaire tenait un tableur pour répartir les montants, un second pour suivre les paiements, et retrouvait chaque trimestre des écarts avec la comptabilité. Dans Loop, chaque inscription porte sa répartition de financement et génère les factures correspondantes, adressées aux bons destinataires. Le tableau des règlements signale les pièces en retard, et les relances partent selon des règles définies une fois pour toutes. En fin de mois, l’export comptable est transmis au cabinet sans recopie. À la clôture annuelle, les éléments nécessaires au bilan pédagogique et financier sont déjà classés par type de financement et par session.
Questions fréquentes
Loop Formations remplace-t-il notre logiciel de comptabilité ?
Non. Loop gère la facturation, les relances et le suivi des règlements liés à votre activité de formation, puis produit des exports destinés à votre comptabilité ou à votre cabinet. Cette séparation est saine : vous conservez votre outil comptable et son paramétrage, tout en supprimant la ressaisie mensuelle des factures et des encaissements, qui reste la principale source d’écarts en fin d’exercice.
Comment gérer un dossier dont le financement change en cours de route ?
La répartition entre payeurs peut être ajustée sur l’inscription concernée, avant émission des factures ou par régularisation ensuite. Comme tout reste rattaché à la session et à l’apprenant, vous conservez la trace de la situation initiale et de la modification. Ce point est décisif lorsqu’un accord de prise en charge évolue en cours de parcours et qu’il faut réémettre une facture au bon destinataire.
Peut-on facturer avant la fin de la formation ?
Oui, selon vos usages : à la signature, à échéances définies, ou à l’issue de la session. La plateforme s’adapte au rythme de facturation convenu avec vos clients et vos financeurs. Le rapprochement avec les heures réellement suivies reste possible en fin de parcours, ce qui permet de régulariser proprement en cas d’absences ou d’abandon, sans reprendre le dossier depuis le début.
Le BPF se remplit-il automatiquement ?
Loop structure les données nécessaires tout au long de l’année : heures réalisées, effectifs, produits par type de financement. Vous préparez ainsi votre déclaration à partir d’éléments déjà classés, au lieu de reconstituer douze mois d’activité dans l’urgence. La responsabilité de la déclaration reste la vôtre, mais le travail de collecte, qui occupe souvent plusieurs jours, se réduit considérablement.
