Une entreprise peut demander un devis depuis le tunnel ; le montant suit votre mode de tarif : prix par apprenant avec minimum facturé, forfait pour le groupe, ou montant calculé selon les réponses.
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« Devis entreprise demandé en ligne » fait partie du module Gestion commerciale de Loop Formations, aux côtés de Lien d’inscription préparé depuis une affaire, Catalogues publics personnalisables (illimités) et Enrichissement automatique par SIRET (base SIRENE).
Le devis et la convention transforment un accord verbal en engagement opposable. Ils doivent reprendre exactement le programme, la durée, les dates, le montant, les modalités et le financeur retenu. Loop Formations les génère à partir des données déjà saisies, les fait signer électroniquement et conserve la version signée dans le dossier concerné. Vous supprimez la recopie manuelle, qui reste la première source d’écarts entre ce qui a été vendu, ce qui est organisé et ce qui sera facturé.
Un financement rattaché à chaque inscription
L’erreur classique consiste à raisonner par session alors que le financement se joue par inscription. Sur une même action, vous pouvez avoir trois employeurs distincts, un dispositif public et un autofinancement. Si cette information n’est pas portée par l’inscription elle-même, elle finit dans une note, un courriel ou la mémoire de l’assistante, et refait surface au moment de facturer.
En rattachant le mode de prise en charge dès l’inscription, vous savez à tout moment qui doit être facturé, pour quel montant et sur quelles bases. Les documents produits ensuite en tiennent compte automatiquement, ce qui évite d’adresser une facture à un stagiaire dont l’employeur devait régler, situation courante et particulièrement pénible à rattraper commercialement.
Signer sans imprimer ni scanner
La signature électronique raccourcit la partie du cycle qui traîne le plus : l’aller-retour du document. Le signataire reçoit le document, le signe depuis son navigateur et vous voyez immédiatement le changement d’état. Les documents en attente restent visibles dans un tableau, avec la possibilité de relancer sans reprendre le fil des échanges.
Ce délai gagné a un effet direct sur le démarrage des sessions. Une convention signée conditionne souvent la mobilisation d’un financement et la confirmation de la place. En réduisant l’attente de plusieurs jours à quelques heures, vous limitez le nombre de dossiers incomplets la veille du premier jour et les annulations tardives qui en découlent.
Des documents produits à partir des données existantes
Un devis rédigé à la main reprend un programme, des dates, un nombre de participants et un montant qui existent déjà ailleurs. Chaque recopie est une occasion d’erreur : une durée qui ne correspond plus au programme révisé, un intitulé approximatif, un participant oublié. Loop compose ces documents à partir des informations déjà enregistrées dans le catalogue et la session.
Vous gardez la main sur la mise en forme et sur les mentions propres à votre organisme, grâce à des modèles que vous adaptez une fois pour toutes. La production d’un devis devient une opération de quelques minutes, ce qui compte lorsque la rapidité de réponse fait la différence face à une entreprise qui consulte plusieurs prestataires.
Les points à retenir
- Archivage rattaché au dossierChaque document signé reste attaché à la session, au client et à l’apprenant concernés, avec sa date, ce qui rend les recherches ultérieures immédiates.
- Modèles personnalisablesVos devis, conventions et contrats reprennent votre identité et vos mentions habituelles, définies une seule fois, puis se remplissent avec les données de la session et du client.
- Signature électronique intégréeLe signataire valide depuis son navigateur, sans impression ni renvoi de document scanné, et l’état de chaque document en attente reste visible dans un tableau de suivi.
- Relances de règlementLes rappels d’échéance partent automatiquement selon le rythme que vous choisissez, et s’interrompent dès l’enregistrement du paiement correspondant.
- Financement porté par l’inscriptionChaque participant conserve son mode de prise en charge, ce qui permet de gérer sans confusion une session mêlant employeurs, dispositifs publics et particuliers.
Un organisme répondant à des demandes urgentes d’entreprises
Les clients de cet organisme demandent souvent une proposition sous quarante-huit heures pour une formation à organiser le mois suivant. La rédaction des devis mobilisait la responsable administrative, seule à connaître les modèles et les conditions en vigueur, ce qui créait un goulot d’étranglement pendant ses absences. En passant par des modèles alimentés par le catalogue et les sessions, deux personnes supplémentaires ont pu prendre le relais sans risque d’erreur sur les durées ou les intitulés. La signature électronique a supprimé les relances téléphoniques destinées à récupérer un document signé. Le suivi des documents en attente montre chaque matin les conventions non retournées, ce qui permet de relancer avant que le démarrage de la session ne soit compromis.
Questions fréquentes
Le devis peut-il devenir facture automatiquement ?
Oui, la chaîne est prévue pour éviter la ressaisie : le devis accepté alimente la convention, puis la facture reprend les mêmes éléments et le financeur retenu. Vous conservez la possibilité d’ajuster avant émission, notamment si les heures réalisées diffèrent de ce qui était prévu. L’ensemble reste rattaché à la session, ce qui facilite les rapprochements en fin d’exercice.
La signature électronique des conventions est-elle compliquée à mettre en place ?
Non, elle est intégrée à Loop Formations : vous envoyez le document depuis le dossier concerné et le signataire le valide depuis son navigateur, sans compte à créer ni logiciel à installer. Vous n’avez pas de contrat séparé à souscrire auprès d’un prestataire de signature. Le suivi des documents envoyés, signés et en attente se consulte au même endroit que vos sessions et vos inscriptions.
Que faire d’une facture restée impayée plusieurs mois ?
Le suivi des encaissements vous permet d’identifier ces dossiers avant qu’ils ne s’enracinent. Vous consultez l’historique de la session, les justificatifs transmis et les relances déjà envoyées, puis vous décidez de la suite. Beaucoup de retards s’expliquent par une pièce manquante côté financeur ou une adresse de facturation erronée, deux causes que le dossier centralisé permet de vérifier rapidement.
Loop transmet-il directement les dossiers aux financeurs ?
Non. Les démarches auprès des financeurs et les dépôts sur leurs plateformes restent effectués par votre organisme, sur les portails prévus à cet effet. Loop vous sert à préparer les informations et les justificatifs nécessaires, à suivre l’état des prises en charge et à facturer le bon payeur au bon moment. La relation contractuelle avec le financeur reste entièrement la vôtre.
