Trombi Studio : le générateur de trombinoscope PDF entièrement personnalisable. Format A4 portrait ou paysage, nombre de colonnes et de lignes par page, marges et espacement au millimètre, thèmes prêts à l’emploi, couleur d’accent, police, taille et forme des photos (carré, arrondi…), recadrage automatique ou manuel, en-têtes personnalisés — aperçu en direct, PDF en un clic.
« Trombinoscope (liste, grille, récapitulatif PDF/WORD/EXCEL) » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Simulation du parcours d’un apprenant, Tableaux de bord d’évolution des compétences et Programme enrichi depuis le référentiel officiel.
Le trombinoscope paraît anecdotique jusqu’au matin où un formateur découvre un groupe de vingt-cinq personnes qu’il n’a jamais vues. Loop Formations produit ce document à partir des données déjà saisies, sans ressaisie ni montage manuel dans un traitement de texte. Trois présentations, plusieurs formats de sortie et un choix de colonnes suffisent à couvrir les usages réels : préparation de séance, accueil, appel oral et archivage du dossier de session. Rien n’est ressaisi : vous générez, vous choisissez le format, vous diffusez.
Un document de travail, pas une décoration
En salle, le trombinoscope sert d’abord au formateur : mettre un nom sur un visage, repérer les personnes venues de la même entreprise, adapter les exemples au poste de chacun. La vue grille répond à ce besoin. La vue liste, plus dense, convient mieux à l’accueil et au secrétariat qui doivent vérifier des coordonnées ou une appartenance.
La vue récapitulative sert un autre usage : produire un document administratif propre à partir des champs que vous jugez utiles. Selon les cas, vous y mettrez l’entreprise et la fonction pour une formation intra, ou la référence du dossier et le financeur pour une session multi-financeurs. Le paramétrage retenu est mémorisé pour les générations suivantes.
Trois formats de sortie pour trois destinataires
Le PDF s’imprime et s’archive tel quel : c’est le format à joindre au dossier de session ou à afficher à l’entrée d’une salle. Le fichier Word permet d’ajouter une consigne, un plan d’accès ou une mention propre à un client sans reconstruire la mise en page depuis une feuille blanche.
L’export tableur, lui, sert au traitement : trier, filtrer, fusionner avec une autre liste, préparer un publipostage. Cette séparation évite le travers habituel qui consiste à retaper un PDF dans un tableur. Vous choisissez le format en fonction de ce que la personne en face doit faire du document, et non de ce que l’outil sait produire.
Photos et données personnelles : les précautions utiles
Une photographie est une donnée personnelle. Avant de diffuser un trombinoscope avec portraits, assurez-vous d’avoir recueilli l’accord des personnes concernées et de limiter la diffusion aux destinataires qui en ont besoin. La vue liste, sans portrait, reste disponible lorsque l’accord n’a pas été obtenu ou lorsque le document part vers un tiers.
Côté outil, Loop est hébergé en France et exploité dans un cadre conforme au RGPD, avec des accès distincts selon les profils. Il vous revient en revanche de définir vos règles internes : qui génère les trombinoscopes, à qui ils sont remis, combien de temps les exemplaires imprimés sont conservés et comment ils sont détruits ensuite.
Les points à retenir
- Trois vues complémentairesListe détaillée pour l’administratif, grille de portraits pour la salle, récapitulatif à colonnes choisies pour les documents de dossier : un même groupe, trois lectures différentes.
- Tri au choixLe classement par nom, par prénom ou par date d’inscription change la façon dont le document se lit, notamment pour un appel oral ou une remise de badges.
- Colonnes personnaliséesVous sélectionnez les champs à faire figurer, y compris vos champs personnalisés, ce qui évite de diffuser des informations dont le destinataire n’a aucun besoin.
- Génération sans ressaisieLe document est construit à partir des inscriptions déjà enregistrées, donc il reflète le groupe réel du jour et non une liste figée envoyée trois semaines plus tôt.
- Archivage de sessionLe PDF généré rejoint les pièces de la session et documente la composition du groupe, ce qui aide lorsqu’une entreprise conteste la présence d’un de ses salariés.
Un organisme intra chez un grand client
Cet organisme intervient en intra pour des groupes constitués par le service formation d’une entreprise cliente. La liste des participants bouge jusqu’à la veille : remplacements, absences, ajouts de dernière minute. Le formateur arrivait autrefois avec une liste imprimée deux semaines plus tôt, déjà fausse. Désormais, il génère la vue grille le matin même depuis son espace et repère immédiatement qui est présent, de quel service, et qui a été remplacé. Le service formation du client reçoit de son côté le récapitulatif en PDF avec les colonnes qu’il a demandées, sans données superflues. Le même document, généré une dernière fois en fin de session, est archivé dans le dossier et sert de référence en cas de question sur la composition du groupe.
Questions fréquentes
Le trombinoscope est-il utilisable si les apprenants n’ont pas de photo ?
Oui. La vue liste et la vue récapitulative fonctionnent sans portrait et restent les plus utilisées pour l’administratif. La vue grille montre alors des emplacements sans image, ce qui reste lisible mais perd son intérêt principal. En pratique, beaucoup d’organismes réservent les portraits aux parcours longs, où l’effort de collecte est justifié par la durée de vie du groupe.
Peut-on choisir les informations affichées selon le destinataire ?
Oui, la sélection des colonnes se fait au moment de la génération du récapitulatif, et le paramétrage est mémorisé pour la fois suivante. C’est ce qui permet de produire une version interne complète et une version client réduite à partir du même groupe. Le principe à retenir est simple : ne faites figurer que les champs dont le destinataire a réellement besoin.
Faut-il un logiciel supplémentaire pour ouvrir les fichiers exportés ?
Non. Le PDF s’ouvre dans n’importe quel navigateur ou lecteur, le fichier Word dans un traitement de texte courant, et l’export tableur dans un tableur classique. Loop lui-même s’utilise depuis un navigateur, sans installation sur les postes. Cela évite de dépendre du service informatique du client lorsqu’un formateur intervient sur site avec son propre ordinateur portable. Aucun poste n’a besoin d’être préparé à l’avance.
Le trombinoscope peut-il remplacer la feuille d’émargement ?
Non, ce sont deux documents distincts. L’émargement atteste la présence effective sur une séance datée et se fait dans Loop de façon numérique, sur tablette, sur smartphone ou par code. Le trombinoscope, lui, décrit la composition du groupe. Il peut servir de secours pour un appel oral ou une vérification d’identité, mais il ne constitue pas une preuve de présence pour un financeur.
