Loop enregistre automatiquement toutes les connexions et activités des apprenants sur la plateforme. Cette traçabilité complète répond aux exigences de Qualiopi et vous permet de suivre l’engagement de chaque participant.
Journal des connexions
Consultez l’historique détaillé des connexions de chaque apprenant : date, heure, durée de session, pages visitées. Ces données sont particulièrement utiles pour les formations à distance où vous devez justifier de l’assiduité auprès des financeurs.
Suivi des activités
Chaque action est enregistrée : consultation de documents, visionnage de vidéos avec temps passé, tentatives aux quiz avec scores, dépôts de fichiers, signatures de documents. Vous reconstituez précisément le parcours de l’apprenant sur la plateforme.
Relevés pour les financeurs
Les relevés de connexion sont exportables et constituent des preuves de réalisation pour vos dossiers de financement OPCO ou France Travail. Pour les visioconférences, Loop génère automatiquement un relevé de présence des participants.
« Historique des connexions et activités » fait partie du module Gestion pédagogique de Loop Formations, aux côtés de Recherche RNCP intégrée & blocs de compétences, Communauté de session animée par le formateur et Grille de notes et bulletins.
Justifier l’assiduité d’une formation à distance suppose de produire autre chose qu’une déclaration sur l’honneur. Loop Formations enregistre les connexions et les actions réalisées sur la plateforme : consultations, temps passé, tentatives aux quiz, dépôts de fichiers, signatures. Ces relevés se consultent par apprenant et s’exportent pour un dossier de financement ou un audit. Le sujet est autant technique que réglementaire, car il touche aussi à la protection des données de vos apprenants. Il mérite donc une position claire de votre organisme.
Une preuve d’assiduité pour les parcours à distance
En présentiel, l’émargement suffit à établir la présence. À distance, la question se déplace : il faut montrer que l’apprenant a bien réalisé la séquence prévue. Le relevé d’activité apporte cet élément en décrivant ce qui a été ouvert, pendant combien de temps, et à quel moment, sans dépendre du souvenir du formateur ou de l’apprenant.
Ce relevé se joint aux autres pièces du dossier : convocation, programme, évaluation, attestation. Pris isolément il ne prouve pas l’acquisition, mais il documente la réalisation, ce qui est précisément l’objet de la demande d’un financeur. Pour les séances en visioconférence, un relevé de présence des participants est généré, ce qui complète utilement l’ensemble.
Trancher un désaccord avec des faits datés
Les litiges en formation portent souvent sur des faits simples : un apprenant affirme n’avoir jamais eu accès à un module, une entreprise conteste la réalisation d’une séquence, un stagiaire demande le remboursement d’une formation qu’il estime ne pas avoir suivie. Sans trace, la discussion se joue sur des affirmations opposées et se termine rarement bien.
Avec un historique horodaté, la conversation change de nature. Vous montrez la date de mise à disposition, les connexions effectives, les documents signés. Cela ne règle pas tout, mais cela ramène l’échange sur un terrain factuel et permet, le cas échéant, de reconnaître une défaillance de votre côté plutôt que de la découvrir devant un tiers.
Traçabilité et protection des données personnelles
Un historique d’activité est une donnée personnelle. Sa collecte se justifie par vos obligations de suivi et de preuve, pas par une surveillance générale des apprenants. Informez-les de son existence dans vos conditions et vos documents d’inscription, et limitez la consultation aux personnes qui en ont réellement l’usage professionnel dans votre organisme.
Loop est hébergé en France et exploité dans un cadre conforme au RGPD, avec des accès différenciés selon les profils. Il vous appartient de définir votre politique de conservation et de répondre aux demandes d’accès des personnes concernées. Traiter ce sujet en amont évite d’avoir à improviser au moment d’une réclamation ou d’un contrôle.
Les points à retenir
- Relevé par apprenantChaque personne dispose d’un historique daté de ses connexions et de ses actions, consultable depuis sa fiche sans avoir à interroger plusieurs modules séparés de la plateforme.
- Temps passé mesuréLa durée de consultation des contenus complète le simple fait de s’être connecté, information souvent demandée pour les séquences asynchrones d’un parcours financé par un tiers extérieur à votre organisme.
- Présence en visioconférenceLes séances menées avec la visioconférence intégrée donnent lieu à un relevé de participation, ce qui évite les captures d’écran approximatives conservées dans un dossier.
- Export pour les financeursLes relevés s’exportent afin d’être joints à un dossier de financement ou remis lors d’un contrôle, sans avoir à retaper les informations dans un tableau.
- Accès restreint par profilTout le monde ne consulte pas ces données : les droits distinguent l’équipe administrative, le formateur et l’apprenant, conformément au principe de limitation des accès.
Un organisme spécialisé en formation à distance
Cet organisme conçoit des parcours entièrement asynchrones pour des professionnels dispersés sur le territoire. Son problème n’était pas pédagogique mais probatoire : les financeurs demandaient régulièrement des justificatifs de réalisation, et l’équipe reconstituait chaque dossier à la main à partir de courriels et de captures d’écran. La démarche prenait des heures par demande et donnait un résultat inégal selon la personne qui s’en chargeait. Avec les relevés d’activité, la réponse se prépare en ouvrant la fiche de l’apprenant concerné et en exportant l’historique correspondant à la période demandée. L’équipe a par ailleurs formalisé une note interne précisant qui peut consulter ces relevés et combien de temps ils sont conservés, sujet qu’elle n’avait jamais tranché auparavant.
Questions fréquentes
Un relevé de connexion suffit-il à justifier une formation à distance ?
Il y contribue mais ne suffit pas seul. Un dossier solide combine le programme, la convocation, les traces d’activité, les évaluations et l’attestation de fin de formation. Le relevé documente la réalisation, les évaluations documentent l’acquisition. C’est l’ensemble cohérent qui répond aux attentes d’un financeur ou d’un auditeur, et non une pièce unique présentée comme une preuve universelle.
Les apprenants doivent-ils être informés de cet enregistrement ?
Oui. L’information des personnes est un principe de base du RGPD. Mentionnez-le dans votre règlement intérieur, vos conditions d’inscription ou la notice remise en début de parcours, en indiquant la finalité poursuivie et la durée de conservation retenue. Cette formalité est simple à mettre en place et vous protège en cas de réclamation d’un apprenant ou de contrôle.
Combien de temps ces historiques doivent-ils être conservés ?
La durée dépend de vos obligations et de la nature des financements concernés, elle relève donc de votre politique interne, idéalement écrite. Le principe général est de conserver le temps nécessaire à la justification, puis de supprimer. Évitez la conservation indéfinie par confort : elle augmente le volume de données personnelles détenues sans apporter de garantie supplémentaire. Écrivez la règle, puis appliquez-la réellement.
L’historique fonctionne-t-il aussi pour les formations en présentiel ?
Il enregistre ce qui se passe sur la plateforme : consultation de ressources, questionnaires, signatures, dépôts. Pour la présence physique en salle, la preuve reste l’émargement numérique réalisé sur tablette, smartphone ou par code. Les deux se complètent dans un parcours mixte, où une partie des séquences a lieu en salle et une autre en autonomie entre les regroupements.
