Quand l’utiliser
Quelques jours avant la première séance, une fois l’inscription confirmée. Envoyez-la à nouveau si une date, un lieu ou un horaire change.
En bref : Dates, lieu, horaires, matériel, accessibilité : la preuve que le stagiaire a été informé avant d'entrer en formation.
Mentions attendues
- L’intitulé de la formation et le nom du stagiaire
- Les dates, horaires et durée de chaque séance
- L’adresse et l’accès, ou le lien et les consignes de connexion pour le distanciel
- Le matériel à apporter ou à installer
- Les conditions d’accueil des personnes en situation de handicap et le contact à prévenir
- Les coordonnées de la personne à joindre en cas d’empêchement
Erreurs fréquentes
- Envoyer la convocation sans les horaires précis, seulement les dates.
- Oublier le contact handicap ou la mention de l’accessibilité des locaux.
- Ne pas garder trace de l’envoi : sans date d’envoi, la convocation ne prouve rien.
Textes officiels
Textes consultés sur le Code du travail numérique du ministère du Travail, qui reprend la version en vigueur publiée sur Légifrance.
Questions fréquentes
La convocation est-elle obligatoire ?
Le Code du travail ne l’impose pas sous ce nom. Il exige en revanche que le stagiaire reçoive avant son inscription définitive les objectifs, le contenu, les horaires, la liste des formateurs, les modalités d’évaluation, un contact et le règlement intérieur (article L6353-8). La convocation est le moyen courant de le prouver.
Combien de temps avant la formation l’envoyer ?
Aucun délai n’est fixé par les textes. Laissez au stagiaire le temps de s’organiser et à son employeur celui de le libérer.
Que mettre pour une formation à distance ?
Le lien et les consignes de connexion, l’assistance technique et pédagogique prévue, et les activités à faire à distance avec leur durée moyenne (article D6313-3-1).
Faut-il envoyer la convocation à l’employeur ?
Rien ne l’impose, mais c’est conseillé quand l’entreprise a signé la convention : elle sait ainsi quand libérer son salarié.
