Chaque facture peut avoir sa page publique sécurisée (lien à jeton) : PDF, échéances, annexes — et paiement par carte directement depuis la page, encaissement enregistré sur l’échéance.
« Facture publique en ligne avec paiement par carte » fait partie du module Gestion financière de Loop Formations, aux côtés de Facture en ligne à vos couleurs, Factur-X natif · compatible Chorus Pro et Tableaux de bord financiers.
Une même session peut être payée par plusieurs sources : une entreprise pour la part qui lui revient, un financeur pour le reste, parfois l’apprenant lui-même. Émettre une facture unique dans ce contexte conduit aux impayés et aux relances confuses. Loop Formations répartit le montant par payeur dès l’inscription, produit les factures correspondantes à partir des heures réalisées, suit les règlements et prépare les exports vers votre comptabilité ainsi que les éléments nécessaires au bilan pédagogique et financier.
Répartir le financement dès l’inscription
La répartition entre payeurs se décide au moment de l’inscription, pas au moment de facturer. En enregistrant dès le départ qui prend en charge quelle part, vous évitez la reconstitution de dossier en fin de session, quand les interlocuteurs ont changé et que les accords verbaux ne sont plus vérifiables par personne.
Chaque part porte son propre destinataire, son propre montant et ses propres conditions. La facturation en découle mécaniquement : autant de factures que de payeurs, cohérentes entre elles et rattachées à la même session. Les écarts entre le prévu et le réalisé se traitent avant émission, ce qui limite fortement le recours aux avoirs.
Facturer les heures réellement réalisées
Un parcours vendu quatorze heures peut n’en compter que douze après une absence ou une séance annulée. Facturer la durée théorique expose à un rejet, parfois plusieurs mois après l’émission. En s’appuyant sur les émargements enregistrés, la facturation reflète ce qui s’est réellement passé, avec la preuve correspondante disponible dans le même outil.
Cette cohérence entre planning, présence et facture est exactement ce que contrôlent les financeurs. Elle vous évite aussi les discussions internes sur le montant à réclamer. Lorsque l’écart est justifié, il est documenté ; lorsqu’il ne l’est pas, il apparaît avant l’émission plutôt qu’au moment du rejet, quand la correction devient coûteuse.
Une chaîne continue de la demande au règlement
Le quotidien d’un organisme suit toujours la même trajectoire : une demande arrive, un devis part, une convention est signée, une session se planifie, des apprenants s’inscrivent, la formation se déroule et se prouve, une facture est émise, un règlement arrive. Le problème n’est pas chacune de ces étapes, mais les ruptures entre elles, où l’information doit être ressaisie ailleurs.
Quand cette chaîne est tenue par un seul outil, la donnée entre une fois et circule. L’intitulé exact de la formation, les dates, le tarif, le financeur et le signataire se retrouvent partout où ils sont attendus. C’est ce qui explique le gain de temps réellement constaté : il ne vient pas d’une étape accélérée, mais de toutes les recopies qui disparaissent entre les étapes.
Les points à retenir
- Plusieurs payeurs par inscriptionLe montant se répartit entre entreprise, financeur et apprenant dès l’inscription, avec une facture par destinataire, toutes rattachées à la même session de formation.
- Base sur les heures réaliséesLa facturation s’appuie sur les émargements enregistrés plutôt que sur la durée théorique vendue, ce qui limite les rejets et les régularisations tardives.
- Suivi des encaissementsLes règlements se rapprochent des factures émises et le reste dû apparaît par client et par ancienneté, sans tenir de tableau de suivi en parallèle.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
Un organisme dont les sessions sont cofinancées
Dans cet organisme, la plupart des inscriptions font intervenir au moins deux payeurs : l’entreprise pour une partie du coût et un financeur pour le solde. La facturation était produite après coup, à partir de notes prises pendant les échanges commerciaux, ce qui donnait des documents émis tardivement et des montants parfois contestés. Le suivi des impayés reposait sur un tableau mis à jour une fois par mois. En enregistrant la répartition dès l’inscription et en générant les factures à partir des heures émargées, la comptable émet les documents dans la semaine qui suit la fin de session. Les relances partent selon des échéances fixes, et la préparation du bilan pédagogique et financier s’appuie sur des données déjà consolidées plutôt que sur une reconstitution de fin d’exercice.
Questions fréquentes
Loop se connecte-t-il directement aux financeurs pour les prises en charge ?
Non. Loop Formations ne réalise pas de dépôt automatique auprès des financeurs : vous continuez à effectuer vos démarches selon leurs procédures habituelles. Ce que l’outil apporte, c’est le dossier complet et cohérent qui les alimente : convention signée, présences horodatées, heures réalisées, attestations et facture correspondante. C’est souvent ce qui distingue un dossier accepté rapidement d’un dossier renvoyé pour pièce manquante.
Comment sont gérés les avoirs et les régularisations ?
Un écart entre le prévu et le réalisé se traite idéalement avant émission, grâce au rapprochement avec les heures émargées. Lorsqu’une correction reste nécessaire après coup, l’avoir se rattache à la facture d’origine et au dossier concerné, avec sa date et son motif. L’historique complet reste consultable, ce qui est précieux lors d’un contrôle ou d’une clôture d’exercice comptable.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
Faut-il installer quelque chose sur nos ordinateurs ?
Non. Loop s’utilise depuis un navigateur, sans installation ni serveur à administrer. Vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client, avec les mêmes données à jour. L’émargement numérique fonctionne également sur tablette et sur smartphone, ce qui évite d’imprimer puis de scanner des feuilles de présence en fin de session.
