Le suivi par public — apprenants, formateurs, équipe — montre l’avancement, le score, le temps passé et la date de fin, avec export CSV.
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« Suivi des modules d’accueil » fait partie du module E-learning de Loop Formations, aux côtés de Relevé de connexion des participants en visio, Partage d’écran, Chat & Sondages en direct et Widgets variés (vidéo, audio, PDF, quiz, SCORM).
Le catalogue est à la fois un outil commercial et une pièce de conformité. Chaque programme doit décrire des objectifs, des prérequis, une durée, des modalités, des moyens pédagogiques et des modalités d’évaluation, sous une forme lisible aussi bien par un prospect que par un auditeur. Loop Formations vous permet de construire ces programmes une fois, de les décliner en sessions, de les publier en ligne et de les mettre à jour sans reprendre un par un vos documents commerciaux.
Tenir la conformité sans y consacrer ses soirées
Les obligations d’un organisme sont nombreuses : preuves de réalisation, recueil des appréciations, traitement des difficultés, bilan pédagogique et financier annuel, exigences du référentiel national qualité et de ses sept critères. Traitées ponctuellement, elles produisent des périodes de surcharge intenables. Intégrées au déroulement normal des sessions, elles deviennent une conséquence du travail plutôt qu’un chantier supplémentaire.
C’est le principe de fond du logiciel : les émargements, les évaluations et les documents se constituent pendant l’action, à leur place naturelle. Le jour où un auditeur ou un financeur demande un justificatif, il existe déjà et se retrouve en quelques secondes. Vous ne préparez plus un dossier, vous ouvrez un historique qui s’est construit tout seul au fil de l’année.
Le programme comme source unique de vérité
Dans beaucoup d’organismes, le même programme existe en trois versions : le document envoyé aux clients, la page du site et la fiche remise en salle. Elles finissent par diverger, et c’est presque toujours la plus ancienne qui arrive entre les mains d’un auditeur ou d’une entreprise cliente exigeante.
En décrivant le programme une seule fois dans Loop, vous alimentez à partir de la même source les propositions commerciales, les documents contractuels, les convocations et la publication en ligne. Une révision d’objectifs ou de durée se répercute là où elle doit l’être, et vous savez quelle version faisait foi à une date donnée.
Du programme au parcours réellement suivi
Un programme se décompose en modules, et ces modules deviennent le squelette des sessions, des séances et, si vous utilisez le LMS natif, des contenus mis à disposition des apprenants. L’éditeur de cours par blocs permet de construire ces contenus, avec un déblocage progressif par date, par prérequis ou par groupe.
Cette continuité supprime le décalage classique entre le programme vendu et la formation réellement dispensée. Elle facilite aussi la déclinaison : un même programme peut exister en version courte, en version intra pour une entreprise ou en parcours mixte, sans repartir d’une page blanche ni recréer les contenus pédagogiques associés.
Les points à retenir
- Déclinaison en sessionsUn programme sert de modèle à autant de sessions que nécessaire, chacune avec ses dates, son formateur et ses conditions, sans redécrire le contenu pédagogique.
- Publication en ligneLe catalogue peut être publié pour être consulté par vos prospects, avec des programmes à jour et cohérents avec les documents que vous transmettez par ailleurs.
- Versions et historiqueLes mises à jour d’un programme sont conservées, ce qui permet de savoir quelle version faisait foi au moment d’une session déjà réalisée et facturée.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
- Espaces apprenant, formateur, entrepriseChaque interlocuteur accède seul à ce qui le concerne, ce qui réduit fortement les sollicitations quotidiennes adressées à l’équipe administrative.
Un formateur indépendant qui structure son offre
Ce formateur travaille seul et vend une dizaine de formations à des très petites entreprises et à des sociétés de taille moyenne. Ses programmes vivaient dans des documents traités au cas par cas, adaptés à chaque demande, sans version de référence. Chaque nouvelle proposition repartait du dernier fichier envoyé, avec le risque de conserver une durée ou une condition obsolète. En reconstruisant son catalogue dans Loop, il obtient une fiche complète par formation, avec les rubriques attendues par le référentiel qualité. Les propositions commerciales et les documents contractuels reprennent ces éléments sans recopie. Quand un client demande une version raccourcie sur deux jours, il décline le programme existant au lieu de le réécrire, et conserve la trace des deux formats dans le même catalogue.
Questions fréquentes
Peut-on publier le catalogue sur le site de l’organisme ?
Oui, le catalogue est prévu pour être consulté en ligne par vos prospects, à partir des programmes que vous avez déjà décrits. L’intérêt principal est la cohérence : la page publiée, la proposition commerciale et le document remis en formation proviennent de la même source. Une mise à jour d’objectifs ou de durée ne vous oblige donc plus à corriger séparément votre site et vos documents commerciaux.
Comment gérer les formations sur mesure pour une entreprise ?
Vous partez du programme catalogue le plus proche et vous le déclinez en version intra, avec ses propres objectifs, sa durée et ses modalités. La déclinaison reste rattachée au programme d’origine, ce qui évite de multiplier des fiches indépendantes et de perdre la vue d’ensemble de votre offre. Les sessions créées à partir de cette déclinaison conservent les particularités négociées avec l’entreprise cliente.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
