L’équipe support Loop est disponible pour vous aider. Questions d’utilisation, problèmes techniques, demandes d’accompagnement : nous sommes là pour vous assurer une expérience optimale.
Plusieurs canaux
Contactez le support par le canal de votre choix : Whatsapp pour les questions rapides, email pour les demandes détaillées, téléphone pour les urgences, Rdv Zoom via notre Calendly pour les demande d’accompagnement / formation
Réactivité
Nous nous engageons sur des délais de réponse adaptés à l’urgence. Les questions simples sont traitées rapidement, les problèmes techniques sont escaladés aux équipes compétentes.
Expertise métier
Notre équipe connaît les métiers de la formation professionnelle. Nous comprenons vos enjeux, nous parlons votre langage. Les réponses sont adaptées à votre contexte.
« Support technique réactif » fait partie du module Fonctionnalités avancées de Loop Formations, aux côtés de Gestion des Tâches de suivi avec relances, Sauvegardes automatiques quotidiennes et Correspondance de colonnes flexible.
Un logiciel de gestion intervient sur des échéances qui ne se déplacent pas : une session démarre lundi, une convention doit partir aujourd’hui, une facture attend d’être transmise au financeur. Le support Loop Formations est organisé pour cette réalité, avec plusieurs canaux selon l’urgence et le type de demande, et une équipe qui connaît le métier de la formation professionnelle. Vous n’avez pas à expliquer ce qu’est un émargement, une convention de formation ou un indicateur Qualiopi avant d’exposer votre problème.
Le bon canal selon la nature de votre demande
Une question de deux lignes sur un bouton que vous ne trouvez pas ne relève pas du même traitement qu’une demande d’accompagnement sur le paramétrage de vos modèles de documents. WhatsApp convient aux questions rapides pendant que vous êtes dans l’outil, l’e-mail aux demandes détaillées qui méritent des copies d’écran, le téléphone aux situations urgentes qui bloquent une échéance immédiate.
Pour les sujets qui demandent de se poser, un rendez-vous en visioconférence est réservable via notre agenda en ligne. Ce format est adapté à la mise en place, à la formation d’une nouvelle personne dans votre équipe ou à la revue d’un processus complet. Une demi-heure d’échange partagé remplace souvent une dizaine d’allers-retours écrits sur un sujet de configuration.
Une équipe qui connaît les contraintes des organismes
La différence se joue surtout sur la compréhension du contexte. Quand vous expliquez que votre financeur exige une preuve d’assiduité horaire, ou que votre audit de surveillance approche, l’équipe sait immédiatement de quoi il s’agit et quelles fonctions de Loop répondent à ce besoin. La conversation porte sur votre problème réel, pas sur la traduction de votre vocabulaire métier en termes techniques.
Cette connaissance permet aussi de vous proposer autre chose que ce que vous demandiez. Une équipe qui demande comment exporter une liste pour la retravailler dans un tableur cherche parfois, en réalité, un suivi qui existe déjà dans l’outil. Le rôle du support est autant de résoudre la demande immédiate que d’éviter des contournements qui pèseront lourd sur la durée.
Se faire aider efficacement : ce qui fait gagner du temps
Une demande bien décrite est traitée nettement plus vite. Indiquez l’écran concerné, ce que vous avez fait, ce que vous attendiez et ce qui s’est produit à la place. Précisez si le problème touche un seul dossier ou l’ensemble d’une session, et joignez une capture d’écran quand c’est possible : elle contient souvent l’information qui manquait à la description.
Pensez également à signaler le contexte d’échéance. Une question posée en même temps qu’une clôture de facturation ou qu’un démarrage de session n’a pas la même criticité qu’une interrogation exploratoire. Nous adaptons le traitement à l’urgence réelle, encore faut-il que celle-ci soit connue au moment où votre message arrive plutôt qu’au troisième échange.
Les points à retenir
- WhatsApp pour l’immédiatLes questions courtes trouvent une réponse dans le fil de discussion, sans ouvrir un ticket ni interrompre longuement le travail en cours.
- E-mail pour le détailléLes demandes complexes se traitent par écrit avec pièces jointes et copies d’écran, ce qui laisse une trace consultable des échanges et des solutions apportées.
- Téléphone pour l’urgenceQuand une échéance immédiate est en jeu, l’échange vocal permet de qualifier la situation et d’orienter la résolution beaucoup plus vite.
- Visioconférence sur rendez-vousUn créneau réservable en ligne convient aux séances d’accompagnement, de paramétrage ou de formation d’un nouveau membre de votre équipe.
- Escalade techniqueLes problèmes qui dépassent l’usage courant sont transmis aux équipes compétentes, avec le contexte déjà collecté pour éviter de tout réexpliquer.
Une responsable administrative en pleine rentrée de septembre
La responsable administrative d’un organisme de formation continue enchaîne les ouvertures de sessions début septembre. Un lundi matin, elle doit envoyer une série de convocations avant midi et constate qu’une mention de son modèle ne s’affiche pas comme prévu. Elle envoie un message WhatsApp au support avec une capture d’écran du document généré. L’échange permet d’identifier rapidement l’origine du problème dans son modèle, et elle repart avec la correction à appliquer. Dans la foulée, elle réserve un créneau en visioconférence pour la semaine suivante afin de revoir l’ensemble de ses modèles avant les sessions d’octobre, un sujet qui ne pouvait pas se traiter dans l’urgence du matin. Les deux canaux répondent à deux besoins distincts sans se concurrencer.
Questions fréquentes
Le support est-il inclus ou facturé en supplément ?
L’offre Loop Formations est à partir de 99 euros hors taxes par mois, tout inclus. Vous n’avez pas à arbitrer entre poser une question et maîtriser votre budget, ce qui serait contre-productif : un organisme qui hésite à solliciter son éditeur finit par bricoler des contournements coûteux. Nous préférons une équipe qui demande tôt plutôt qu’une équipe qui corrige tard.
Pouvez-vous nous aider à paramétrer nos modèles de documents ?
Oui, c’est un des sujets d’accompagnement les plus fréquents, en particulier au démarrage. Conventions, convocations, attestations et certificats méritent d’être calés une bonne fois avec les mentions attendues par vos financeurs et vos entreprises clientes. Le format visioconférence est le plus adapté : vous montrez vos documents actuels et nous voyons ensemble comment les reproduire dans la plateforme.
Que faire si notre question survient un jour de forte activité ?
Signalez-le explicitement dans votre message, avec l’échéance concernée. Une demande liée à une session qui démarre le lendemain ou à une facturation à transmettre le jour même n’est pas traitée comme une interrogation générale. Utilisez le canal correspondant à l’urgence, le téléphone pour un blocage immédiat, et gardez l’e-mail pour ce qui peut attendre une réponse construite.
Le support peut-il intervenir directement dans notre espace ?
Les échanges portent d’abord sur le diagnostic et l’explication, afin que vos équipes comprennent la manipulation et sachent la refaire. Pour les situations complexes, une séance en visioconférence permet de partager votre écran et d’avancer pas à pas ensemble. Cette approche laisse la main à votre organisme sur ses propres données, ce qui est préférable à une intervention opaque de notre côté.
