Transformez une visite en inscription payée : le visiteur choisit sa formation et sa date, saisit ses informations, indique son financement et paie par carte bancaire. Il est inscrit dans la session, la facture est réglée, la confirmation part.
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« Vendre vos sessions en ligne avec un tunnel » fait partie du module Gestion commerciale de Loop Formations, aux côtés de Gestion des opportunités/pistes, Marque blanche complète et Tableau de bord commercial à widgets.
Le planning est le point où se rencontrent toutes les contraintes d’un organisme : disponibilité des formateurs, capacité des salles, dates imposées par les entreprises clientes, alternance des périodes en centre et en entreprise. Loop Formations réunit ces éléments dans un calendrier partagé où chaque session porte ses séances, ses intervenants, ses lieux et ses inscrits. Les modifications se répercutent sur les convocations, l’émargement et le suivi, ce qui évite tout décalage entre ce qui est prévu et ce qui est réellement organisé.
Une session, ses séances et ses contraintes
Une session n’est pas une simple date : c’est une suite de séances, avec des horaires, des lieux, des formateurs et parfois des modalités différentes d’une journée à l’autre. Loop descend à ce niveau de détail, ce qui permet de gérer des parcours longs, discontinus ou alternés sans multiplier artificiellement les sessions dans votre base.
Cette granularité sert ensuite partout : les convocations reprennent les horaires réels, l’émargement suit les demi-journées effectives, la facturation s’appuie sur les heures réalisées. Vous décrivez le calendrier une seule fois et les documents qui en découlent restent cohérents entre eux, y compris lorsqu’une séance est déplacée en cours de parcours.
Éviter les doubles réservations de formateur et de salle
Les conflits d’agenda coûtent cher : un formateur positionné sur deux sessions le même matin, une salle réservée deux fois, une journée programmée un jour férié. Le calendrier signale ces situations au moment de la planification, quand la correction reste simple et sans conséquence pour les participants déjà convoqués.
Les disponibilités des formateurs, internes comme indépendants, se déclarent dans l’outil et deviennent visibles par la personne qui planifie. Pour un organisme multi-centres, le calendrier se filtre par site, par salle ou par intervenant, ce qui permet de répartir la charge sans passer par des échanges de messages entre coordinateurs de sites différents.
Une chaîne continue de la demande au règlement
Le quotidien d’un organisme suit toujours la même trajectoire : une demande arrive, un devis part, une convention est signée, une session se planifie, des apprenants s’inscrivent, la formation se déroule et se prouve, une facture est émise, un règlement arrive. Le problème n’est pas chacune de ces étapes, mais les ruptures entre elles, où l’information doit être ressaisie ailleurs.
Quand cette chaîne est tenue par un seul outil, la donnée entre une fois et circule. L’intitulé exact de la formation, les dates, le tarif, le financeur et le signataire se retrouvent partout où ils sont attendus. C’est ce qui explique le gain de temps réellement constaté : il ne vient pas d’une étape accélérée, mais de toutes les recopies qui disparaissent entre les étapes.
Les points à retenir
- Calendrier partagé multi-vuesLe planning se consulte par formateur, par salle, par site ou par session, avec des filtres qui permettent à chaque coordinateur de travailler sur son propre périmètre.
- Détection des conflitsUn formateur ou une salle déjà occupés sur le même créneau sont signalés au moment de la planification, avant que les convocations ne partent vers les participants.
- Séances détailléesChaque session se décompose en séances avec horaires, lieu, modalité et intervenant, ce qui permet de gérer des parcours discontinus, hybrides ou rythmés par l’alternance.
- Un seul outil, tous les métiersCatalogue, planning, inscriptions, CRM, documents, émargement, évaluations, facturation et qualité fonctionnent ensemble, sans passerelle à maintenir entre plusieurs logiciels.
- Accessible depuis un navigateurAucune installation ni serveur à administrer : vos équipes se connectent depuis le bureau, une salle de formation ou un déplacement chez un client.
Un CFA qui alterne périodes en centre et en entreprise
Ce CFA gère des groupes dont le calendrier alterne semaines en centre et semaines en entreprise, avec des rythmes qui varient selon les branches professionnelles. Le planning annuel était construit dans un tableur puis recopié dans les convocations, les feuilles d’émargement et les documents envoyés aux employeurs, avec des versions qui finissaient toujours par diverger. En décrivant les séances une seule fois dans Loop, la coordinatrice obtient un calendrier consultable par les alternants, par les formateurs et par les tuteurs en entreprise. Quand une semaine de centre est déplacée, la modification est faite à un seul endroit et les trois publics voient la même information. Les visites en entreprise se planifient dans le même calendrier, ce qui évite de les programmer pendant une période de présence au centre.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une séance est annulée au dernier moment ?
Vous modifiez ou annulez la séance dans le calendrier, ce qui met à jour les vues des apprenants, des formateurs et des entreprises concernées. Vous reprogrammez ensuite la séance à une autre date et renvoyez les convocations actualisées. L’historique de la modification reste visible, ce qui est utile pour expliquer un écart entre le programme initial et les heures réellement réalisées.
Peut-on gérer plusieurs sites de formation dans le même planning ?
Oui. Les sessions se rattachent à un site et à une salle, et le calendrier se filtre par centre, par salle ou par intervenant. Un coordinateur travaille ainsi sur son périmètre tout en gardant la visibilité sur les formateurs partagés entre plusieurs sites. La détection des conflits porte sur l’ensemble, ce qui évite de positionner un même intervenant sur deux centres au même moment.
Le tarif dépend-il du nombre de fonctionnalités utilisées ?
Le tarif démarre à 99 € HT par mois, tout inclus. Vous n’avez donc pas à arbitrer entre des modules au moment de la souscription, ni à découvrir qu’une fonction devenue nécessaire suppose une option supplémentaire. Cela permet d’activer progressivement ce dont vous avez besoin, au rythme de votre organisation, sans que chaque nouvel usage relance une discussion commerciale.
Loop convient-il à un formateur indépendant comme à un CFA ?
Oui, avec des usages différents. Un indépendant utilisera surtout le catalogue, les inscriptions, les documents et la facturation, et appréciera de ne plus tenir de tableurs. Un CFA mobilisera en plus le suivi des alternants, les contrats d’apprentissage et les visites en entreprise. La couverture fonctionnelle est la même, ce sont les modules réellement activés qui varient selon votre activité.
