01 · Le problème
Pourquoi c'est un point de douleur pour les OF
Après l'audit initial, beaucoup d'organismes rangent le dossier qualité et reprennent leurs habitudes. Les évaluations à froid ne sont plus envoyées, la veille n'est plus tracée, le registre des réclamations reste vide. L'audit de surveillance porte précisément sur cette période : l'auditeur y cherche l'activité des mois écoulés, pas un classeur reconstitué la semaine précédente.
02 · La réponse Loop
Ce que Loop fait concrètement
Sa place dans le cycle de trois ans
Le cycle Qualiopi s'organise autour de trois rendez-vous : l'audit initial qui déclenche la certification, l'audit de surveillance en cours de cycle, puis l'audit de renouvellement. La date exacte de la surveillance est fixée par le certificateur à partir de la certification initiale.
Ce que l'auditeur contrôle en priorité
Le maintien du système : preuves de mise en oeuvre sur des sessions récentes, exploitation des évaluations, traitement des réclamations, actions d'amélioration engagées, veille tenue à jour, qualification des intervenants. Il vérifie aussi que les écarts relevés lors de l'audit précédent ont été effectivement levés.
Les changements à déclarer
Nouveau site, nouvelle catégorie d'action, recours accru à la sous-traitance, changement de dirigeant ou de raison sociale : ces évolutions concernent votre périmètre certifié et doivent être signalées à votre certificateur. Les découvrir pendant l'audit transforme un point d'information en constat d'écart.
Les modalités à distance
Un audit peut se dérouler tout ou partie à distance, dans les conditions applicables et selon les modalités retenues par votre certificateur. La logique reste la même : partager des dossiers réels, en direct. Un fonctionnement où tout est centralisé et consultable en ligne s'y prête nettement mieux qu'un archivage papier.
03 · Solution produit
Les modules Loop concernés
Les briques produit qui résolvent ce sujet directement dans Loop Formations.
Alternance & CFA
Gérez le contrat d'apprentissage de bout en bout — collecte guidée, CERFA remplis automatiquement, signature tripartite, avenants, reste à charge, frais annexes et suivi du dossier jusqu'au solde.
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Qualité
Préparez et maintenez votre certification Qualiopi sereinement. Suivi des 7 critères et 32 indicateurs, gestion des preuves, traitement des non-conformités et processus d'amélioration continue.
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Gestion pédagogique
Placez l'apprenant au cœur de votre dispositif. Suivi individualisé, évaluations, quiz interactifs, tests de positionnement et tableaux de bord d'évolution des compétences pour répondre aux exigences Qualiopi.
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Communication
Maintenez une communication fluide avec tous vos interlocuteurs. Mails automatiques programmables, extranets dédiés, messagerie interne et tracking complet pour ne jamais perdre le fil.
Découvrir le module05 · Fonctionnalités
Les briques Loop derrière cette page
Un historique complet, session par session
Loop conserve pour chaque session le programme, la convention, les convocations, l'émargement signé, les évaluations et les documents de fin. Quand l'auditeur tire une session au sort, vous ouvrez le dossier correspondant au lieu de reconstituer des pièces éparpillées.
Des évaluations envoyées automatiquement
Les questionnaires à chaud et à froid partent selon un calendrier défini, sans relance manuelle. Sur la période couverte par la surveillance, vous disposez donc d'une série continue de retours exploitables, et non de quelques réponses collectées dans l'urgence.
Le suivi des réclamations et des actions
Retours des apprenants, des formateurs et des entreprises sont centralisés, qualifiés et suivis jusqu'à leur clôture. Le lien entre un signalement et l'action décidée reste visible, ce qui répond directement à l'exigence d'amélioration continue.
Un partage d'écran qui tient la route à distance
Tout étant accessible en ligne, un audit à distance revient à naviguer dans vos dossiers réels pendant la visioconférence. Les données sont hébergées en France et le traitement est conforme au RGPD, question fréquemment posée lors des audits.
06 · Workflow
Le parcours, étape par étape
- 01
Reprendre le rapport précédent
Relisez les écarts et les remarques du dernier audit et vérifiez que chacun a donné lieu à une action tracée. C'est le premier point que l'auditeur vérifiera, et le plus simple à préparer à l'avance.
- 02
Vérifier la continuité des preuves
Sur les mois écoulés, contrôlez que chaque session dispose de ses émargements, de ses évaluations et de ses documents de fin. Une session incomplète isolée s'explique ; une série de sessions incomplètes révèle un système qui ne tourne plus.
- 03
Mettre à jour veille et compétences
Actualisez vos supports de veille légale, métiers et pédagogique, ainsi que les éléments relatifs à la qualification et à la montée en compétences de vos intervenants. Ce sont des indicateurs souvent négligés entre deux audits.
- 04
Préparer la logistique de l'audit
Confirmez la date et les modalités avec votre certificateur, prévenez les personnes qui seront sollicitées et testez la connexion si l'audit se déroule à distance. Préparez des accès de consultation aux dossiers plutôt qu'un export figé.
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07 · Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses
Qu'est-ce que l'audit de surveillance Qualiopi ?
C'est l'audit intermédiaire du cycle de certification. Il intervient entre l'audit initial et l'audit de renouvellement et vise à vérifier que l'organisme continue d'appliquer le référentiel national qualité. Il est généralement plus court que l'audit initial et se concentre sur le maintien du système : preuves de mise en oeuvre récentes, exploitation des retours, traitement des réclamations, veille et levée des écarts constatés précédemment.
Quand a lieu l'audit de surveillance ?
Il se situe en cours de cycle, entre la certification initiale et le renouvellement. La date précise est arrêtée par votre organisme certificateur à partir de votre date de certification, et c'est lui qui vous adresse la convocation. Ne comptez pas sur une règle universelle : vérifiez le calendrier inscrit dans votre contrat de certification et anticipez la planification, les créneaux d'auditeurs n'étant pas illimités.
L'audit de surveillance peut-il se faire à distance ?
Oui, un audit peut se tenir tout ou partie à distance, dans les conditions applicables et selon les modalités retenues par votre certificateur. Le déroulé ne change pas sur le fond : entretiens, consultation de dossiers par échantillonnage, vérification des preuves. La différence est pratique : vos documents doivent être accessibles en ligne et partageables immédiatement, sans aller chercher un classeur dans une armoire.
Que risque-t-on en cas d'écart lors de la surveillance ?
Comme lors de l'audit initial, les écarts sont qualifiés selon leur gravité et donnent lieu à des actions correctives à mettre en oeuvre dans les conditions fixées par le certificateur. Les manquements les plus sérieux, ou l'absence de correction, peuvent conduire à une suspension ou à un retrait de la certification, avec pour conséquence la perte de l'accès aux fonds publics et mutualisés. D'où l'intérêt de traiter les écarts sans attendre.
Faut-il tout représenter comme lors de l'audit initial ?
Non. L'audit de surveillance ne rejoue pas l'intégralité de la démarche : il procède par échantillonnage et cible en priorité les preuves de fonctionnement récentes ainsi que les points sensibles identifiés auparavant. En revanche, il porte sur la période écoulée depuis le dernier audit, ce qui suppose une continuité réelle des traces. Une préparation ponctuelle se repère vite quand l'auditeur demande une session au hasard.
Comment se préparer sans y passer des semaines ?
En transformant la préparation en routine plutôt qu'en projet. Si les émargements sont signés numériquement à chaque session, si les évaluations partent automatiquement, si les réclamations sont consignées au fil de l'eau et si la veille est datée, le dossier est prêt en permanence. La préparation se limite alors à une relecture du rapport précédent et à une vérification de complétude sur les derniers mois.