01 · Le problème
Pourquoi c'est un point de douleur pour les OF
Faire appel à un formateur externe ou à un confrère est courant, et rarement documenté. Le contrat tient dans un échange de mails, les qualifications de l'intervenant ne sont nulle part, personne ne lui a transmis le règlement intérieur ni les modalités d'évaluation, et aucun bilan n'est fait après la session. L'auditeur, lui, cherche exactement ces pièces : sans elles, l'indicateur 27 tombe en non-conformité.
02 · La réponse Loop
Ce que Loop fait concrètement
Sous-traitance ou co-traitance : ce n'est pas la même chose
En sous-traitance, un organisme confie tout ou partie de l'action à un prestataire mais reste seul face au client et au financeur. En co-traitance, plusieurs organismes interviennent ensemble et contractualisent chacun pour sa part. Les responsabilités, la facturation et les preuves à produire diffèrent.
Ce que couvre l'indicateur 27
L'indicateur porte sur la maîtrise des prestataires externes : sélection, transmission des exigences, contractualisation et évaluation. Il ne vous demande pas d'exiger la certification de vos sous-traitants, mais de prouver que vous pilotez la qualité de ce qu'ils réalisent en votre nom.
Les preuves attendues
Contrat ou convention de sous-traitance mentionnant vos exigences qualité, qualifications de l'intervenant, preuve de transmission du programme et des procédures, évaluation de la prestation par les apprenants, bilan avec l'intervenant et suivi des actions correctives éventuelles.
Tout rattaché à la session dans Loop
Chaque intervenant externe dispose de sa fiche : contrat, qualifications, sessions animées, évaluations reçues. Les documents de la session restent liés à l'intervenant, et le dossier de l'indicateur 27 se constitue au fil de l'activité plutôt qu'avant l'audit.
03 · Solution produit
Les modules Loop concernés
Les briques produit qui résolvent ce sujet directement dans Loop Formations.
Gestion commerciale
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Gestion financière
Pilotez la santé financière de votre organisme. Facturation automatisée, gestion des financeurs et OPCO, découpage multi-financeurs, calcul des marges et génération automatique du BPF.
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Émargement
Digitalisez vos feuilles de présence avec valeur probante légale. QR code, signature sur tous appareils, horodatage certifié, statistiques de présences et relances automatiques des absents.
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Gestion documentaire
Automatisez la génération de tous vos documents administratifs. Éditeur Word intégré, plus de 300 balises dynamiques, signature électronique illimitée et Drive intégré pour une gestion documentaire sans effort.
Découvrir le module05 · Fonctionnalités
Les briques Loop derrière cette page
Fiche intervenant complète
Chaque formateur externe a sa fiche : coordonnées, qualifications, pièces contractuelles et historique des sessions animées. Vous répondez en quelques secondes à la question de l'auditeur sur la compétence d'un intervenant précis.
Espace formateur dédié
Le sous-traitant accède à son planning, à ses supports, à ses feuilles d'émargement et aux documents de la session. La transmission de vos exigences est tracée, sans échange de mails à retrouver des mois plus tard.
Évaluations rattachées à l'intervenant
Les évaluations à chaud et à froid remontent par session et par formateur. Vous disposez d'un indicateur objectif de la qualité de chaque prestataire externe, et non d'une impression difficile à démontrer.
Module qualité relié aux 32 indicateurs
L'indicateur 27 dispose de son emplacement de preuves, alimenté par les contrats, les fiches intervenants et les évaluations déjà présentes dans la plateforme. Rien à reconstituer la veille de l'audit.
06 · Workflow
Le parcours, étape par étape
- 01
Formaliser la sélection
Définissez vos critères de choix d'un intervenant externe, qualifications, expérience, références, et gardez trace de la manière dont chaque prestataire a été retenu pour une action donnée.
- 02
Contractualiser les exigences qualité
Le contrat de sous-traitance précise le périmètre, les modalités pédagogiques, les documents à produire, le respect du règlement intérieur et les engagements en matière d'accessibilité et de données personnelles.
- 03
Transmettre et suivre
Programme, objectifs, modalités d'évaluation et procédures sont mis à disposition dans l'espace formateur. Pendant la session, émargements et documents produits remontent au même endroit que les vôtres.
- 04
Évaluer et boucler
À l'issue de la prestation, les retours des apprenants et le bilan avec l'intervenant sont consignés. En cas d'écart, l'action corrective est tracée : c'est précisément ce que l'auditeur vient chercher.
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07 · Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses
Mon sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?
En règle générale, la certification est exigée de l'organisme qui contractualise avec le financeur et perçoit les fonds. Un sous-traitant rémunéré par le donneur d'ordre n'a donc pas à être certifié pour lui-même. En revanche, l'organisme certifié reste comptable de la qualité de ce qui est réalisé en son nom et doit le démontrer. Vérifiez toujours les exigences propres du financeur concerné, qui peuvent être plus strictes, et faites figurer clairement le recours à la sous-traitance dans votre contrat commercial.
Quelle différence entre sous-traitance et co-traitance ?
En sous-traitance, un seul organisme est engagé vis-à-vis du client et du financeur ; il achète une prestation à un tiers et la refacture. En co-traitance, plusieurs organismes interviennent conjointement sur une même action, chacun contractualisant et facturant sa part. La co-traitance suppose donc que chaque intervenant réponde pour lui-même aux exigences applicables, là où la sous-traitance concentre la responsabilité sur le donneur d'ordre.
Quelles preuves l'auditeur demande-t-il sur l'indicateur 27 ?
Typiquement : le contrat ou la convention de sous-traitance mentionnant vos exigences qualité, les qualifications de l'intervenant, la preuve que le programme, le règlement intérieur et les modalités d'évaluation lui ont été transmis, les évaluations des apprenants sur ses sessions, et le bilan que vous en tirez. L'auditeur cherche une boucle complète : je sélectionne, j'exige, je vérifie, je corrige. Un simple bon de commande, sans exigence qualité ni évaluation, ne suffit pas à couvrir l'indicateur.
Un formateur indépendant est-il un sous-traitant au sens de l'indicateur 27 ?
Du point de vue de la maîtrise de la qualité, oui : c'est un intervenant externe dont vous devez démontrer la compétence et le suivi, quelle que soit la forme juridique de la relation. Le statut change le contrat et la facturation, pas vos obligations en matière de sélection, de transmission des exigences et d'évaluation. Traitez-le avec le même dossier de preuves que les autres prestataires externes.
Peut-on sous-traiter la totalité d'une action de formation ?
La sous-traitance ne doit pas vider votre rôle de sa substance : vous restez le concepteur et le pilote de l'action, responsable de son contenu, de son suivi et de ses preuves. Confier l'intégralité de la réalisation sans exercer aucun contrôle expose à une non-conformité et à des difficultés avec le financeur. Conservez la conception pédagogique, le suivi des apprenants et la production des documents de la session.
Faut-il déclarer le recours à la sous-traitance ?
Le recours à la sous-traitance fait partie des informations qui décrivent votre organisation et il influence le déroulement de l'audit comme le périmètre examiné. Signalez-le lors de la constitution du dossier, plutôt que de le laisser découvrir en séance. Cela vaut aussi pour le bilan pédagogique et financier, où les prestations achetées à des tiers se distinguent des actions réalisées en propre.