Le catalogue « Vitamine » présente vos formations ou vos prochaines sessions, avec dates, lieu et places restantes ; chaque carte mène à un formulaire ou à un tunnel d’inscription.
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« Catalogue public qui mène à l’inscription » fait partie du module Gestion commerciale de Loop Formations, aux côtés de Suivi ouverture et clic sur les mails commerciaux, Devis entreprise demandé en ligne et Affichage des sessions programmées.
Entre la première demande de renseignement et l’apprenant présent le premier jour, il se passe une dizaine d’étapes : qualification du besoin, proposition, relance, validation du financement, inscription, dossier complet. Loop Formations suit cette chaîne dans un seul outil, du prospect jusqu’à la place occupée dans une session. Vous savez à tout moment ce qui est en attente, ce qui bloque et quelles sessions risquent de ne pas se remplir, sans tenir de tableau de suivi parallèle.
Relations entreprises et inscriptions groupées
Une part importante de l’activité passe par des entreprises qui inscrivent plusieurs salariés à la fois, parfois sur des sessions différentes. Le suivi conserve la fiche de l’entreprise, ses interlocuteurs, ses inscriptions passées et les documents échangés, ce qui permet de traiter une commande groupée sans ressaisir chaque participant isolément.
L’entreprise dispose par ailleurs de son propre espace, où elle suit les salariés qu’elle a inscrits et retrouve ses documents. Ce point réduit les échanges de courriels de suivi et donne une image professionnelle du fonctionnement de l’organisme, notamment auprès des services formation qui gèrent plusieurs prestataires en parallèle.
Ne plus perdre de demandes en route
Les demandes arrivent par le site, par téléphone, par une entreprise cliente ou par un formateur. Sans point de collecte unique, certaines restent dans une boîte mail personnelle et ne sont jamais relancées. Le suivi commercial de Loop regroupe ces contacts, leur origine et l’historique des échanges, pour que chaque demande ait un responsable et une prochaine action.
L’avancement se lit par étapes explicites : à qualifier, proposition envoyée, en attente de financement, inscrite, perdue. Vous voyez l’encours réel plutôt qu’une impression, et vous repérez les dossiers qui stagnent. Pour un organisme dont l’activité dépend de quelques grands comptes, cette visibilité vaut souvent plus qu’un effort supplémentaire de prospection.
Du programme au parcours réellement suivi
Un programme se décompose en modules, et ces modules deviennent le squelette des sessions, des séances et, si vous utilisez le LMS natif, des contenus mis à disposition des apprenants. L’éditeur de cours par blocs permet de construire ces contenus, avec un déblocage progressif par date, par prérequis ou par groupe.
Cette continuité supprime le décalage classique entre le programme vendu et la formation réellement dispensée. Elle facilite aussi la déclinaison : un même programme peut exister en version courte, en version intra pour une entreprise ou en parcours mixte, sans repartir d’une page blanche ni recréer les contenus pédagogiques associés.
Les points à retenir
- État de complétudePièces manquantes, financement non confirmé, convention non signée : ce qui bloque une inscription est visible avant le démarrage de la session, pas le jour même.
- Remplissage des sessionsLe nombre d’inscrits et de places restantes se suit session par session, ce qui permet d’arbitrer entre relancer, ouvrir une date supplémentaire ou annuler à temps.
- Suivi des opportunitésChaque demande passe par des étapes explicites, avec un responsable et une prochaine action, ce qui évite les dossiers laissés sans réponse pendant plusieurs semaines.
- Versions et historiqueLes mises à jour d’un programme sont conservées, ce qui permet de savoir quelle version faisait foi au moment d’une session déjà réalisée et facturée.
- Rédaction assistée par IAUne IA rédactionnelle propose une première trame de programme ou de descriptif que vous corrigez ensuite, ce qui raccourcit sensiblement la création d’une nouvelle offre.
Un organisme qui vend surtout en inter-entreprises
Cet organisme ouvre des sessions à dates fixes et remplit ses groupes avec des participants venant d’entreprises différentes. La difficulté n’est pas de vendre, mais de savoir, trois semaines avant le démarrage, si une session partira ou non. Les demandes arrivaient par plusieurs canaux et le suivi tenait dans un tableur mis à jour de façon irrégulière. En centralisant les demandes, la responsable voit pour chaque session à venir les inscrits confirmés, les dossiers en attente de financement et les propositions restées sans réponse. Elle concentre ses relances sur les sessions proches du seuil de rentabilité et décide plus tôt de maintenir ou d’annuler. Les inscriptions confirmées créent directement les dossiers apprenants, sans nouvelle saisie administrative.
Questions fréquentes
Comment gérer une inscription dont le financement n’est pas confirmé ?
Vous conservez l’inscription dans un état d’attente qui réserve la place sans considérer le dossier comme complet. Le financeur pressenti, les pièces manquantes et la date de relance restent visibles. Cela vous permet d’arbitrer avant le démarrage : maintenir, relancer l’entreprise ou libérer la place. La règle utile est de ne jamais laisser une inscription en attente sans date de prochaine action.
Plusieurs personnes peuvent-elles suivre les mêmes dossiers ?
Oui, et c’est tout l’intérêt d’un suivi partagé : ne plus dépendre d’une seule personne. Les échanges, propositions et documents sont rattachés au contact et à son entreprise, donc un collègue reprend un dossier en cours pendant une absence. Les droits d’accès se règlent par profil, de sorte que chacun ne voit que le périmètre qui le concerne, dans le respect du RGPD.
Que faut-il faire figurer dans un programme en vue d’un audit ?
Les attendus portent notamment sur les objectifs exprimés en termes de compétences, le public concerné, les prérequis, la durée, les modalités et délais d’accès, les moyens pédagogiques, les modalités d’évaluation et les conditions d’accessibilité. Loop structure ces rubriques pour que rien ne soit oublié. Reportez-vous au référentiel et aux attentes de votre certificateur pour le niveau de détail, qui varie selon les prestations délivrées.
Peut-on reprendre un catalogue existant sans tout ressaisir ?
Oui. Lors de la mise en place, vos programmes actuels peuvent être repris puis complétés rubrique par rubrique, plutôt que réécrits intégralement. C’est souvent l’occasion de repérer les fiches obsolètes ou dupliquées accumulées au fil des années. L’IA rédactionnelle peut proposer une trame à partir d’un descriptif existant, que vous ajustez ensuite à votre vocabulaire et à vos pratiques réelles.
