Identifiez précisément les besoins et attentes de vos apprenants avant la formation grâce à des formulaires de recueil personnalisables. Ces informations permettent d’adapter le contenu pédagogique et de répondre aux exigences Qualiopi.
Formulaires personnalisables
Créez vos propres formulaires de recueil des besoins avec l’éditeur visuel Loop. Utilisez tous types de champs : texte libre, choix multiples, notation par étoiles, tableaux de saisie. Adaptez les questions à chaque formation ou utilisez des modèles génériques.
Envoi automatisé
Programmez l’envoi du formulaire de recueil des besoins à un moment précis du parcours : à l’inscription, quelques jours avant le début de la formation, en début de première séance. L’apprenant le remplit depuis son espace ou via un lien direct.
Exploitation des réponses
Consultez les réponses individuelles ou une synthèse globale du groupe. Exportez en Excel pour analyse ou en PDF pour archivage. Le formateur peut consulter ces informations avant la formation pour préparer au mieux son intervention.
« Formulaires de recueil des besoins et attentes » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Programme enrichi depuis le référentiel officiel, Trombinoscope (liste, grille, récapitulatif PDF/WORD/EXCEL) et Notes de frais formateurs / Dépôt de facture.
Le recueil des besoins est le premier acte pédagogique d’une session, et souvent le plus négligé. Loop Formations vous permet de le structurer comme une étape du parcours plutôt que comme un courriel isolé : un formulaire rattaché à la session, envoyé au bon moment, relancé si nécessaire, et dont les réponses restent liées au dossier de l’apprenant. Vous entrez en salle en sachant qui vous avez en face, quel est le niveau réel du groupe et ce que chacun attend concrètement de ces journées.
Poser les bonnes questions avant la session
Un formulaire utile pose peu de questions, mais des questions décidables. Situation professionnelle actuelle, outils déjà pratiqués, difficulté précise rencontrée la semaine passée, objectif attendu à l’issue du parcours : ces éléments changent la conception de la séance. Loop vous laisse composer ce jeu de questions par programme, en réutilisant un socle commun et en ajoutant les items propres à chaque domaine.
Les champs disponibles couvrent la plupart des besoins d’un organisme : texte libre pour les attentes ouvertes, listes fermées pour ce que vous voulez compter, échelles pour l’auto-positionnement, tableaux pour les inventaires de compétences. Vous pouvez rendre certaines questions obligatoires afin qu’aucun dossier n’arrive incomplet en début de parcours, sans pour autant alourdir le formulaire du côté de l’apprenant.
Déclencher le recueil au bon moment du parcours
Envoyé trop tôt, le formulaire est rempli à la va-vite ; envoyé la veille, il n’est plus exploitable par le formateur. Dans Loop, l’envoi se règle par rapport aux dates de la session : à la confirmation de l’inscription, quelques jours avant l’ouverture, ou à l’entrée dans une étape précise du parcours. Le déclenchement est porté par le modèle, pas par la mémoire d’un gestionnaire.
L’apprenant répond depuis son espace ou depuis un lien direct, sur téléphone comme sur ordinateur. Les personnes qui n’ont pas répondu sont identifiables sans exporter quoi que ce soit, et une relance peut partir automatiquement. Pour une formation intra, vous pouvez aussi faire remplir un volet par le responsable formation de l’entreprise cliente, en complément du point de vue des participants.
Transformer les réponses en adaptation pédagogique réelle
Une synthèse de groupe montre la dispersion des niveaux, les attentes majoritaires et les demandes isolées qui méritent un traitement individuel. Le formateur consulte ces éléments depuis son espace avant l’intervention, ajuste sa progression, prépare des exemples issus du secteur des participants et repère les personnes qui auront besoin d’un accompagnement rapproché dès la première demi-journée.
Cette adaptation se documente. Les réponses restent attachées à la session, consultables plus tard, exportables pour un dossier ou une revue interne. Lors d’un audit, vous ne racontez pas que vous adaptez vos formations : vous montrez le formulaire, les réponses reçues, la synthèse produite, puis le programme effectivement déroulé, avec la trace des ajustements décidés.
Les points à retenir
- Modèles par domaineUn socle de questions commun à tout l’organisme, enrichi de blocs spécifiques par famille de formation, pour éviter le questionnaire unique qui ne renseigne finalement sur rien.
- Champs variésTexte libre, choix multiples, échelles d’auto-positionnement, notation, tableaux de saisie : chaque question adopte le format qui rendra la réponse réellement exploitable par le formateur.
- Envoi rattaché au parcoursLe déclenchement dépend d’une étape ou d’une date de session, ce qui supprime l’envoi manuel et les oublis pendant les périodes de forte activité.
- Relance des non-répondantsLa liste des personnes n’ayant pas répondu reste visible en permanence et une relance automatique peut partir, ce qui améliore nettement le taux de retour avant la session.
- Synthèse de groupeVue agrégée des attentes et des niveaux déclarés, complétée par le détail individuel, avec export tableur pour analyse ou export PDF pour archivage documentaire.
Un organisme de formation bureautique en intra
Cet organisme intervient chez ses clients sur des sessions courtes de deux jours. Le recueil des besoins partait auparavant depuis la boîte de la responsable pédagogique et revenait en pièces jointes hétérogènes, parfois après le démarrage. Le paramétrage change la logique : le modèle de parcours embarque désormais un formulaire déclenché dix jours avant la session, avec une relance à cinq jours. Le formateur ouvre la synthèse la veille, repère qu’une partie du groupe travaille déjà sur des tableaux croisés et bascule une portion du programme vers un contenu plus avancé. Le responsable formation de l’entreprise cliente reçoit de son côté une restitution des attentes exprimées, ce qui nourrit la préparation et sert de base au bilan de fin de session.
Questions fréquentes
Faut-il un formulaire différent pour chaque formation du catalogue ?
Ce n’est pas nécessaire et rarement souhaitable. La pratique la plus tenable consiste à maintenir un formulaire socle commun, puis à décliner des variantes pour les familles de formations qui appellent des questions techniques particulières. Vous conservez ainsi une base comparable d’une session à l’autre pour votre pilotage, tout en obtenant les précisions métier dont le formateur a besoin. Les variantes se dupliquent en quelques minutes depuis un formulaire existant.
Que faire si un apprenant ne remplit jamais le formulaire ?
Vous gardez la trace de la sollicitation et de la relance, ce qui constitue déjà un élément de preuve utile. Le formateur peut alors compléter le recueil oralement en début de séance et consigner les éléments obtenus dans la fiche de la session. L’essentiel est que l’absence de réponse soit visible avant la formation, et non découverte après coup au moment de constituer le dossier.
Le recueil des besoins peut-il servir au positionnement d’entrée ?
Oui, à condition de séparer les deux intentions dans la construction du formulaire. Les questions d’attentes relèvent du projet de l’apprenant, les questions de positionnement mesurent un niveau de départ. En les regroupant dans un même envoi mais dans des sections distinctes, vous limitez le nombre de sollicitations tout en gardant deux lectures exploitables : l’une pour adapter le contenu, l’autre pour constituer les groupes.
Les réponses sont-elles accessibles au formateur externe ?
Oui. Un formateur affecté à la session, salarié ou prestataire, consulte les réponses depuis son espace, sans que vous ayez à lui transférer de fichiers. L’accès reste limité aux sessions sur lesquelles il intervient. Les données sont hébergées en France dans un environnement conforme au RGPD, et vous décidez de la durée pendant laquelle vous conservez ces éléments dans le dossier de formation.
