Une étape modifiée s’enregistre dès que sa fiche est refermée, sinon 30 secondes après la dernière modification ; un brouillon est gardé et propose de reprendre où vous en étiez.
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« Enregistrement automatique des parcours » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Questionnaires de satisfaction personnalisables, Évaluations par les formateurs avec notation et Simulation du parcours d’un apprenant.
Un organisme de formation consacre une part considérable de son temps à des gestes répétitifs : renvoyer une convocation, relancer un devis resté sans réponse, réclamer un questionnaire non rempli, rédiger un programme devant une page blanche. Loop automatise ces enchaînements et met une IA rédactionnelle à disposition des équipes. Vous décrivez une fois la règle attendue, le logiciel l’exécute ensuite pour chaque session, chaque inscription et chaque facture, sans que personne ait à y penser. Le temps récupéré retourne au conseil pédagogique et à la relation client.
Ce que l’automatisation apporte à vos preuves Qualiopi
Le référentiel national qualité repose sur sept critères et trente-deux indicateurs, et l’essentiel du travail d’audit consiste à retrouver des preuves. Quand les envois, les rappels et les collectes de questionnaires sont automatisés, les preuves se constituent au fil de l’eau au lieu d’être reconstituées dans l’urgence trois semaines avant la visite de l’auditeur.
Chaque action automatique laisse une trace horodatée rattachée à la session, à l’apprenant ou à l’entreprise cliente. Vous savez qui a reçu quoi, à quelle date, et si le destinataire a répondu. Cette continuité change la nature de la préparation d’audit : vous n’assemblez plus un dossier, vous exportez un historique qui existait déjà.
Des règles qui tournent sans surveillance quotidienne
Une automatisation repose toujours sur le même trio : un événement déclencheur, une condition, une action. Une inscription validée déclenche l’envoi de la convention. Une session qui démarre dans sept jours déclenche les convocations. Une évaluation à chaud non remplie depuis trois jours déclenche un rappel à l’apprenant. Vous assemblez ces règles dans le logiciel, elles s’appliquent ensuite à toutes les sessions concernées.
L’intérêt n’est pas seulement le temps gagné, c’est la régularité. Une équipe fatiguée oublie une convocation en fin de trimestre ; une règle ne l’oublie jamais. Chaque envoi automatique est daté et conservé dans le dossier de la session, ce qui évite les discussions du type nous vous l’avons bien envoyé lorsqu’un stagiaire affirme le contraire quelques semaines plus tard.
Apprenant, formateur, entreprise : trois vues d’un même dossier
Un même parcours n’intéresse pas les trois publics de la même manière. L’apprenant veut son planning, ses supports, ses résultats et ses documents. Le formateur veut sa liste de présents, ses évaluations à corriger et l’avancement du groupe. L’entreprise cliente veut savoir si ses salariés suivent bien la formation qu’elle finance, sans avoir à téléphoner.
Les espaces dédiés répondent à ces trois besoins à partir de la même source de données, avec des droits différents. Personne ne voit ce qui ne le concerne pas, et vous n’envoyez plus de tableaux de suivi par courriel. Cette séparation des accès s’inscrit dans une logique RGPD : les données restent hébergées en France et visibles uniquement par les personnes habilitées.
Les points à retenir
- Historique complet des envoisToute action automatique est enregistrée avec sa date et son destinataire, dans le dossier de la session, consultable à tout moment par l’équipe.
- Déclencheurs par événementInscription validée, session à venir, document non signé, questionnaire non rendu : chaque événement du parcours peut lancer un envoi ou une notification interne.
- Modèles de messages réutilisablesVous rédigez une fois le message type, avec les champs qui se remplissent seuls, puis vous le réutilisez sur toutes les sessions sans copier-coller.
- Preuves prêtes pour l’auditÉmargements, évaluations et attestations restent attachés au dossier avec leur date, ce qui permet de constituer un échantillon de preuves sans reconstruire l’historique à la main.
- Dossier unique et durableToutes les sessions suivies par une même personne sont rattachées à un seul dossier, y compris à plusieurs années d’intervalle, sans doublon ni ressaisie des coordonnées.
Un organisme de trois formateurs et une assistante
L’assistante administrative gère seule une quarantaine de sessions par an. Avant, sa semaine était rythmée par les mêmes tâches : préparer les convocations du lundi, vérifier les conventions non retournées, relancer les questionnaires de satisfaction. Elle paramètre dans Loop trois règles simples : convocation envoyée sept jours avant le démarrage, rappel de signature au bout de cinq jours, questionnaire à chaud envoyé le dernier jour puis rappelé une fois. Elle garde la main sur les cas particuliers, qu’elle traite manuellement, et consacre le temps libéré au montage des dossiers de financement et au suivi des entreprises clientes. Les formateurs, eux, utilisent l’IA rédactionnelle pour mettre à jour les programmes du catalogue sans repartir de zéro à chaque évolution réglementaire.
Questions fréquentes
Faut-il des compétences techniques pour créer une automatisation ?
Non. Les règles se configurent dans l’interface, en choisissant un événement de départ, une condition éventuelle et l’action à exécuter. Il n’y a ni code à écrire ni script à installer. La logique reste lisible par une assistante administrative, qui peut la modifier ou la désactiver à tout moment. En cas de doute, l’équipe Loop vous aide à poser les premières règles pendant la prise en main.
Les messages automatiques peuvent-ils être personnalisés par session ?
Oui. Les modèles contiennent des champs qui se remplissent avec les données réelles : nom de l’apprenant, intitulé et dates de la session, lieu, nom du formateur, entreprise cliente. Vous pouvez aussi créer plusieurs modèles selon le type de formation ou le public visé, puis choisir lequel s’applique. Rien ne vous oblige à envoyer le même texte à un alternant et à un salarié en inter.
Peut-on suivre un apprenant inscrit à plusieurs formations en même temps ?
Oui. Le dossier est rattaché à la personne et non à la session, donc un apprenant peut suivre plusieurs parcours en parallèle sans que vous ayez à créer une deuxième fiche. Vous voyez l’ensemble de ses sessions, de ses émargements et de ses évaluations au même endroit, et chaque parcours conserve pourtant ses propres documents, sa propre facturation et son propre financeur.
Les apprenants doivent-ils installer une application pour accéder à leur suivi ?
Non. Loop Formations fonctionne depuis un navigateur, sur ordinateur, tablette ou smartphone, sans installation ni mise à jour à gérer. L’apprenant reçoit un accès à son espace dédié et y retrouve son planning, ses supports, ses évaluations et ses documents. Cela vaut aussi pour les émargements et les questionnaires, que vous pouvez faire remplir directement en séance depuis l’appareil disponible.
