Configurez les codes comptables utilisés dans Loop pour correspondre à votre plan comptable. Comptes clients, comptes produits, comptes de TVA : tout est paramétrable selon votre organisation.
Plan comptable flexible
Définissez vos propres codes comptables dans les paramètres Loop. Compte 411 pour les clients, 706 pour les prestations de formation, 44571 pour la TVA collectée : utilisez les codes de votre plan comptable.
Codes par catégorie
Vous pouvez définir des codes différents selon les catégories de formation ou les types de prestation. Les formations certifiantes sur un compte, les formations courtes sur un autre. La ventilation analytique est facilitée.
Export conforme
Lors de l’export comptable, les bons codes sont automatiquement appliqués à chaque écriture. Votre comptable récupère un fichier prêt à l’import, sans retraitement manuel des comptes.
« Codes comptables personnalisables » fait partie du module Gestion financière de Loop Formations, aux côtés de Règlement par virement avec RIB, Facture publique en ligne avec paiement par carte et CA par formateur.
Un logiciel de gestion qui impose son propre plan comptable oblige quelqu’un, quelque part, à retraduire chaque écriture. Loop Formations prend le problème dans l’autre sens : vous déclarez les comptes que votre organisme utilise réellement, et ils s’appliquent aux documents produits puis aux exports. La correspondance est faite une fois, au paramétrage, plutôt qu’à chaque clôture mensuelle. Votre cabinet reçoit des écritures déjà affectées et votre analyse par activité devient exploitable sans travail supplémentaire de retraitement.
Paramétrer une fois plutôt que corriger chaque mois
La correspondance entre les opérations d’un organisme et son plan comptable ne change pratiquement jamais. Une prestation de formation s’impute toujours de la même manière, une facture client alimente toujours le même type de compte. Refaire mentalement cette correspondance à chaque export revient à répéter tous les mois un travail dont le résultat était connu d’avance.
Déclarer vos comptes dans le paramétrage transforme cette règle implicite en donnée. La conséquence est immédiate sur la qualité des transmissions : les écritures arrivent chez le comptable avec la bonne affectation, sans note explicative jointe. La conséquence à moyen terme est plus intéressante encore, car des écritures correctement imputées rendent enfin les analyses comparatives fiables.
Distinguer les activités pour analyser la rentabilité
Beaucoup d’organismes exercent en réalité plusieurs métiers sous une même enseigne : des formations certifiantes longues, des sessions courtes en inter, parfois du conseil. Ces activités n’ont ni la même structure de coûts, ni les mêmes délais d’encaissement. Les regrouper sous un compte unique donne un chiffre global qui ne dit rien d’exploitable sur la santé de chacune d’elles.
Attribuer des comptes distincts selon la catégorie de prestation permet de séparer ces flux dès l’origine, au moment de l’émission, et non par un retraitement en fin d’année. La ventilation devient un sous-produit automatique de la facturation courante. Vous pouvez alors comparer l’évolution de chaque activité sur plusieurs exercices sans lancer un chantier d’analyse à chaque fois.
Construire ce paramétrage avec votre comptable
Ce réglage se décide à deux. Votre cabinet connaît la structure de votre plan comptable et les habitudes de son propre outil, vous connaissez la réalité de vos prestations et les distinctions que vous souhaitez suivre. Une discussion d’une heure au moment de la mise en service évite des mois d’ajustements dispersés et de fichiers corrigés à la main.
Prévoyez également ce qui se passera lorsque votre offre évoluera. L’ouverture d’une nouvelle activité, un changement de mode de commercialisation ou l’arrivée d’une nouvelle catégorie de clients justifient de revoir le paramétrage. Le faire au moment du changement, plutôt qu’en découvrant l’anomalie à la clôture, préserve la cohérence des comparaisons entre exercices.
Les points à retenir
- Vos comptes, pas les nôtresLes codes utilisés dans Loop reprennent ceux de votre plan comptable, ce qui supprime la table de correspondance mentale entretenue par le service administratif d’un exercice à l’autre.
- Comptes clients et produitsLes affectations relatives aux clients, aux prestations de formation et à la taxe applicable se déclarent une fois dans le paramétrage, puis s’appliquent à toutes les pièces émises.
- Ventilation par catégorieDes comptes distincts peuvent être associés aux différents types de prestations, ce qui sépare les flux dès l’émission de la facture plutôt qu’au moment du bilan annuel.
- Application automatiqueChaque écriture générée porte le compte prévu pour sa catégorie de prestation, sans que l’utilisateur ait à connaître dans le détail les règles comptables de l’organisme.
- Export prêt à importerLes codes figurant déjà dans le fichier transmis, le cabinet procède directement à l’import au lieu de reprendre l’affectation de chaque ligne à la main.
Un organisme aux deux activités bien distinctes
Un organisme combine une activité historique de formations courtes en inter-entreprises et une activité récente de parcours certifiants longs. La direction soupçonnait que ces deux offres n’avaient pas la même rentabilité, sans pouvoir l’établir, car toutes les ventes alimentaient un compte de produits unique. Le comptable proposait de reventiler manuellement chaque exercice, opération longue et jamais reconduite. En associant un compte de produits distinct à chaque catégorie de prestation dans le paramétrage, l’organisme obtient la séparation dès l’émission des factures. Les exports mensuels arrivent au cabinet déjà ventilés, et la direction dispose pour la première fois d’une lecture séparée de ses deux activités, utile au moment d’arbitrer où affecter ses formateurs permanents.
Questions fréquentes
Faut-il connaître la comptabilité pour effectuer ce paramétrage ?
Non, mais il ne faut pas le faire seul. La bonne méthode consiste à demander à votre expert-comptable la liste des comptes qu’il souhaite voir apparaître, puis à les déclarer dans le paramétrage. Vous apportez la connaissance de vos catégories de prestations, il apporte la structure comptable. Une fois ce réglage effectué, les utilisateurs quotidiens n’ont plus à s’en préoccuper.
Peut-on modifier un code comptable en cours d’exercice ?
C’est possible, mais cela crée une rupture dans vos séries : une partie de l’année sera affectée d’une manière et le reste d’une autre. Si le changement est nécessaire, notez sa date et prévenez votre cabinet afin que les comparaisons tiennent compte de la bascule. Lorsque le changement peut attendre, le faire coïncider avec le début d’un exercice simplifie nettement les analyses ultérieures.
Combien de catégories distinctes faut-il créer au maximum ?
Créez uniquement les distinctions sur lesquelles vous prendrez réellement des décisions. Une ventilation très fine paraît séduisante mais devient coûteuse à maintenir dans la durée et produit des tableaux que personne ne lit. Séparer deux ou trois activités aux économies réellement différentes apporte davantage qu’une dizaine de catégories qui se recoupent et qu’il faudra arbitrer à chaque nouvelle prestation ajoutée au catalogue.
Ce paramétrage remplace-t-il une véritable comptabilité analytique par activité ?
Non. Il apporte une ventilation des produits utile au pilotage courant, ce qui suffit aux besoins de beaucoup d’organismes. Une analyse par centre de coûts intégrant l’ensemble des charges relève du travail de votre cabinet et de son propre outil, avec ses propres clés de répartition. Voyez donc ce réglage comme la source de données correctement structurée qui alimente cette analyse, et non comme l’analyse elle-même.
