Chaque facture a sa page publique, style Classique ou Design : le reste à régler, les échéances, le PDF, sans la marque Loop.
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« Facture en ligne à vos couleurs » fait partie du module Gestion financière de Loop Formations, aux côtés de Découpage de financements complexes, CA par formateur et Règlement par virement avec RIB.
Une même session peut être payée par plusieurs sources : une entreprise pour la part qui lui revient, un financeur pour le reste, parfois l’apprenant lui-même. Émettre une facture unique dans ce contexte conduit aux impayés et aux relances confuses. Loop Formations répartit le montant par payeur dès l’inscription, produit les factures correspondantes à partir des heures réalisées, suit les règlements et prépare les exports vers votre comptabilité ainsi que les éléments nécessaires au bilan pédagogique et financier.
Suivre les règlements et relancer sans y penser
Le suivi des encaissements est souvent la partie la moins outillée d’un organisme : un tableau à jour une semaine sur deux, des relances faites de mémoire, des impayés découverts au moment de la clôture. Loop rapproche les règlements des factures émises et fait apparaître ce qui reste dû, par client et par ancienneté.
Les relances peuvent être automatisées selon des échéances que vous définissez, avec un modèle de message adapté au type de destinataire. Une entreprise cliente et un financeur institutionnel ne se relancent pas de la même façon. Vous conservez la trace des relances envoyées, ce qui est utile en cas de contestation ultérieure sur un dossier ancien.
Répartir le financement dès l’inscription
La répartition entre payeurs se décide au moment de l’inscription, pas au moment de facturer. En enregistrant dès le départ qui prend en charge quelle part, vous évitez la reconstitution de dossier en fin de session, quand les interlocuteurs ont changé et que les accords verbaux ne sont plus vérifiables par personne.
Chaque part porte son propre destinataire, son propre montant et ses propres conditions. La facturation en découle mécaniquement : autant de factures que de payeurs, cohérentes entre elles et rattachées à la même session. Les écarts entre le prévu et le réalisé se traitent avant émission, ce qui limite fortement le recours aux avoirs.
Tenir la conformité sans y consacrer ses soirées
Les obligations d’un organisme sont nombreuses : preuves de réalisation, recueil des appréciations, traitement des difficultés, bilan pédagogique et financier annuel, exigences du référentiel national qualité et de ses sept critères. Traitées ponctuellement, elles produisent des périodes de surcharge intenables. Intégrées au déroulement normal des sessions, elles deviennent une conséquence du travail plutôt qu’un chantier supplémentaire.
C’est le principe de fond du logiciel : les émargements, les évaluations et les documents se constituent pendant l’action, à leur place naturelle. Le jour où un auditeur ou un financeur demande un justificatif, il existe déjà et se retrouve en quelques secondes. Vous ne préparez plus un dossier, vous ouvrez un historique qui s’est construit tout seul au fil de l’année.
Les points à retenir
- Plusieurs payeurs par inscriptionLe montant se répartit entre entreprise, financeur et apprenant dès l’inscription, avec une facture par destinataire, toutes rattachées à la même session de formation.
- Base sur les heures réaliséesLa facturation s’appuie sur les émargements enregistrés plutôt que sur la durée théorique vendue, ce qui limite les rejets et les régularisations tardives.
- Suivi des encaissementsLes règlements se rapprochent des factures émises et le reste dû apparaît par client et par ancienneté, sans tenir de tableau de suivi en parallèle.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
Un organisme dont les sessions sont cofinancées
Dans cet organisme, la plupart des inscriptions font intervenir au moins deux payeurs : l’entreprise pour une partie du coût et un financeur pour le solde. La facturation était produite après coup, à partir de notes prises pendant les échanges commerciaux, ce qui donnait des documents émis tardivement et des montants parfois contestés. Le suivi des impayés reposait sur un tableau mis à jour une fois par mois. En enregistrant la répartition dès l’inscription et en générant les factures à partir des heures émargées, la comptable émet les documents dans la semaine qui suit la fin de session. Les relances partent selon des échéances fixes, et la préparation du bilan pédagogique et financier s’appuie sur des données déjà consolidées plutôt que sur une reconstitution de fin d’exercice.
Questions fréquentes
Peut-on facturer une même session à plusieurs payeurs ?
Oui, c’est le principe même de la facturation multi-financeurs : chaque inscription peut être répartie entre l’entreprise, un financeur et l’apprenant, avec une facture par destinataire et des montants cohérents entre eux. Toutes restent rattachées à la même session, ce qui permet de vérifier à tout moment que la somme des parts correspond au prix convenu et de retrouver les documents contractuels associés.
Loop se connecte-t-il directement aux financeurs pour les prises en charge ?
Non. Loop Formations ne réalise pas de dépôt automatique auprès des financeurs : vous continuez à effectuer vos démarches selon leurs procédures habituelles. Ce que l’outil apporte, c’est le dossier complet et cohérent qui les alimente : convention signée, présences horodatées, heures réalisées, attestations et facture correspondante. C’est souvent ce qui distingue un dossier accepté rapidement d’un dossier renvoyé pour pièce manquante.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
