Règlement intérieur d’un organisme de formation : obligations

Le règlement intérieur d’un organisme de formation est un document obligatoire pour tout prestataire de formation, imposé par les articles L. 6352-3 à L. 6352-5 du Code du travail. Il fixe les règles d’hygiène et de sécurité, la discipline applicable aux stagiaires et, pour les formations longues, leurs modalités de représentation.

Définition

Tout organisme de formation — société, association ou formateur indépendant — doit établir un règlement intérieur dès lors qu’il détient un numéro de déclaration d’activité (NDA) et accueille des stagiaires ou apprentis. Ce document est distinct du règlement intérieur d’entreprise prévu pour les salariés : il s’applique aux personnes en formation, pendant le temps et dans les lieux de la prestation.

Son absence ou son incomplétude est un manquement relevé lors des contrôles de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) et fait partie des documents obligatoires examinés en audit Qualiopi au titre de l’information des publics. C’est aussi un outil de gestion très concret : sans échelle de sanctions écrite et sans procédure disciplinaire conforme, un organisme ne peut pas exclure régulièrement un stagiaire perturbateur.

Que doit contenir le règlement intérieur d’un OF ?

Le Code du travail (articles R. 6352-1 et suivants) impose trois volets :

• Hygiène et sécurité : mesures applicables dans les locaux de formation — consignes incendie, équipements de protection le cas échéant, interdictions (alcool, substances), règles propres aux plateaux techniques. Si la formation se déroule dans une entreprise, ce sont les mesures de l’établissement d’accueil qui s’appliquent.
• Discipline : nature et échelle des sanctions (avertissement, exclusion temporaire, exclusion définitive) et garanties procédurales — information écrite des griefs, possibilité pour le stagiaire de s’expliquer, notification motivée. Aucune sanction ne peut être prononcée sans que le stagiaire ait été informé des griefs retenus contre lui.
• Représentation des stagiaires : modalités d’élection et attributions des délégués, pour les actions concernées (voir ci-dessous).

Formations de plus de 500 heures : l’élection de délégués

Pour toute action de plus de 500 heures, l’organisme doit organiser simultanément l’élection d’un délégué titulaire et d’un délégué suppléant, au scrutin uninominal à deux tours. Le scrutin se tient pendant les heures de formation, entre la 20e et la 40e heure. Tous les stagiaires sont électeurs et éligibles. Les délégués font toute suggestion pour améliorer le déroulement des formations et les conditions de vie des stagiaires, et présentent les réclamations relatives à l’hygiène, la sécurité et l’application du règlement. Si l’élection est impossible, le prestataire dresse un procès-verbal de carence — un document à conserver, souvent demandé en contrôle.

Comment diffuser le règlement intérieur ?

1. Rédiger le règlement en couvrant les trois volets légaux, adapté à vos locaux et publics.
2. Le porter à la connaissance de chaque stagiaire avant son inscription définitive, avec le programme et les autres informations préalables.
3. Le remettre ou le rendre accessible au démarrage : annexe de convocation, livret d’accueil, affichage, espace en ligne.
4. Tracer cette remise (accusé de réception, case à cocher signée) : c’est la preuve qui compte en audit.
5. Le mettre à jour à chaque changement de locaux, de modalités ou de procédure disciplinaire.

Ce qu’il faut retenir

• Le règlement intérieur est obligatoire pour tout titulaire d’un NDA accueillant des stagiaires.
• Trois volets imposés : hygiène et sécurité, discipline et sanctions, représentation des stagiaires.
• Aucune sanction disciplinaire valable sans procédure contradictoire écrite.
• Formations de plus de 500 heures : élection de délégués entre la 20e et la 40e heure, ou PV de carence.
• La preuve de la remise aux stagiaires est aussi importante que le document lui-même.

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Questions fréquentes

Un formateur indépendant doit-il avoir un règlement intérieur ?

Oui. L’obligation vise tout prestataire déclaré, sans seuil d’effectif ni de chiffre d’affaires. Un indépendant qui forme dans les locaux de ses clients adapte simplement le volet hygiène-sécurité : ce sont alors les consignes de l’établissement d’accueil qui s’appliquent, ce que le règlement doit préciser.

Quelle sanction en cas d’absence de règlement intérieur ?

L’absence de règlement conforme peut être relevée lors d’un contrôle administratif de la DREETS et donner lieu à une mise en demeure, voire à une amende prévue par le Code du travail. En audit Qualiopi, elle constitue une non-conformité sur l’information des publics. Surtout, toute sanction disciplinaire prononcée sans base devient contestable.

Le règlement intérieur s’applique-t-il en formation à distance ?

Le volet hygiène-sécurité perd l’essentiel de sa portée hors des locaux, mais la discipline et les règles d’usage restent pertinentes : comportement en classe virtuelle, respect des horaires de connexion, fraude aux évaluations. Beaucoup d’organismes ajoutent une charte du distanciel annexée au règlement pour couvrir ces situations.

Faut-il faire signer le règlement intérieur aux stagiaires ?

La loi impose de le porter à leur connaissance, pas formellement de le faire signer. Mais sans trace, impossible de prouver cette information en cas de litige ou d’audit. La signature d’un accusé de réception — papier ou électronique — est donc la pratique recommandée, au même titre que l’émargement.

Voir aussi

• Documents obligatoires d’un organisme de formation
• NDA : définition et démarches
• Convocation de formation
• Convention de formation
• Les 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi