Recopiez une session à d’autres dates : la fiche, les étapes et les règles, et au choix le planning (décalé de la même durée), les formateurs et salles, les apprenants.
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« Dupliquer une session » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Génération de bulletins et rapports pédagogiques, Questionnaires de satisfaction personnalisables et Tableau de bord de progression individuelle.
Le planning est le point où se rencontrent toutes les contraintes d’un organisme : disponibilité des formateurs, capacité des salles, dates imposées par les entreprises clientes, alternance des périodes en centre et en entreprise. Loop Formations réunit ces éléments dans un calendrier partagé où chaque session porte ses séances, ses intervenants, ses lieux et ses inscrits. Les modifications se répercutent sur les convocations, l’émargement et le suivi, ce qui évite tout décalage entre ce qui est prévu et ce qui est réellement organisé.
Tenir la conformité sans y consacrer ses soirées
Les obligations d’un organisme sont nombreuses : preuves de réalisation, recueil des appréciations, traitement des difficultés, bilan pédagogique et financier annuel, exigences du référentiel national qualité et de ses sept critères. Traitées ponctuellement, elles produisent des périodes de surcharge intenables. Intégrées au déroulement normal des sessions, elles deviennent une conséquence du travail plutôt qu’un chantier supplémentaire.
C’est le principe de fond du logiciel : les émargements, les évaluations et les documents se constituent pendant l’action, à leur place naturelle. Le jour où un auditeur ou un financeur demande un justificatif, il existe déjà et se retrouve en quelques secondes. Vous ne préparez plus un dossier, vous ouvrez un historique qui s’est construit tout seul au fil de l’année.
Une session, ses séances et ses contraintes
Une session n’est pas une simple date : c’est une suite de séances, avec des horaires, des lieux, des formateurs et parfois des modalités différentes d’une journée à l’autre. Loop descend à ce niveau de détail, ce qui permet de gérer des parcours longs, discontinus ou alternés sans multiplier artificiellement les sessions dans votre base.
Cette granularité sert ensuite partout : les convocations reprennent les horaires réels, l’émargement suit les demi-journées effectives, la facturation s’appuie sur les heures réalisées. Vous décrivez le calendrier une seule fois et les documents qui en découlent restent cohérents entre eux, y compris lorsqu’une séance est déplacée en cours de parcours.
Quand le planning change, tout suit
Un report de séance déclenche mécaniquement une série de tâches : prévenir les apprenants, prévenir le formateur, éventuellement l’entreprise cliente, corriger la convocation, ajuster l’émargement attendu. C’est précisément là que se logent la plupart des oublis, surtout quand plusieurs personnes gèrent les sessions en parallèle.
Dans Loop, la modification d’une séance met à jour le calendrier de chaque profil concerné et permet de renvoyer les convocations actualisées sans reconstruire le document. Les espaces apprenant, formateur et entreprise reflètent la nouvelle date, ce qui réduit nettement les appels au secrétariat le matin de la séance concernée.
Les points à retenir
- Répercussion sur les documentsUn changement de date met à jour les calendriers des apprenants et des formateurs et permet de réémettre les convocations concernées sans aucune ressaisie.
- Calendrier partagé multi-vuesLe planning se consulte par formateur, par salle, par site ou par session, avec des filtres qui permettent à chaque coordinateur de travailler sur son propre périmètre.
- Détection des conflitsUn formateur ou une salle déjà occupés sur le même créneau sont signalés au moment de la planification, avant que les convocations ne partent vers les participants.
- Tarif unique tout inclusÀ partir de 99 € HT par mois, tout inclus, avec un essai gratuit de quatorze jours sans carte bancaire pour tester sur votre activité réelle.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
Un CFA qui alterne périodes en centre et en entreprise
Ce CFA gère des groupes dont le calendrier alterne semaines en centre et semaines en entreprise, avec des rythmes qui varient selon les branches professionnelles. Le planning annuel était construit dans un tableur puis recopié dans les convocations, les feuilles d’émargement et les documents envoyés aux employeurs, avec des versions qui finissaient toujours par diverger. En décrivant les séances une seule fois dans Loop, la coordinatrice obtient un calendrier consultable par les alternants, par les formateurs et par les tuteurs en entreprise. Quand une semaine de centre est déplacée, la modification est faite à un seul endroit et les trois publics voient la même information. Les visites en entreprise se planifient dans le même calendrier, ce qui évite de les programmer pendant une période de présence au centre.
Questions fréquentes
Peut-on gérer plusieurs sites de formation dans le même planning ?
Oui. Les sessions se rattachent à un site et à une salle, et le calendrier se filtre par centre, par salle ou par intervenant. Un coordinateur travaille ainsi sur son périmètre tout en gardant la visibilité sur les formateurs partagés entre plusieurs sites. La détection des conflits porte sur l’ensemble, ce qui évite de positionner un même intervenant sur deux centres au même moment.
Les formateurs indépendants peuvent-ils indiquer leurs disponibilités ?
Oui, chaque formateur dispose d’un espace où il consulte ses sessions et où ses disponibilités sont visibles par la personne qui planifie. Cela remplace les échanges de messages en début de trimestre pour savoir qui est libre. Il y retrouve également ses séances, ses listes de participants, ses évaluations à corriger et ses documents, sans accéder aux données commerciales de l’organisme.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
Combien de temps faut-il pour être opérationnel ?
L’essai gratuit de quatorze jours, sans carte bancaire, permet généralement de valider l’essentiel : créer votre catalogue, ouvrir une session, inscrire des participants et générer les documents correspondants. La mise en route complète dépend surtout de l’état de vos données existantes et du nombre de personnes à former à l’outil, pas de la complexité technique du logiciel lui-même.
