Une balise pose dans vos mails un bouton « Consulter et régler ma facture » aux couleurs de l’organisme, lisible dans Outlook comme dans Gmail.
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« Bouton de facture dans les mails » fait partie du module Gestion financière de Loop Formations, aux côtés de Génération automatique du BPF, Découpage de financements complexes et Facture publique en ligne avec paiement par carte.
Une même session peut être payée par plusieurs sources : une entreprise pour la part qui lui revient, un financeur pour le reste, parfois l’apprenant lui-même. Émettre une facture unique dans ce contexte conduit aux impayés et aux relances confuses. Loop Formations répartit le montant par payeur dès l’inscription, produit les factures correspondantes à partir des heures réalisées, suit les règlements et prépare les exports vers votre comptabilité ainsi que les éléments nécessaires au bilan pédagogique et financier.
Facturer les heures réellement réalisées
Un parcours vendu quatorze heures peut n’en compter que douze après une absence ou une séance annulée. Facturer la durée théorique expose à un rejet, parfois plusieurs mois après l’émission. En s’appuyant sur les émargements enregistrés, la facturation reflète ce qui s’est réellement passé, avec la preuve correspondante disponible dans le même outil.
Cette cohérence entre planning, présence et facture est exactement ce que contrôlent les financeurs. Elle vous évite aussi les discussions internes sur le montant à réclamer. Lorsque l’écart est justifié, il est documenté ; lorsqu’il ne l’est pas, il apparaît avant l’émission plutôt qu’au moment du rejet, quand la correction devient coûteuse.
Suivre les règlements et relancer sans y penser
Le suivi des encaissements est souvent la partie la moins outillée d’un organisme : un tableau à jour une semaine sur deux, des relances faites de mémoire, des impayés découverts au moment de la clôture. Loop rapproche les règlements des factures émises et fait apparaître ce qui reste dû, par client et par ancienneté.
Les relances peuvent être automatisées selon des échéances que vous définissez, avec un modèle de message adapté au type de destinataire. Une entreprise cliente et un financeur institutionnel ne se relancent pas de la même façon. Vous conservez la trace des relances envoyées, ce qui est utile en cas de contestation ultérieure sur un dossier ancien.
Chaque interlocuteur dispose de son propre espace
Un organisme s’adresse à trois publics aux besoins différents. L’apprenant veut son planning, ses documents, ses contenus et ses évaluations. Le formateur veut ses sessions, ses listes de participants et son émargement. L’entreprise cliente veut savoir où en sont ses salariés et récupérer ses pièces. Les espaces dédiés répondent à ces attentes sans mobiliser l’équipe administrative pour chaque question.
Ce fonctionnement en libre-service allège considérablement les sollicitations. Un client qui retrouve seul son attestation à vingt-deux heures n’écrit pas de courriel le lendemain matin. Un formateur qui consulte son planning à jour n’appelle pas pour confirmer une salle. Les échanges qui subsistent sont ceux qui méritent vraiment une conversation, ce qui améliore aussi la qualité perçue de la relation.
Les points à retenir
- Relances paramétrablesLes relances partent selon les échéances que vous fixez, avec un message adapté au destinataire, et la trace des envois reste attachée au dossier du client.
- Exports et préparation du BPFLes écritures s’exportent vers votre comptabilité et les données utiles au bilan pédagogique et financier se consolident à partir de votre activité réelle.
- Plusieurs payeurs par inscriptionLe montant se répartit entre entreprise, financeur et apprenant dès l’inscription, avec une facture par destinataire, toutes rattachées à la même session de formation.
- Hébergement en FranceVos données sont hébergées en France et le logiciel est conforme au RGPD, un point régulièrement exigé par les acheteurs publics et les grands comptes.
- Tarif unique tout inclusÀ partir de 99 € HT par mois, tout inclus, avec un essai gratuit de quatorze jours sans carte bancaire pour tester sur votre activité réelle.
Un organisme dont les sessions sont cofinancées
Dans cet organisme, la plupart des inscriptions font intervenir au moins deux payeurs : l’entreprise pour une partie du coût et un financeur pour le solde. La facturation était produite après coup, à partir de notes prises pendant les échanges commerciaux, ce qui donnait des documents émis tardivement et des montants parfois contestés. Le suivi des impayés reposait sur un tableau mis à jour une fois par mois. En enregistrant la répartition dès l’inscription et en générant les factures à partir des heures émargées, la comptable émet les documents dans la semaine qui suit la fin de session. Les relances partent selon des échéances fixes, et la préparation du bilan pédagogique et financier s’appuie sur des données déjà consolidées plutôt que sur une reconstitution de fin d’exercice.
Questions fréquentes
Les données de facturation servent-elles à préparer le BPF ?
Oui. Le bilan pédagogique et financier est une obligation annuelle des organismes de formation et il repose sur des données produites tout au long de l’année : heures réalisées, stagiaires accueillis, origine des financements. Comme ces informations sont enregistrées au fil de l’activité dans Loop, la préparation consiste à contrôler des données consolidées plutôt qu’à reconstituer une année entière à partir de fichiers dispersés.
Peut-on facturer une même session à plusieurs payeurs ?
Oui, c’est le principe même de la facturation multi-financeurs : chaque inscription peut être répartie entre l’entreprise, un financeur et l’apprenant, avec une facture par destinataire et des montants cohérents entre eux. Toutes restent rattachées à la même session, ce qui permet de vérifier à tout moment que la somme des parts correspond au prix convenu et de retrouver les documents contractuels associés.
Le tarif dépend-il du nombre de fonctionnalités utilisées ?
Le tarif démarre à 99 € HT par mois, tout inclus. Vous n’avez donc pas à arbitrer entre des modules au moment de la souscription, ni à découvrir qu’une fonction devenue nécessaire suppose une option supplémentaire. Cela permet d’activer progressivement ce dont vous avez besoin, au rythme de votre organisation, sans que chaque nouvel usage relance une discussion commerciale.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
