Ajoutez des champs personnalisés à toutes les entités Loop : apprenants, formateurs, entreprises, formations, sessions. Stockez les informations spécifiques à votre activité sans limitation.
Champs sur toutes les entités
Créez des champs personnalisés sur les fiches apprenants (numéro de sécurité sociale, permis de conduire…), formateurs (spécialités, zone géographique…), entreprises (secteur, taille…), formations, sessions.
Types de champs variés
Les champs personnalisés peuvent être de différents types : texte, nombre, date, liste déroulante avec valeurs prédéfinies, case à cocher, fichier. Adaptez le type au contenu à stocker.
Utilisation des données
Les champs personnalisés sont utilisables partout : dans les filtres et recherches, dans les exports, dans les balises pour documents et emails. Vos données spécifiques sont pleinement exploitables.
« Champs personnalisés illimités » fait partie du module Fonctionnalités avancées de Loop Formations, aux côtés de Exports Excel/PDF, Gestion DPC (santé) et Fusion de doublons.
Aucun logiciel ne peut anticiper la totalité des informations qu’un organisme doit conserver. Un centre de formation au transport suit des numéros de permis et des dates de visite médicale, un CFA du bâtiment note des tailles d’équipement de protection, un cabinet de formation linguistique consigne un niveau de départ. Les champs personnalisés permettent d’ajouter ces données sur les fiches apprenants, formateurs, entreprises, formations et sessions, puis de les retrouver dans les filtres, les exports et les documents générés.
Ajouter vos informations métier là où elles servent
La question à se poser avant de créer un champ est simple : à quel moment cette information sera-t-elle utile, et sur quelle fiche la cherchera-t-on. Une habilitation se rattache à l’apprenant, une zone d’intervention au formateur, un secteur d’activité à l’entreprise cliente, une salle équipée à la session. Placer la donnée au bon niveau évite de la ressaisir plusieurs fois.
Cette souplesse permet d’abandonner les fichiers parallèles. Dans beaucoup de structures, une partie de l’information métier vit encore dans un tableur tenu par une seule personne, hors du logiciel de gestion. Rapatrier ces colonnes dans des champs rattachés aux bonnes fiches supprime la double saisie et met fin aux écarts entre deux sources qui prétendent toutes les deux faire foi.
Des données exploitables, pas de simples annotations
Un champ personnalisé n’est pas une note libre oubliée en bas d’une fiche. Il devient un critère de recherche et de filtre : retrouver les apprenants dont une habilitation arrive à échéance, isoler les formateurs disponibles sur un département, lister les entreprises d’un secteur avant une campagne commerciale. Cette exploitabilité fait toute la différence au quotidien.
Ces champs alimentent aussi les documents et les messages. Utilisés comme balises, ils s’insèrent dans une convention, une attestation ou un courriel type, ce qui évite les compléments manuscrits ajoutés après impression. Ils apparaissent enfin comme colonnes dans les exports, pour construire les tableaux de suivi que vos financeurs ou votre direction attendent sous une forme précise.
Choisir ce que vous stockez, et pourquoi
La possibilité d’ajouter des champs sans limite ne dispense pas d’arbitrer. Chaque information collectée doit répondre à un usage identifié : une obligation réglementaire, un besoin pédagogique, une contrainte logistique. Les champs créés par curiosité restent vides, encombrent les écrans de saisie et finissent par décourager les équipes qui renseignent les fiches au fil des inscriptions.
La prudence s’impose particulièrement pour les données personnelles. Le principe de minimisation prévu par le RGPD demande de ne conserver que le nécessaire, pendant la durée nécessaire. Les informations sensibles doivent rester réservées aux profils qui en ont l’usage, ce que permet la gestion des rôles, et l’hébergement en France s’inscrit dans ce même cadre de protection.
Les points à retenir
- Toutes les entités couvertesApprenants, formateurs, entreprises, formations et sessions acceptent des champs supplémentaires, ce qui évite de détourner un champ prévu pour un autre usage ou de tenir un fichier annexe.
- Types adaptés au contenuTexte, nombre, date, case à cocher, fichier ou liste de valeurs prédéfinies : le type retenu conditionne directement la qualité des données saisies par vos équipes.
- Filtres et recherchesVos champs deviennent des critères de tri et de recherche, pour isoler une population précise sans exporter la base entière puis la retravailler dans un tableur.
- Balises pour documentsLes valeurs saisies s’insèrent automatiquement dans les documents générés et les modèles de courriels, sans complément manuscrit ajouté après impression ni oubli lors des envois groupés.
- Colonnes dans les exportsVos informations spécifiques figurent dans les extractions, ce qui permet de produire directement les tableaux de suivi attendus par la direction ou par un commanditaire exigeant.
Un centre de formation aux métiers du transport
Un centre spécialisé dans les formations obligatoires du transport routier doit suivre, pour chaque conducteur, la catégorie de permis détenue, la date de validité de la carte de qualification et l’employeur qui finance le stage. Ces informations vivaient dans un tableur mis à jour par la responsable pédagogique, avec une colonne de couleur pour les échéances proches. L’équipe crée trois champs sur la fiche apprenant et un champ de secteur sur la fiche entreprise. Les filtres permettent ensuite de sortir la liste des conducteurs dont la qualification arrive à échéance dans le trimestre, puis de préparer une campagne de rappel auprès des employeurs concernés. Le tableur parallèle disparaît, et l’information reste disponible pour toute l’équipe administrative.
Questions fréquentes
Ajouter des champs personnalisés ralentit-il la saisie quotidienne de mes équipes ?
Seulement si vous en créez trop. Un écran de fiche surchargé de champs rarement remplis décourage les équipes et fait baisser la qualité globale des données. La bonne pratique consiste à démarrer avec les informations dont vous vous servez déjà, celles qui figurent aujourd’hui dans un tableur ou sur une note papier, puis à en ajouter au fil des besoins réellement constatés.
Puis-je limiter les valeurs possibles saisies dans un champ personnalisé ?
Oui, en choisissant le type liste déroulante avec des valeurs prédéfinies. C’est le meilleur moyen d’éviter qu’une même notion soit écrite de cinq façons différentes selon la personne qui saisit, ce qui rend ensuite les filtres et les statistiques inutilisables. Réservez le texte libre aux informations réellement singulières et privilégiez les listes dès qu’une donnée sert à trier ou à regrouper.
Ces champs apparaissent-ils dans les conventions et les attestations générées ?
Oui, sous forme de balises insérables dans vos modèles de conventions, d’attestations ou de courriels. La valeur saisie sur la fiche vient alors remplir le document au moment de sa génération. Cela évite les mentions ajoutées à la main après édition, source classique d’oublis lorsque plusieurs documents partent le même jour pour une session complète. Pensez simplement à vérifier que le champ est renseigné avant l’édition, sous peine de laisser un emplacement vide.
Peut-on y stocker des informations personnelles sensibles comme un numéro de sécurité sociale ?
Techniquement oui, mais la question à trancher est celle de la nécessité. Ne conservez une donnée personnelle que si un usage précis le justifie, et pour la durée où cet usage existe. Restreignez ensuite sa visibilité aux profils concernés grâce aux rôles et permissions. L’hébergement en France et le cadre RGPD couvrent la plateforme, mais la pertinence de la collecte relève de votre responsabilité d’organisme.
