01 · Le problème
Pourquoi c'est un point de douleur pour les OF
Beaucoup d'organismes découvrent le référentiel la veille de l'audit et le lisent comme une liste de cases à cocher. Ils préparent alors un classeur de documents fabriqués pour l'occasion, alors que l'auditeur cherche des traces d'un fonctionnement réel, répété sur plusieurs sessions. Résultat : des non-conformités qui portent moins sur l'absence de procédure que sur l'absence de preuve que la procédure vit.
02 · La réponse Loop
Ce que Loop fait concrètement
Critères 1 et 2 : informer, puis concevoir
Le critère 1 porte sur l'information du public : prestations, prérequis, durées, modalités, délais d'accès, tarifs, accessibilité, résultats obtenus. Le critère 2 porte sur la conception : objectifs formulés de façon opérationnelle et évaluable, positionnement à l'entrée, adaptation aux publics visés. Trois indicateurs pour le premier, cinq pour le second.
Critère 3 : la mise en oeuvre, coeur du référentiel
C'est le bloc le plus dense, avec huit indicateurs. Il couvre l'accueil, l'accompagnement, l'individualisation du parcours, l'information sur les financements et la certification visée, le suivi de l'assiduité, l'évaluation des acquis et la prévention des ruptures de parcours. C'est aussi là que se concentrent les preuves de terrain.
Critères 4 et 5 : les moyens et les personnes
Le critère 4 concerne les moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement : ressources mises à disposition, coordination, environnement d'apprentissage. Le critère 5, plus court, porte sur la qualification des intervenants et le développement de leurs compétences. Quatre indicateurs d'un côté, deux de l'autre.
Critères 6 et 7 : environnement et amélioration continue
Le critère 6 demande une veille active — légale et réglementaire, emploi et métiers, pédagogique et technologique — ainsi que la prise en compte du handicap et la maîtrise des sous-traitants. Le critère 7 organise le recueil des appréciations, le traitement des réclamations et les actions d'amélioration qui en découlent.
03 · Solution produit
Les modules Loop concernés
Les briques produit qui résolvent ce sujet directement dans Loop Formations.
Émargement
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Automatisation et IA
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Découvrir le module05 · Fonctionnalités
Les briques Loop derrière cette page
Un module qualité aligné sur les 32 indicateurs
Dans Loop, chaque indicateur dispose de son emplacement de preuve, de son état d'avancement et de ses documents rattachés. Vous voyez d'un écran ce qui est couvert, ce qui est incomplet et ce qui reste vide, sans reconstituer un classeur à la main.
Des preuves générées par l'activité
Programmes, conventions, convocations, émargements signés, évaluations à chaud et à froid, attestations et certificats de réalisation sont produits par la gestion courante. Ils alimentent directement les indicateurs concernés au lieu d'être fabriqués après coup pour l'audit.
Le suivi des parcours tracé nativement
Assiduité, positionnement d'entrée, résultats d'évaluation et suivi des apprenants sont horodatés dans les espaces apprenant et formateur. Le critère 3, le plus exigeant en volume de preuves, s'appuie sur des données déjà présentes plutôt que sur des tableurs annexes.
Réclamations et amélioration continue outillées
Les retours des apprenants, formateurs et entreprises sont collectés, centralisés et suivis jusqu'à leur traitement. Le lien entre une appréciation, une réclamation et l'action d'amélioration décidée reste visible : c'est exactement ce que demande le critère 7.
06 · Workflow
Le parcours, étape par étape
- 01
Lire le référentiel dans le bon sens
Partez du niveau attendu de chaque indicateur, pas de son intitulé. C'est le niveau attendu qui décrit ce que l'auditeur cherche, et la colonne des preuves qui indique la forme que ces éléments peuvent prendre.
- 02
Identifier vos catégories d'action
Le référentiel précise, indicateur par indicateur, les catégories concernées. Un organisme qui fait uniquement de la formation ne sera pas audité sur les mêmes attendus qu'un CFA, un centre de bilan de compétences ou un accompagnateur VAE.
- 03
Rattacher une preuve réelle à chaque indicateur
Une preuve utile est datée, nominative et répétée sur plusieurs sessions. Un modèle vierge ne prouve rien : c'est le document rempli, signé et archivé qui démontre que la pratique existe vraiment.
- 04
Faire vivre le dispositif entre deux audits
Le référentiel s'apprécie en continu : veille tenue à jour, évaluations exploitées, réclamations traitées, actions d'amélioration engagées. Un dossier figé depuis l'audit initial se voit immédiatement lors de l'audit de surveillance.
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07 · Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses
Quels sont les 7 critères du référentiel national qualité ?
Ils portent successivement sur l'information du public, l'identification des objectifs et la conception des prestations, l'adaptation des prestations et des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation, l'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement, la qualification et le développement des compétences des personnels, l'inscription du prestataire dans son environnement professionnel, et enfin le recueil et la prise en compte des appréciations et réclamations des parties prenantes. Chaque critère est décliné en indicateurs.
Comment les 32 indicateurs se répartissent-ils entre les critères ?
La répartition n'est pas homogène. Le premier critère compte trois indicateurs, le deuxième cinq, le troisième huit, le quatrième quatre, le cinquième deux, le sixième cinq et le septième cinq. Le critère consacré à la mise en oeuvre des prestations est donc de loin le plus dense, ce qui reflète le poids des preuves de terrain : suivi des parcours, évaluation des acquis, information des bénéficiaires.
Tous les indicateurs s'appliquent-ils à tous les organismes ?
Non. Le référentiel distingue des attendus communs à toutes les prestations et des attendus propres à certaines catégories d'action : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience, actions de formation par apprentissage. Pour chaque indicateur, la grille précise les catégories concernées. Un organisme n'est audité que sur le périmètre qu'il déclare, et l'apprentissage ajoute des attendus spécifiques liés aux missions du CFA.
Quelle différence entre un indicateur et un niveau attendu ?
L'indicateur énonce l'exigence de façon synthétique. Le niveau attendu explique ce que l'organisme doit démontrer concrètement, et c'est lui qui sert de référence à l'auditeur. La colonne des preuves, elle, donne des exemples de justificatifs recevables sans imposer un format unique. Deux organismes peuvent donc répondre au même indicateur avec des documents très différents, dès lors que le niveau attendu est atteint.
Faut-il un document distinct pour chaque indicateur ?
Non, et vouloir le faire produit surtout de la paperasse. Un même élément peut servir plusieurs indicateurs : un programme détaillé documente l'information du public et la formulation des objectifs, une évaluation exploitée alimente à la fois le suivi des acquis et l'amélioration continue. L'important est de savoir, pour chaque indicateur, quelle preuve vous présentez et où elle se trouve.
Le référentiel peut-il évoluer entre deux audits ?
Oui, le référentiel et son guide de lecture font l'objet de mises à jour. Les intitulés des critères restent stables, mais la formulation des niveaux attendus et les précisions par catégorie d'action peuvent bouger. C'est l'une des raisons pour lesquelles le critère consacré à la veille légale et réglementaire est audité : vous devez pouvoir montrer comment vous suivez ces évolutions et comment vous les intégrez.