Organisez et planifiez les visites de vos formateurs chez les employeurs de vos alternants. Loop facilite la coordination, le suivi des visites réalisées et la génération des comptes-rendus.
Planification des visites
Programmez les visites en entreprise dans le planning Loop avec la date, l’heure, le lieu et le formateur concerné. L’apprenant et le tuteur entreprise peuvent être notifiés automatiquement. Les visites apparaissent dans l’agenda du formateur.
Comptes-rendus de visite
Après chaque visite, le formateur saisit un compte-rendu : échanges avec le tuteur, progression de l’apprenant, points de vigilance, objectifs pour la période suivante. Ces documents sont archivés sur la fiche de l’apprenant.
Suivi des obligations
Suivez le nombre de visites réalisées par apprenant pour vous assurer du respect de vos obligations réglementaires. Un tableau de bord identifie les visites planifiées, réalisées et celles à programmer.
« Planification des visites en entreprise » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Simulation du parcours d’un apprenant, Gestion des apprenants et apprentis et Zones de dépôt pour devoirs et exercices.
La visite en entreprise est l’un des rares moments où le centre, l’apprenant et l’employeur se retrouvent autour du même sujet. Elle est aussi la première victime des semaines chargées. Loop Formations installe ces visites dans le planning des formateurs, notifie les personnes concernées, recueille les comptes rendus et suit ce qui reste à programmer. L’objectif est simple : que la visite soit organisée en début d’année plutôt que rattrapée dans l’urgence à la fin.
Programmer les visites comme des séances
Une visite se planifie avec les mêmes éléments qu’une intervention : une date, un créneau, un lieu, un formateur, un apprenant et une entreprise. En la posant dans le planning, elle entre en concurrence honnête avec le reste de l’activité au lieu d’être repoussée indéfiniment parce qu’elle n’apparaît nulle part dans l’agenda du référent.
La visite figure ensuite dans l’espace du formateur au même titre que ses séances. L’apprenant et le tuteur peuvent être notifiés automatiquement, ce qui supprime la série d’appels de confirmation. Pour un référent qui suit plusieurs dizaines d’alternants, cette visibilité change la manière d’organiser ses déplacements et de regrouper les entreprises d’un même secteur géographique.
Un compte rendu structuré après chaque visite
Un compte rendu utile ne raconte pas la visite, il consigne des éléments actionnables : la progression constatée, les missions confiées et leur adéquation au référentiel, les difficultés exprimées par le tuteur ou l’apprenant, les points de vigilance et les objectifs fixés pour la période suivante. En le structurant, vous obtenez des documents comparables d’un référent à l’autre.
Le compte rendu est saisi depuis l’espace du formateur, idéalement dans la foulée de la visite. Il rejoint le dossier de l’apprenant, daté, consultable lors du prochain échange avec l’entreprise. La visite suivante commence alors par un point sur les objectifs fixés la fois précédente, ce qui donne au suivi une continuité que des notes personnelles ne permettent pas.
Suivre ce qui reste à programmer
Le pilotage repose sur une question unique : quels apprenants n’ont pas encore reçu de visite sur la période. Un tableau de bord distingue les visites planifiées, réalisées et restant à programmer, apprenant par apprenant. Vous traitez les manques au fil de l’année plutôt qu’en découvrant, au printemps, une série de rendez-vous impossibles à caser.
Cette vue soutient aussi vos obligations de suivi vis-à-vis des apprentis et de leurs employeurs. Elle vous permet de justifier ce qui a été réalisé, avec les comptes rendus correspondants, et de répartir la charge entre référents en fonction du nombre d’alternants suivis et de la dispersion géographique des entreprises concernées.
Les points à retenir
- Visites dans le planningChaque visite est posée comme un rendez-vous daté avec son formateur, son apprenant et son entreprise, visible dans l’agenda au même titre qu’une séance.
- Notification des participantsL’apprenant et le tuteur peuvent être prévenus automatiquement de la date retenue, ce qui supprime la série d’appels de confirmation avant chaque déplacement.
- Compte rendu structuréUn cadre commun de restitution, saisi depuis l’espace formateur et archivé dans le dossier de l’apprenant, qui rend les visites comparables entre référents.
- Tableau de bord des visitesVisites planifiées, réalisées et restant à programmer par apprenant, pour traiter les manques en cours d’année au lieu de les découvrir en fin de parcours.
- Continuité entre deux visitesLes objectifs fixés lors d’une visite sont consultables avant la suivante, ce qui donne au suivi une progression réelle plutôt qu’une succession de rendez-vous isolés.
Un CFA du secteur de la coiffure
Les apprentis de ce centre sont répartis dans des salons de petite taille, souvent tenus par un employeur qui est aussi le tuteur et qui dispose de très peu de disponibilité en journée. Les visites se calaient par téléphone, au fil des annulations, et le suivi de ce qui avait été réalisé tenait dans les notes personnelles de deux référentes. La planification dans Loop change la méthode : les visites sont posées par secteur géographique en début de trimestre, les salons reçoivent une notification de la date proposée, et chaque compte rendu est saisi le jour même depuis un téléphone. La responsable pédagogique suit les apprentis non encore visités et redistribue les rendez-vous entre référentes.
Questions fréquentes
Combien de visites en entreprise faut-il réaliser par apprenti ?
Le nombre attendu dépend de votre certification, de vos engagements auprès des financeurs et de votre propre organisation ; ce n’est pas l’outil qui le fixe. Ce que Loop apporte, c’est la capacité de définir votre règle interne puis de vérifier en continu qu’elle est tenue, apprenant par apprenant. C’est précisément ce suivi, et non l’intention affichée, qui est examiné lors d’un contrôle.
Une visite peut-elle se tenir à distance ?
Oui, et c’est parfois la seule option réaliste pour une entreprise très éloignée ou un tuteur difficile à mobiliser. Vous programmez alors la visite avec la visioconférence intégrée, et le compte rendu se saisit de la même manière. Gardez toutefois un équilibre : un déplacement sur site apporte des éléments d’observation qu’un échange à distance ne remplace pas complètement.
Le tuteur peut-il consulter le compte rendu de la visite ?
Vous décidez de ce que vous partagez. Beaucoup de centres transmettent une restitution au tuteur, notamment les objectifs fixés pour la période suivante, car cela engage les trois parties sur des points précis. Les observations plus sensibles, concernant par exemple une difficulté personnelle exprimée par l’apprenant, relèvent du suivi interne et n’ont pas vocation à être diffusées à l’employeur.
Comment organiser les déplacements de plusieurs référents ?
La vue planning par intervenant permet de regrouper les visites par secteur et par journée, ce qui limite les kilomètres et les demi-journées perdues. Le tableau de bord des visites restant à programmer sert ensuite à répartir la charge entre référents selon le nombre d’alternants suivis. Les frais de déplacement associés se déposent dans l’espace formateur, rattachés à la période concernée.
