Un assistant en 7 étapes crée un modèle : départ, chapitres, contenu, mails et relances, déblocages, réglages, vérification. Point de départ : le modèle par défaut, un autre modèle ou une page vierge.
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« Assistant de création de modèle de parcours » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Questionnaires de satisfaction personnalisables, Suivi individualisé du parcours de chaque apprenant et Tableau de bord formateur plus rapide.
Le suivi des apprenants rassemble, dans un seul dossier, tout ce que votre organisme sait d’une personne formée : ses sessions, sa présence, ses évaluations, ses documents et ses échanges avec l’équipe. Loop Formations centralise ces éléments dès l’inscription et les met à jour au fil du parcours. Vos formateurs voient où en est chaque groupe, votre administration retrouve une preuve en quelques secondes, et l’apprenant dispose d’un espace dédié où il consulte son planning, ses supports et ses résultats sans solliciter le secrétariat.
Des attestations fondées sur la présence réelle
Une attestation de fin de formation engage l’organisme : elle indique ce qui a été suivi et pour quelle durée. Produire ce document à partir des émargements enregistrés, plutôt qu’à partir de la durée théorique du programme, évite d’attester des heures qui n’ont pas été réalisées et que le financeur pourra contester.
Loop relie donc la génération des attestations au suivi de présence de la session. Les apprenants dont les émargements sont incomplets apparaissent avant l’émission, ce qui permet de régulariser ou d’ajuster. Chaque attestation émise reste dans le dossier de l’apprenant, avec sa date, et peut être remise à nouveau des mois plus tard sans reconstitution.
Apprenant, formateur, entreprise : trois vues d’un même dossier
Un même parcours n’intéresse pas les trois publics de la même manière. L’apprenant veut son planning, ses supports, ses résultats et ses documents. Le formateur veut sa liste de présents, ses évaluations à corriger et l’avancement du groupe. L’entreprise cliente veut savoir si ses salariés suivent bien la formation qu’elle finance, sans avoir à téléphoner.
Les espaces dédiés répondent à ces trois besoins à partir de la même source de données, avec des droits différents. Personne ne voit ce qui ne le concerne pas, et vous n’envoyez plus de tableaux de suivi par courriel. Cette séparation des accès s’inscrit dans une logique RGPD : les données restent hébergées en France et visibles uniquement par les personnes habilitées.
Repérer un décrochage avant qu’il ne coûte
Le suivi n’a d’intérêt que s’il déclenche une action. Loop remonte les signaux faibles : absences répétées, module non ouvert, évaluation non rendue, progression bloquée sur une même étape depuis plusieurs jours. Ces indicateurs se lisent au niveau du groupe comme de l’individu, ce qui évite de découvrir un abandon au moment du bilan de fin de parcours.
À partir de là, l’équipe pédagogique intervient avec la bonne information : relancer par la messagerie intégrée, prévenir le tuteur en entreprise, proposer une séance de rattrapage ou débloquer un contenu adapté. La trace de ces relances reste dans le dossier, ce qui protège l’organisme si la situation doit être expliquée plus tard à un financeur ou à un employeur.
Les points à retenir
- Alertes d’assiduitéAbsences répétées, retards et modules non ouverts remontent au niveau du groupe comme de l’apprenant, pour permettre une relance avant que la situation ne devienne irrattrapable.
- Espace apprenant autonomeChaque personne formée consulte son planning, ses supports, ses évaluations et ses attestations depuis son navigateur, ce qui réduit fortement les demandes adressées au secrétariat.
- Suivi des alternantsContrats d’apprentissage, visites en entreprise et échanges avec le tuteur figurent dans le même dossier que le parcours pédagogique de l’alternant, sans classeur parallèle.
- Modèles à votre imageLes documents reprennent votre logo, vos mentions et votre formulation habituelle, définis une fois, sans reprise de mise en page à chaque nouvelle émission.
- Attestation liée aux présencesLa durée attestée s’appuie sur les émargements enregistrés, et les dossiers incomplets sont signalés avant l’émission plutôt que découverts après transmission au financeur.
Un centre de formation continue de 400 stagiaires
Ce centre forme des salariés sur des modules courts, financés par des entreprises différentes. Auparavant, chaque stagiaire existait dans un tableur par session : la même personne revenue trois fois apparaissait trois fois, avec des coordonnées divergentes. La responsable administrative passait ses vendredis à recoller les historiques quand une entreprise demandait le récapitulatif des formations suivies par ses équipes. Avec un dossier unique par apprenant, la recherche se fait par nom et le récapitulatif s’exporte directement. L’équipe pédagogique, de son côté, suit l’assiduité en continu et contacte les stagiaires qui n’ouvrent pas leurs supports entre deux journées présentielles, au lieu d’attendre le questionnaire de fin de parcours pour découvrir le problème.
Questions fréquentes
Comment récupérer l’historique des apprenants déjà formés ?
Vos apprenants existants peuvent être importés avec leurs coordonnées et leurs sessions passées à partir d’un fichier, au moment de la mise en place. L’objectif est d’éviter de repartir d’une base vide et de conserver la continuité des dossiers pour les personnes qui reviennent. Les documents déjà produits peuvent être rattachés aux dossiers correspondants, afin que vos recherches portent aussi sur l’antériorité.
Peut-on suivre un apprenant inscrit à plusieurs formations en même temps ?
Oui. Le dossier est rattaché à la personne et non à la session, donc un apprenant peut suivre plusieurs parcours en parallèle sans que vous ayez à créer une deuxième fiche. Vous voyez l’ensemble de ses sessions, de ses émargements et de ses évaluations au même endroit, et chaque parcours conserve pourtant ses propres documents, sa propre facturation et son propre financeur.
Les documents sont-ils envoyés automatiquement ?
L’envoi peut être déclenché par une automatisation, par exemple à l’approche du démarrage pour les convocations ou après la clôture de la session pour les attestations. Vous gardez la possibilité de contrôler avant envoi, ce qui reste recommandé lorsque des dossiers de présence sont incomplets. Les documents restent dans les espaces dédiés, ce qui garantit leur disponibilité même si un courriel a été manqué.
Peut-on personnaliser le contenu des convocations selon les sessions ?
Oui. Vous définissez des modèles reprenant votre identité et vos formulations, et le contenu variable est alimenté par la session : dates et horaires réels, lieu ou lien de connexion, formateur, informations pratiques d’accès. Vous pouvez disposer de modèles différents selon la modalité ou le type de public. Une modification du modèle s’applique aux prochaines émissions, sans toucher aux documents déjà envoyés.
