Exportez vos écritures comptables depuis Loop vers votre logiciel de comptabilité. Les formats standards sont supportés, la réconciliation est simplifiée, votre comptable gagne du temps.
Export structuré
Loop génère un fichier d’export contenant toutes les écritures comptables de la période sélectionnée. Chaque facture devient une ligne avec ses informations : date, numéro, client, montant HT, TVA, TTC, compte comptable.
Formats compatibles
L’export est disponible en CSV et Excel, formats acceptés par la plupart des logiciels comptables (Sage, Cegid, EBP, QuickBooks…). Configurez le format de sortie pour correspondre aux attentes de votre logiciel.
Codes comptables
Les codes comptables (compte client, compte produit, compte TVA) sont paramétrables dans Loop. L’export inclut directement ces codes, votre comptable n’a plus qu’à importer le fichier sans retraitement.
« Exports comptables vers logiciels tiers » fait partie du module Gestion financière de Loop Formations, aux côtés de Création d’échéances personnalisées, Rôle comptable dédié et Personnalisation des séquences de facturation.
La comptabilité d’un organisme de formation ne vit pas dans le logiciel de gestion, mais elle en dépend entièrement. Loop Formations produit un fichier d’écritures structuré, reprenant les factures d’une période avec leurs montants, leurs codes et leurs références, dans des formats acceptés par les logiciels comptables courants. Votre expert-comptable importe au lieu de ressaisir, et les questions de fin de mois se règlent en consultant un fichier plutôt qu’en échangeant une série de messages.
Le vrai coût de la ressaisie comptable
Beaucoup d’organismes transmettent encore à leur cabinet un dossier de factures au format document, parfois accompagné d’un tableau récapitulatif tenu à la main. Le cabinet ressaisit, constate des écarts, pose des questions, attend les réponses. Ce cycle consomme du temps des deux côtés et retarde la production des situations comptables, donc la capacité du dirigeant à décider sur des chiffres à jour.
Un export structuré interrompt ce cycle. Le fichier contient ce que la comptabilité attend, ligne par ligne, dans un ordre lisible. Le travail du cabinet redevient un travail d’analyse et de contrôle plutôt que de saisie. Pour l’organisme, l’effet le plus immédiat est la disparition des demandes de précision sur des factures émises plusieurs semaines auparavant.
Ce que contient le fichier généré
Chaque facture de la période sélectionnée devient une ligne comportant les éléments nécessaires à l’écriture : date, numéro, client, montant hors taxes, taxe applicable, montant toutes taxes comprises et compte comptable associé. Cette structure permet un import direct plutôt qu’un travail de reconstruction. Vous choisissez la période, l’export reflète ce qui a été émis sur cet intervalle.
La disponibilité en CSV et en tableur couvre les besoins de la plupart des cabinets, ces formats étant acceptés par les principaux logiciels comptables du marché. Le format de sortie se configure pour correspondre à ce que votre logiciel attend, ce qui évite la manipulation intermédiaire dans un tableur, étape où se glissent le plus souvent des erreurs de colonne ou de séparateur décimal.
Installer un rythme d’export régulier
L’erreur classique consiste à n’exporter qu’une fois par an, au moment du bilan. La masse à contrôler devient alors décourageante et les anomalies détectées portent sur des dossiers oubliés depuis longtemps. Un export mensuel, effectué en même temps que le pointage des règlements, garde le volume raisonnable et les souvenirs frais.
Ce rythme apporte un bénéfice de pilotage autant que de conformité. Un organisme qui transmet ses écritures chaque mois dispose de situations intermédiaires fiables et peut ajuster ses décisions en cours d’exercice. Sans ce rythme, la première image fidèle de l’année arrive plusieurs mois après sa clôture, quand plus aucune correction de trajectoire n’est possible.
Les points à retenir
- Export par périodeVous sélectionnez l’intervalle souhaité et obtenez les écritures correspondantes, ce qui permet un envoi mensuel régulier plutôt qu’un traitement massif au moment de la clôture de l’exercice.
- Une ligne par factureDate, numéro, client, montant hors taxes, taxe et montant toutes taxes comprises figurent sur chaque ligne, dans une structure directement exploitable par un logiciel comptable.
- Formats largement acceptésLe fichier est disponible en CSV et en tableur, formats pris en charge par la plupart des solutions comptables utilisées par les cabinets d’expertise comptable.
- Comptes déjà appliquésLes codes comptables paramétrés dans Loop figurent dans l’export, ce qui évite au cabinet de recomposer manuellement l’affectation de chaque écriture avant de lancer son import.
- Moins d’allers-retoursUn fichier complet réduit les demandes de précision sur des factures anciennes et raccourcit d’autant le délai de production des situations comptables intermédiaires, utiles au pilotage de l’organisme.
Un organisme suivi par un cabinet externe
Un organisme d’une quinzaine de salariés confie sa comptabilité à un cabinet qui traite plusieurs dizaines de dossiers. Chaque trimestre, l’assistante de direction préparait un envoi composé des factures et d’un tableau récapitulatif construit à la main, et le cabinet revenait systématiquement avec des questions sur des écarts de montants ou des factures manquantes. Depuis le passage à un export mensuel structuré, l’envoi se résume à un fichier généré depuis Loop après le pointage des règlements du mois. Le cabinet importe les écritures et concentre ses échanges sur les points qui demandent réellement un arbitrage, comme le traitement d’un avoir ou l’affectation d’une prestation atypique. La préparation du bilan annuel commence désormais sur une base déjà à jour.
Questions fréquentes
Faut-il retraiter le fichier avant de le donner au comptable ?
L’objectif est précisément d’éviter ce retraitement. Configurez le format de sortie et les codes comptables une fois, en concertation avec votre cabinet, puis exportez sans modification intermédiaire. Ouvrir le fichier dans un tableur pour le corriger à la main est la principale source d’erreurs, notamment sur les séparateurs décimaux et le format des dates. Si un ajustement revient à chaque export, c’est le paramétrage qu’il faut corriger.
À quelle fréquence transmettre les écritures au cabinet ?
Un rythme mensuel constitue un bon équilibre pour la plupart des organismes. Le volume reste maîtrisable, les anomalies sont détectées quand le contexte est encore présent à l’esprit, et vous disposez de situations intermédiaires exploitables pour piloter. Un export annuel unique reporte tout le travail de contrôle sur la période la plus chargée et prive le dirigeant de repères pendant l’exercice.
Les avoirs apparaissent-ils correctement dans le fichier d’export comptable ?
Les avoirs font partie des pièces émises et figurent donc dans les écritures de la période concernée, avec le sens qui leur correspond. C’est un point à vérifier lors du premier export réalisé avec votre cabinet, en même temps que le traitement de la taxe applicable à votre activité. Une validation conjointe sur un premier fichier évite de répéter une anomalie de paramétrage pendant plusieurs mois.
Que faire si notre logiciel comptable attend un format particulier ?
Commencez par demander à votre cabinet la structure exacte attendue, colonne par colonne, plutôt que de déduire le format à partir d’un ancien fichier. Configurez ensuite la sortie en conséquence et testez sur une période courte avant de généraliser. Ce travail préalable, réalisé une seule fois, supprime la manipulation manuelle mensuelle qui finit toujours par produire une erreur au moment le moins opportun.
