Sous-traitance de formation : définition

La sous-traitance de formation est l’opération par laquelle un organisme de formation, titulaire du contrat avec le client ou le financeur, confie tout ou partie de la réalisation pédagogique d’une action à un autre prestataire — organisme tiers ou formateur indépendant — tout en restant seul responsable vis-à-vis du client.

Définition

Dans ce schéma, le donneur d’ordre vend l’action de formation, signe la convention avec le client et encaisse le financement ; le sous-traitant anime les séquences pédagogiques pour son compte. La responsabilité contractuelle et qualité reste intégralement portée par le donneur d’ordre : en cas de manquement du sous-traitant, c’est lui qui répond devant le client, le financeur et le certificateur.

La pratique est massive dans le secteur : une grande partie des organismes fait appel à des formateurs indépendants pour absorber les pics d’activité ou couvrir des expertises pointues. Le sous-traitant qui exerce à titre habituel une activité de formation doit lui-même détenir un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité) et déclarer ce chiffre d’affaires dans son propre Bilan Pédagogique et Financier, en le distinguant des contrats en direct.

Attention à la frontière avec le salariat déguisé : un intervenant qui travaille exclusivement pour un organisme, selon ses horaires et sous sa subordination, peut voir sa relation requalifiée en contrat de travail. Le contrat de sous-traitance doit refléter une réelle autonomie d’exécution.

Que doit contenir le contrat de sous-traitance ?

Un contrat écrit est indispensable pour sécuriser la relation et constituer une preuve en audit. Les clauses structurantes :

1. Objet et périmètre : action concernée, publics, volumes horaires, lieux et modalités (présentiel, distanciel).
2. Obligations pédagogiques : respect du programme, des objectifs et des méthodes d’évaluation du donneur d’ordre.
3. Obligations documentaires : remise des feuilles d’émargement, comptes rendus et évaluations.
4. Prix et conditions de paiement, distincts du prix de vente au client final.
5. Assurances, confidentialité, propriété des supports et clause de non-sollicitation du client final le cas échéant.

Quelles règles pour la sous-traitance d’actions CPF ?

Le législateur a fortement encadré la sous-traitance sur le CPF (Compte Personnel de Formation) pour lutter contre les dérives. Le cadre issu de la loi du 19 décembre 2022 et de ses textes d’application impose notamment que le sous-traitant réalisant des actions CPF détienne lui-même la certification Qualiopi (avec des aménagements pour certains intervenants individuels), et plafonne la part du chiffre d’affaires EDOF qu’un organisme peut sous-traiter. Le donneur d’ordre doit déclarer ses sous-traitants et s’assurer de la conformité de leurs pratiques. Les textes applicables sont consultables sur legifrance.gouv.fr.

Sous-traitance et Qualiopi : qui est audité ?

L’indicateur 27 du Référentiel National Qualité impose au donneur d’ordre certifié de s’assurer que ses sous-traitants respectent le référentiel : l’auditeur vérifie comment l’organisme sélectionne, briefe et évalue ses intervenants extérieurs. En pratique, il faut pouvoir présenter les contrats, les CV et preuves de compétences, et un dispositif de suivi de la qualité des prestations sous-traitées. Le détail des attendus figure dans notre guide des critères Qualiopi.

Ce qu’il faut retenir

• Le donneur d’ordre reste seul responsable de l’action vis-à-vis du client, du financeur et du certificateur.
• Un contrat écrit précis (périmètre, obligations documentaires, prix) est la première preuve exigée en audit.
• Le sous-traitant habituel doit posséder son propre NDA et déclarer cette activité dans son BPF.
• Sur le CPF, la sous-traitance est plafonnée et le sous-traitant doit en principe être certifié Qualiopi.
• L’indicateur 27 de Qualiopi audite la sélection et le suivi des sous-traitants.
• Une autonomie d’exécution réelle protège du risque de requalification en salariat.

La sous-traitance de formation avec Loop

Loop centralise ce que les intervenants extérieurs vous doivent : chaque formateur dispose d’un espace dédié avec son planning, ses émargements à signer et le dépôt de ses documents, tandis que la signature électronique native fait circuler contrats et conventions sans impression. Les feuilles d’émargement horodatées et les évaluations remontent automatiquement dans le score de conformité Qualiopi de chaque session, ce qui documente l’indicateur 27 sans collecte manuelle. Voir la gestion administrative d’un OF.

Questions fréquentes

Un formateur sous-traitant doit-il avoir son propre NDA ?

Oui dès lors qu’il réalise des prestations de formation à titre habituel, même exclusivement en sous-traitance. Il déclare alors son activité auprès de la DREETS et remplit chaque année son propre Bilan Pédagogique et Financier, où le chiffre d’affaires réalisé en sous-traitance est identifié séparément des contrats conclus en direct.

Le sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?

Pour les actions financées sur fonds publics ou mutualisés hors CPF, c’est la certification du donneur d’ordre qui compte, celui-ci devant contrôler la conformité de ses sous-traitants. Pour les actions CPF, en revanche, la réglementation impose en principe que le sous-traitant soit lui-même certifié Qualiopi, sauf aménagements prévus pour certains intervenants individuels.

Qui signe la convention de formation en cas de sous-traitance ?

Toujours le donneur d’ordre : c’est lui qui contractualise avec l’entreprise cliente ou le financeur, facture la prestation et délivre les documents de fin de formation. Le sous-traitant signe uniquement le contrat de sous-traitance avec le donneur d’ordre, jamais la convention avec le client final.

Comment fixer le prix d’une prestation sous-traitée ?

Le prix se négocie librement entre les parties, généralement en taux journalier ou horaire d’animation. Le donneur d’ordre conserve une marge couvrant la commercialisation, l’ingénierie, l’administratif et le risque contractuel qu’il porte. Un écart trop important entre prix vendu et prix sous-traité peut toutefois interroger financeurs et auditeurs sur la valeur ajoutée réelle.

Voir aussi

• Formateur indépendant : définition
• NDA : définition et démarches
• Convention de formation
• Les 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi
• Feuille d’émargement