Vos données sont sauvegardées automatiquement chaque jour. En cas de problème, nous pouvons restaurer vos informations à partir de ces sauvegardes. Votre activité est protégée.
Sauvegardes quotidiennes
Chaque nuit, une sauvegarde complète de vos données est effectuée automatiquement. Base de données, documents uploadés, configurations : tout est sauvegardé.
Rétention
Les sauvegardes sont conservées pendant plusieurs semaines. En cas de besoin, nous pouvons restaurer vos données à une date antérieure, par exemple avant une erreur de manipulation.
Stockage sécurisé
Les sauvegardes sont stockées sur des serveurs distincts, dans des datacenters géographiquement séparés. Même en cas de sinistre majeur, vos données sont récupérables.
« Sauvegardes automatiques quotidiennes » fait partie du module Fonctionnalités avancées de Loop Formations, aux côtés de Exports Excel/PDF, Accueil personnalisable à widgets et Import/export massif.
Les données d’un organisme de formation ne sont pas seulement un confort de travail : elles portent des obligations. Conventions signées, feuilles d’émargement, résultats d’évaluation, pièces de facturation et éléments du bilan pédagogique et financier doivent rester disponibles bien après la fin d’une session. La sauvegarde automatique quotidienne protège cet ensemble sans démarche de votre part, avec une conservation sur plusieurs semaines et un stockage réparti sur des sites distincts. Aucune manipulation ne vous est demandée au quotidien.
Ce qui est sauvegardé, et à quel rythme
L’opération se déroule chaque nuit et porte sur l’ensemble de votre environnement : la base qui contient les dossiers, les documents téléversés au fil des sessions et les paramétrages que vous avez définis. Il ne s’agit donc pas seulement des tableaux de données, mais aussi des modèles de conventions, des champs créés et des règles d’automatisation configurées par votre équipe.
Cette régularité change la nature du risque. Sans sauvegarde organisée, une suppression malheureuse ou une manipulation hasardeuse pendant une reprise de données devient définitive. Avec une copie quotidienne conservée plusieurs semaines, l’incident redevient un contretemps traité avec le support, et non un événement qui remet en cause votre capacité à justifier votre activité auprès d’un financeur.
Revenir en arrière après une fausse manœuvre
Le sinistre spectaculaire n’est pas le scénario le plus fréquent. Ce qui arrive vraiment, c’est un import mal calibré qui écrase des fiches, une session supprimée à la place d’une autre, ou une modification en masse appliquée au mauvais filtre un vendredi soir. La restauration à une date antérieure permet de récupérer l’état des données avant l’opération concernée.
Pour que cela fonctionne, un réflexe compte : signaler l’incident rapidement et noter précisément ce qui a été fait, à quel moment et sur quel périmètre. Plus la demande est précise, plus la reprise est ciblée. Attendre plusieurs semaines avant de constater une perte complique la tâche, car l’activité normale s’est entre-temps superposée aux données concernées.
Ce que la sauvegarde ne remplace pas
Une copie de sécurité protège contre la perte, pas contre les erreurs de gestion des accès. Si un utilisateur dispose de droits trop larges, il peut modifier ou supprimer des éléments en toute légitimité technique. Le travail sur les rôles et permissions reste donc indispensable, tout comme la vigilance sur les comptes qui n’ont plus lieu d’exister dans votre organisation.
Elle ne dispense pas non plus d’exporter régulièrement vos données stratégiques. Disposer d’extractions au format tableur pour vos dossiers d’apprenants, votre facturation et vos éléments de bilan vous rend autonome, y compris dans un scénario de changement d’outil. La sauvegarde relève de la continuité de service, l’export relève de votre maîtrise patrimoniale sur l’information.
Les points à retenir
- Copie complète nocturneLa sauvegarde se déclenche automatiquement chaque nuit, sans action de votre part et sans interruption du service pendant la journée de travail de vos équipes administratives.
- Documents et paramétrages inclusLes fichiers téléversés et les configurations que vous avez définies sont couverts au même titre que les données des dossiers eux-mêmes, modèles de documents compris.
- Conservation sur plusieurs semainesLa rétention permet de remonter bien au-delà d’une simple journée, ce qui couvre les erreurs constatées tardivement, par exemple lors d’un contrôle interne mensuel de vos dossiers.
- Sites de stockage séparésLes copies sont conservées sur des serveurs distincts, dans des centres de données géographiquement éloignés du système de production, afin de résister à un sinistre localisé.
- Restauration à une date choisieEn cas d’incident, vos informations peuvent être ramenées à leur état antérieur, par exemple avant une manipulation malheureuse appliquée en masse au mauvais filtre de sélection.
Un organisme après un import mal paramétré
Une responsable administrative d’un organisme spécialisé en langues reprend un fichier de participants transmis par une entreprise cliente pour préparer une série de sessions. Le fichier contient une colonne mal alignée, et l’import met à jour les adresses électroniques de plusieurs dizaines d’apprenants déjà enregistrés avec les valeurs d’une autre colonne. L’anomalie apparaît le lendemain, quand des convocations reviennent en erreur. Elle contacte le support en précisant l’heure de l’opération et le périmètre touché. Les données concernées sont ramenées à leur état antérieur, et l’import est repris avec une correspondance de colonnes vérifiée cette fois sur un échantillon réduit. Les sessions démarrent à la date prévue, et l’entreprise cliente n’a jamais eu connaissance de l’incident.
Questions fréquentes
Puis-je déclencher moi-même une restauration de mes données ?
La restauration s’effectue avec notre équipe technique, car elle demande de délimiter précisément le périmètre à reprendre pour ne pas écraser le travail réalisé depuis l’incident. Vous nous signalez ce qui s’est passé, à quelle heure et sur quels dossiers, et la reprise est étudiée à partir de ces éléments. Plus le signalement est rapide et détaillé, plus l’intervention peut être ciblée sans effet de bord.
Pendant combien de temps les sauvegardes sont-elles conservées ?
Elles sont conservées plusieurs semaines, ce qui couvre largement les incidents détectés dans le rythme habituel d’un organisme, y compris ceux repérés lors d’un contrôle mensuel. Cette rétention n’a pas vocation à servir d’archivage réglementaire : pour les pièces que vous devez conserver dans la durée, appuyez-vous sur vos exports et sur les documents rattachés aux dossiers, qui restent accessibles dans la plateforme.
Ces sauvegardes suffisent-elles à couvrir mes obligations RGPD ?
Elles y contribuent, au titre de la sécurité et de la disponibilité des données, avec un hébergement en France dans un cadre conforme au règlement. Mais la conformité ne se limite pas à cela : elle suppose aussi de définir des durées de conservation, de limiter les informations collectées au nécessaire et de maîtriser qui accède à quoi. Ces trois points relèvent de votre organisation interne.
Dois-je malgré tout exporter mes données régulièrement de mon côté ?
C’est une bonne pratique, pour deux raisons différentes. D’abord parce que disposer d’extractions à jour vous rend autonome pour vos analyses, vos bilans et vos échanges avec un commissaire aux comptes ou un financeur. Ensuite parce que la capacité à sortir ses données est un élément de réversibilité qu’il vaut mieux tester dans la durée que découvrir le jour où vous en avez réellement besoin.
