Loop intègre un gestionnaire de tâches pour organiser votre travail. Créez des tâches, assignez-les, fixez des échéances. Les relances automatiques vous rappellent ce qui doit être fait.
Création de tâches
Créez des tâches depuis n’importe quelle page Loop ou depuis le gestionnaire de tâches. Décrivez ce qui doit être fait, assignez un responsable, fixez une date d’échéance. Liez la tâche à une fiche (apprenant, session…).
Suivi et relances
Le gestionnaire de tâches affiche vos tâches à faire, en retard, terminées. Des rappels sont envoyés à l’approche des échéances. Les tâches en retard sont signalées visuellement.
Accessible partout
Accédez au gestionnaire de tâches depuis toutes les pages Loop via l’icône dédiée. Ajoutez une tâche en cours de travail, consultez ce qui vous attend. Votre organisation reste fluide.
« Gestion des Tâches de suivi avec relances » fait partie du module Fonctionnalités avancées de Loop Formations, aux côtés de Gestion des accès et permissions, Statistiques en temps réel et Rôles personnalisés sur mesure.
Une session de formation impose une série d’actions à des moments précis : envoyer la convention, relancer une signature, transmettre les convocations, réserver une salle, récupérer les émargements, envoyer l’évaluation à froid quelques mois plus tard. Chaque étape est simple, mais leur cumul sur plusieurs sessions simultanées finit par déborder n’importe quel agenda personnel. Le gestionnaire de tâches organise ce travail, l’attribue nominativement et rappelle les échéances avant qu’elles ne deviennent des retards. Le suivi cesse de reposer sur la mémoire de chacun.
Le rythme administratif d’une session
Les actions se répartissent en trois temps. Avant la session, il faut sécuriser la contractualisation, la logistique et la convocation des participants. Pendant, il faut collecter les preuves de présence et gérer les imprévus. Après, il reste la facturation, les attestations, les évaluations et parfois la relance d’un financeur. Chacun de ces temps peut se traduire en tâches datées.
Rattacher la tâche à la fiche concernée évite le travail de recherche. Depuis une session, on voit ce qui reste à faire pour cette session précise ; depuis le gestionnaire, on voit l’ensemble de sa charge. Cette double lecture correspond aux deux façons de travailler réelles : préparer un dossier de bout en bout, ou traiter en série toutes les urgences du jour.
Répartir la charge dans une petite équipe
L’attribution nominative règle un problème classique des structures de quelques personnes : la tâche que chacun croyait confiée à l’autre. Un responsable identifié et une date d’échéance suffisent à lever l’ambiguïté. La répartition devient également visible, ce qui permet de constater qu’une personne accumule les échéances sur la même semaine et de rééquilibrer avant l’engorgement.
Ce mode de fonctionnement facilite aussi les absences. Lorsqu’une gestionnaire s’absente, ses tâches en cours sont identifiables et peuvent être réattribuées, plutôt que de rester dans un carnet resté sur son bureau. Le retour de congés se passe mieux, puisqu’il ne consiste plus à reconstituer ce qui aurait dû être fait pendant deux semaines d’absence.
Relances automatiques et dossiers qui traînent
Les rappels envoyés à l’approche des échéances déplacent l’effort de mémorisation vers le système. Le signalement visuel des tâches en retard joue un rôle complémentaire : il rend visible ce qui glisse depuis plusieurs jours, notamment les relances de conventions non signées ou les factures restées sans réponse, deux points qui pèsent directement sur la trésorerie.
Ces mécanismes se combinent utilement avec les automatisations de la plateforme. Ce qui peut être déclenché sans intervention humaine, comme l’envoi d’un questionnaire de satisfaction en fin de session, n’a pas besoin de devenir une tâche. Le gestionnaire de tâches se concentre alors sur ce qui exige un jugement, une décision ou un appel téléphonique, et non sur des envois répétitifs.
Les points à retenir
- Création depuis n’importe oùUne tâche se crée en cours de travail, depuis la page consultée, sans quitter le dossier en cours ni ouvrir un autre outil de suivi.
- Rattachement au dossierLa tâche reste liée à l’apprenant, à la session ou à l’entreprise concernée, ce qui rend son contexte immédiatement compréhensible par celui qui la traitera.
- Responsable et échéanceChaque action porte un nom et une date, ce qui supprime les zones grises entre collègues sur ce qui incombe à qui et pour quand.
- Rappels avant la dateDes notifications préviennent à l’approche de l’échéance, sans attendre que le retard soit constaté au téléphone par un client, un apprenant ou un financeur mécontent.
- Vue des retardsLes tâches dépassées sont signalées visuellement, ce qui permet de traiter en priorité ce qui bloque une signature de convention ou un règlement attendu depuis des semaines.
Un CFA et le suivi de ses visites en entreprise
Un centre de formation d’apprentis doit organiser des visites chez les employeurs de ses alternants et conserver une trace de chaque échange. Jusqu’ici, les rendez-vous étaient notés dans les agendas personnels des trois référents, avec des rappels manuscrits et un tableau de suivi rempli irrégulièrement. La coordinatrice crée désormais une tâche par visite, rattachée à la fiche de l’alternant, avec le référent responsable et la période prévue. Les rappels arrivent avant l’échéance, et la liste des visites en retard se lit d’un coup d’œil en réunion hebdomadaire. Lorsqu’un référent tombe malade en pleine période de visites, ses tâches sont réparties entre ses collègues sans avoir à reconstituer son planning à partir de notes éparses.
Questions fréquentes
Ce gestionnaire remplace-t-il un outil de gestion de projet ?
Il ne poursuit pas le même objectif. Un outil de gestion de projet organise des chantiers longs avec des dépendances entre étapes. Ici, il s’agit du suivi opérationnel quotidien d’un organisme : relances, échéances administratives, actions rattachées à des dossiers de formation. L’avantage tient précisément à cette proximité avec les données métier, puisque chaque tâche pointe vers l’apprenant ou la session qu’elle concerne.
Peut-on assigner une tâche à un collègue de son équipe ?
Oui, et c’est l’usage principal dans une équipe. Vous désignez le responsable au moment de la création, avec une échéance. La personne concernée retrouve la tâche dans sa propre liste et reçoit les rappels associés. Cette attribution explicite évite le flou fréquent des petites structures, où une relance importante reste parfois en attente parce que chacun pensait qu’elle relevait de l’autre.
Comment traiter les actions qui reviennent à chaque session ?
Commencez par distinguer ce qui peut être automatisé de ce qui exige une intervention humaine. Les envois systématiques, comme un questionnaire de fin de session, relèvent plutôt des automatisations de la plateforme. Les actions qui demandent un arbitrage ou un contact direct, comme relancer un employeur silencieux, méritent une tâche datée avec un responsable. Cette séparation évite de noyer la liste sous des rappels sans valeur ajoutée.
Une tâche accomplie constitue-t-elle une preuve pour un audit ?
Elle documente votre organisation interne, ce qui a une valeur lors d’un échange avec un auditeur, mais la preuve attendue reste le document lui-même : convention signée, feuille d’émargement, questionnaire renseigné, compte rendu de visite. Considérez le suivi des tâches comme le moyen d’obtenir ces pièces en temps voulu, et non comme un substitut aux éléments que le référentiel qualité vous demande de produire.
