Trouvez n’importe quelle information dans Loop en quelques secondes grâce au moteur de recherche global. Apprenants, formateurs, sessions, entreprises : tapez un mot-clé et Loop trouve.
Recherche universelle
Le moteur de recherche cherche dans toutes les entités Loop simultanément. Tapez un nom, un email, un apprenant, formateur, prospect: les résultats affichent les correspondances trouvées avec leur type.
Résultats instantanés
Les résultats s’affichent au fur et à mesure de votre saisie. Pas besoin d’attendre, les correspondances apparaissent en temps réel. Cliquez sur un résultat pour accéder directement à la fiche.
« Moteur de recherche global » fait partie du module Fonctionnalités avancées de Loop Formations, aux côtés de Champs personnalisés illimités, Accueil personnalisable à widgets et Correspondance de colonnes flexible.
Dans une journée d’organisme de formation, la même question revient sans cesse sous des formes différentes : qui est cette personne au téléphone, sur quelle session est-elle inscrite, quelle entreprise la finance. Le moteur de recherche global de Loop Formations répond à ces situations en interrogeant simultanément l’ensemble de vos données, apprenants, formateurs, prospects, entreprises et sessions. Vous tapez ce dont vous vous souvenez, un nom, une adresse électronique, un fragment d’intitulé, et vous accédez directement à la fiche concernée sans naviguer dans les menus.
Répondre pendant l’appel, pas après
L’accueil téléphonique est le test le plus révélateur d’un logiciel de gestion. Un stagiaire appelle pour savoir si sa convocation est partie, un responsable formation demande où en est le dossier de trois salariés. Si trouver l’information suppose d’ouvrir le bon module puis de filtrer, la conversation s’étire et laisse une impression d’approximation à votre interlocuteur.
Avec une recherche transverse, la réponse arrive pendant l’échange. Vous saisissez le nom entendu, vous identifiez la bonne fiche parmi les résultats et vous ouvrez le dossier. L’effet est particulièrement net dans les structures où l’accueil est assuré à tour de rôle par des personnes qui ne connaissent pas tous les dossiers en cours.
Chercher sans savoir dans quel module regarder
Un même nom peut correspondre à plusieurs réalités dans votre base. Une personne peut être un prospect issu du site, un apprenant inscrit l’an dernier, et par ailleurs le contact d’une entreprise cliente. Chercher module par module oblige à deviner d’avance ce que vous allez trouver, ce qui conduit souvent à conclure à tort qu’une information n’existe pas.
La recherche universelle supprime cette hypothèse initiale. Les résultats indiquent la nature de chaque correspondance, ce qui vous permet de comprendre immédiatement le contexte : cette personne existe à la fois comme contact commercial et comme ancien stagiaire. C’est aussi un moyen simple de repérer les doublons évidents avant qu’ils ne se multiplient dans votre base.
Des résultats qui s’affinent au fil de la saisie
L’affichage progressif des résultats change la façon de chercher. Vous n’avez pas besoin d’écrire le nom complet ni de connaître l’orthographe exacte : vous saisissez les premiers caractères, vous observez ce qui remonte, et vous précisez seulement si nécessaire. Cette recherche par approximations successives correspond à la manière dont on se souvient réellement d’une information.
C’est appréciable pour les patronymes à orthographe incertaine, très fréquents à l’oral, ou pour les intitulés de formation longs dont personne ne retient la formulation exacte. Taper un fragment central suffit généralement. Le temps gagné paraît minime sur une recherche isolée, mais devient significatif quand la manipulation se répète des dizaines de fois par jour.
Les points à retenir
- Recherche transverseUne seule saisie interroge l’ensemble des données, sans choisir au préalable si vous cherchez un apprenant, un formateur ou une entreprise cliente.
- Résultats typésChaque correspondance indique la nature de la fiche trouvée, ce qui permet de distinguer immédiatement un prospect d’un stagiaire déjà inscrit.
- Affichage progressifLes correspondances apparaissent pendant la saisie, ce qui autorise une recherche approximative quand l’orthographe exacte du nom vous échappe.
- Accès direct à la ficheUn clic sur un résultat ouvre le dossier complet, sans repasser par un menu ni reconstruire un filtre dans un tableau.
- Recherche par adresse e-mailL’adresse électronique reste le critère le plus fiable pour retrouver une personne dont le nom peut s’écrire de plusieurs façons.
Un secrétariat partagé entre trois chargés de formation
Dans un organisme spécialisé dans la sécurité au travail, le standard tourne entre trois chargés de formation qui gèrent chacun leur portefeuille de sessions. Quand un stagiaire appelle, celui qui décroche n’a le plus souvent aucun élément sur le dossier. Auparavant, la réponse consistait à noter le nom et à rappeler plus tard, après avoir identifié le collègue concerné. Désormais, la personne qui prend l’appel saisit directement le nom entendu dans la recherche globale, ouvre la fiche apprenant, voit la session concernée, l’entreprise qui finance et les documents déjà signés. Elle traite la demande immédiatement dans la majorité des cas et ne transfère que les sujets réellement spécifiques. Les rappels différés se sont raréfiés, et avec eux les relances de stagiaires sans nouvelles.
Questions fréquentes
Peut-on retrouver un apprenant dont on ignore l’orthographe exacte ?
Oui, c’est un des intérêts principaux de la recherche progressive. Saisissez les premiers caractères dont vous êtes certain et observez les propositions qui remontent. Pour les noms à orthographe incertaine, entendus au téléphone, il est souvent plus efficace de chercher par l’adresse électronique ou par le nom de l’entreprise cliente, qui sont des critères beaucoup plus stables.
La recherche couvre-t-elle aussi les sessions et les entreprises ?
La recherche interroge les différentes entités de la plateforme, ce qui inclut les personnes comme les organisations et les sessions. C’est utile quand vous partez d’un intitulé de formation ou d’un nom de société sans savoir quel dossier précis vous cherchez. Les résultats affichent le type de chaque correspondance, ce qui vous évite d’ouvrir plusieurs fiches avant de tomber sur la bonne.
Tous les utilisateurs voient-ils les mêmes résultats de recherche ?
Les résultats respectent les droits d’accès de chaque profil. Un formateur ne voit pas les mêmes informations qu’un administrateur, et la recherche ne constitue pas un contournement des habilitations que vous avez définies. C’est un point important au regard du RGPD : la commodité de la recherche ne doit jamais élargir l’accès aux données personnelles au-delà de ce qui est nécessaire à chacun.
La recherche remplace-t-elle les filtres des tableaux ?
Non, les deux répondent à des besoins différents. La recherche globale sert à atteindre un élément précis dont vous connaissez un identifiant. Les filtres par colonne servent à construire une liste, par exemple tous les apprenants d’une entreprise inscrits sur un trimestre. Utilisez la recherche pour aller vite sur un cas isolé, et les filtres dès que vous travaillez sur un ensemble.
