Loop est accompagné d’une documentation complète pour vous guider dans l’utilisation de toutes les fonctionnalités. Guides pas à pas, tutoriels vidéo, FAQ : trouvez rapidement les réponses à vos questions.
Centre d’aide
Le centre d’aide regroupe tous les articles de documentation, classés par thématique. Utilisez la recherche pour trouver un sujet spécifique. Chaque fonctionnalité est documentée avec des captures d’écran.
Tutoriels vidéo
Des tutoriels vidéo vous montrent les manipulations étape par étape. Idéal pour les fonctionnalités complexes ou quand vous préférez voir plutôt que lire. Les vidéos sont courtes et ciblées.
FAQ
La FAQ répond aux questions les plus fréquentes. Avant de contacter le support, consultez la FAQ : votre question a probablement déjà une réponse documentée.
« Documentation complète » fait partie du module Fonctionnalités avancées de Loop Formations, aux côtés de Mode portage salarial/CAE, Accueil personnalisable à widgets et Commentaires et annotations.
Un logiciel de gestion ne vaut que par la capacité de vos équipes à s’en servir sans blocage. La documentation Loop Formations est pensée pour cela : un centre d’aide organisé par thématique, des tutoriels vidéo courts et une foire aux questions qui traite les situations récurrentes. L’objectif n’est pas d’accumuler des pages, mais de permettre à une assistante administrative, un formateur occasionnel ou un dirigeant de trouver seul la marche à suivre au moment précis où il en a besoin, sans attendre une réponse ni mobiliser un collègue.
Rendre les équipes autonomes sur les gestes du quotidien
Dans un organisme de formation, l’essentiel des questions porte sur des gestes répétés : créer une session, éditer une convention, relancer un émargement manquant, générer une attestation. Ces opérations sont documentées avec des captures d’écran correspondant à l’interface réelle, de sorte qu’un utilisateur suit les étapes en gardant Loop ouvert à côté et obtient le résultat attendu du premier coup.
L’autonomie a un effet direct sur la charge de la personne référente. Dans beaucoup de structures, une seule personne maîtrise l’outil et devient le point de passage obligé de toutes les questions. Une documentation consultable librement casse cette dépendance, ce qui compte particulièrement pendant les congés, lors d’un arrêt imprévu ou dans les périodes de forte activité de rentrée.
Accompagner l’arrivée d’un nouveau collaborateur
Le recrutement d’un assistant de formation ou d’un chargé d’administration des ventes s’accompagne toujours d’une phase de prise en main. Plutôt que de reposer entièrement sur du compagnonnage, vous pouvez construire un parcours de découverte à partir des articles existants : commencer par le catalogue et les sessions, poursuivre par les inscriptions et les documents, terminer par la facturation et les évaluations.
Cette approche évite de transmettre des habitudes approximatives. Quand une pratique interne a été bricolée par contournement, elle se perpétue de collaborateur en collaborateur. En repartant de la documentation, le nouvel arrivant apprend le fonctionnement prévu, et signale parfois de lui-même que l’équipe procédait jusque-là d’une manière inutilement compliquée.
Choisir entre lire, regarder ou demander
Les formats répondent à des besoins différents. Un article écrit se parcourt en diagonale et se relit à la ligne près, ce qui convient aux paramétrages précis. Une vidéo courte montre un enchaînement de clics difficile à décrire, ce qui aide sur les fonctions les plus visuelles comme la construction d’un planning ou l’édition d’un cours dans le LMS.
La foire aux questions joue un rôle complémentaire : elle traite les interrogations formulées telles que les utilisateurs les posent, souvent sous forme de problème et non de fonctionnalité. Consulter ces réponses avant d’écrire au support résout une bonne part des situations, et permet, quand vous contactez malgré tout l’équipe, de décrire précisément ce que vous avez déjà tenté.
Les points à retenir
- Centre d’aide thématiqueLes articles sont regroupés par domaine fonctionnel, ce qui permet de balayer un sujet entier plutôt que de chercher une réponse isolée hors contexte.
- Recherche par mot-cléVous interrogez la documentation avec vos propres termes métier et accédez directement à la procédure concernée sans parcourir toute l’arborescence.
- Captures d’écran à jourChaque procédure est illustrée par l’interface réelle, ce qui évite l’écart déroutant entre ce que décrit un texte et ce que l’utilisateur voit.
- Tutoriels vidéo ciblésDes séquences courtes montrent les manipulations pas à pas, particulièrement utiles pour les écrans riches comme le planning ou l’éditeur de cours.
- Foire aux questionsLes interrogations les plus fréquentes sont traitées directement, ce qui apporte une réponse immédiate sans passer par une demande au support.
Un formateur indépendant qui démarre seul son activité
Un consultant en management se déclare comme organisme de formation et gère seul son administratif entre deux interventions. Il n’a ni service qualité ni assistante, et découvre en même temps le métier et l’outil. Plutôt que de solliciter le support pour chaque étape, il suit la documentation dans l’ordre : création de son catalogue et de ses programmes, ouverture d’une première session, envoi d’une convention à son client, émargement le jour même depuis sa tablette. Quand il bute sur la configuration de ses évaluations à froid, il regarde le tutoriel vidéo correspondant entre deux rendez-vous. Il réserve ses échanges avec le support aux points réellement spécifiques à son activité, et garde en signet les quelques articles qu’il rouvre à chaque nouvelle session.
Questions fréquentes
La documentation suffit-elle pour démarrer sans accompagnement ?
Pour un organisme de taille modeste avec des processus simples, la documentation couvre l’essentiel du démarrage : catalogue, sessions, inscriptions, documents et facturation. Les structures plus complexes, avec plusieurs sites, de l’alternance ou des circuits de validation internes, gagnent à combiner la lecture et un temps d’échange avec l’équipe support, qui aide à choisir un paramétrage cohérent dès le départ plutôt qu’à le corriger ensuite.
Où chercher en priorité quand une manipulation ne fonctionne pas ?
Commencez par la foire aux questions, qui traite les situations les plus courantes sous l’angle du problème rencontré. Si votre cas est plus précis, utilisez la recherche du centre d’aide avec le vocabulaire de l’écran concerné. En dernier recours, contactez le support en indiquant l’article que vous avez suivi et l’étape qui bloque : le diagnostic est alors beaucoup plus rapide.
Peut-on s’appuyer sur la documentation pour former nos formateurs ?
Oui, c’est un usage fréquent. Les formateurs vacataires n’utilisent qu’une partie réduite de Loop : consulter leur planning, émarger, déposer des supports, consulter les retours des apprenants. Vous pouvez leur transmettre une sélection ciblée d’articles et de vidéos correspondant à ces gestes, plutôt qu’un manuel complet dont ils n’utiliseraient qu’un dixième et qu’ils ne liraient probablement pas.
La documentation évolue-t-elle avec les nouveautés du logiciel ?
La documentation accompagne les évolutions de la plateforme, avec les écrans et les procédures correspondant aux fonctions disponibles. Si vous constatez un écart entre un article et ce que vous voyez, signalez-le au support : ce type de retour est utile et permet de corriger. Pensez également à revoir les articles des modules que vous utilisez peu, où des améliorations peuvent vous avoir échappé.
