Reportez la modification d’un modèle de parcours sur les sessions déjà créées : choix des sessions, différences à cocher, application session par session, annulation possible.
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« Appliquer un modèle modifié aux sessions » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Coefficients par évaluation & bulletins pondérés, Trombinoscope (liste, grille, récapitulatif PDF/WORD/EXCEL) et Tests d’auto-positionnement.
Le planning est le point où se rencontrent toutes les contraintes d’un organisme : disponibilité des formateurs, capacité des salles, dates imposées par les entreprises clientes, alternance des périodes en centre et en entreprise. Loop Formations réunit ces éléments dans un calendrier partagé où chaque session porte ses séances, ses intervenants, ses lieux et ses inscrits. Les modifications se répercutent sur les convocations, l’émargement et le suivi, ce qui évite tout décalage entre ce qui est prévu et ce qui est réellement organisé.
Produire par lot plutôt qu’un document à la fois
Convoquer quinze participants revient traditionnellement à fusionner un document type avec une liste, à vérifier les dates, puis à envoyer quinze messages. L’opération se répète à chaque session et à chaque report. Loop produit ces documents pour l’ensemble d’un groupe en une seule opération, à partir du calendrier réel des séances programmées.
Le gain n’est pas seulement du temps : c’est la disparition des erreurs de fusion, du participant oublié et de la convocation portant encore l’ancienne salle. Lorsque le planning change, vous réémettez les convocations concernées à partir des données actualisées, au lieu de corriger à la main un document déjà envoyé.
Éviter les doubles réservations de formateur et de salle
Les conflits d’agenda coûtent cher : un formateur positionné sur deux sessions le même matin, une salle réservée deux fois, une journée programmée un jour férié. Le calendrier signale ces situations au moment de la planification, quand la correction reste simple et sans conséquence pour les participants déjà convoqués.
Les disponibilités des formateurs, internes comme indépendants, se déclarent dans l’outil et deviennent visibles par la personne qui planifie. Pour un organisme multi-centres, le calendrier se filtre par site, par salle ou par intervenant, ce qui permet de répartir la charge sans passer par des échanges de messages entre coordinateurs de sites différents.
Une session, ses séances et ses contraintes
Une session n’est pas une simple date : c’est une suite de séances, avec des horaires, des lieux, des formateurs et parfois des modalités différentes d’une journée à l’autre. Loop descend à ce niveau de détail, ce qui permet de gérer des parcours longs, discontinus ou alternés sans multiplier artificiellement les sessions dans votre base.
Cette granularité sert ensuite partout : les convocations reprennent les horaires réels, l’émargement suit les demi-journées effectives, la facturation s’appuie sur les heures réalisées. Vous décrivez le calendrier une seule fois et les documents qui en découlent restent cohérents entre eux, y compris lorsqu’une séance est déplacée en cours de parcours.
Les points à retenir
- Capacité et places restantesLe nombre de places disponibles se suit session par session, afin d’arrêter les inscriptions au bon moment ou d’ouvrir une date supplémentaire suffisamment tôt.
- Répercussion sur les documentsUn changement de date met à jour les calendriers des apprenants et des formateurs et permet de réémettre les convocations concernées sans aucune ressaisie.
- Calendrier partagé multi-vuesLe planning se consulte par formateur, par salle, par site ou par session, avec des filtres qui permettent à chaque coordinateur de travailler sur son propre périmètre.
- Réémission après changementUn report de séance permet de réémettre uniquement les convocations concernées, avec les nouvelles informations, sans corriger manuellement des documents déjà envoyés.
- Mise à disposition dans les espacesApprenants et entreprises retrouvent leurs documents dans leur espace dédié, ce qui réduit les demandes de duplicata adressées au secrétariat plusieurs mois après.
Un CFA qui alterne périodes en centre et en entreprise
Ce CFA gère des groupes dont le calendrier alterne semaines en centre et semaines en entreprise, avec des rythmes qui varient selon les branches professionnelles. Le planning annuel était construit dans un tableur puis recopié dans les convocations, les feuilles d’émargement et les documents envoyés aux employeurs, avec des versions qui finissaient toujours par diverger. En décrivant les séances une seule fois dans Loop, la coordinatrice obtient un calendrier consultable par les alternants, par les formateurs et par les tuteurs en entreprise. Quand une semaine de centre est déplacée, la modification est faite à un seul endroit et les trois publics voient la même information. Les visites en entreprise se planifient dans le même calendrier, ce qui évite de les programmer pendant une période de présence au centre.
Questions fréquentes
Peut-on gérer plusieurs sites de formation dans le même planning ?
Oui. Les sessions se rattachent à un site et à une salle, et le calendrier se filtre par centre, par salle ou par intervenant. Un coordinateur travaille ainsi sur son périmètre tout en gardant la visibilité sur les formateurs partagés entre plusieurs sites. La détection des conflits porte sur l’ensemble, ce qui évite de positionner un même intervenant sur deux centres au même moment.
Les formateurs indépendants peuvent-ils indiquer leurs disponibilités ?
Oui, chaque formateur dispose d’un espace où il consulte ses sessions et où ses disponibilités sont visibles par la personne qui planifie. Cela remplace les échanges de messages en début de trimestre pour savoir qui est libre. Il y retrouve également ses séances, ses listes de participants, ses évaluations à corriger et ses documents, sans accéder aux données commerciales de l’organisme.
Peut-on personnaliser le contenu des convocations selon les sessions ?
Oui. Vous définissez des modèles reprenant votre identité et vos formulations, et le contenu variable est alimenté par la session : dates et horaires réels, lieu ou lien de connexion, formateur, informations pratiques d’accès. Vous pouvez disposer de modèles différents selon la modalité ou le type de public. Une modification du modèle s’applique aux prochaines émissions, sans toucher aux documents déjà envoyés.
Que faire si un apprenant a été absent une partie de la formation ?
Les émargements enregistrés font apparaître les heures réellement suivies, et vous ajustez l’attestation en conséquence plutôt que d’attester une durée théorique. Les motifs d’absence enregistrés restent visibles dans le dossier. Cette cohérence entre présence, attestation et facturation est souvent examinée par les financeurs, et un écart documenté se défend beaucoup mieux qu’un écart découvert après coup.
